Attraverso il presente documento descrittivo del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da Endemol Shine Italy S.p.A. (di seguito anche “Endemol” o “Società”) ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231 (di seguito anche “D.Lgs. 231/2001” o “Decreto”), la Società intende perseguire le seguenti finalità:

adeguarsi alla normativa sulla responsabilità amministrativa degli enti, verificando e valorizzando i presidi già in essere, atti a prevenire la realizzazione di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001;
informare i Destinatari (come di seguito individuati) della rilevanza del D.Lgs. 231/2001 circa:
l’oggetto e l’ambito di applicazione della richiamata normativa;
le sanzioni che possono ricadere sulla Società e sull’autore del comportamento illecito nell’ipotesi di perpetrazione dei reati e degli illeciti amministrativi sanzionati dal D.Lgs. 231/2001;
l’esigenza di un puntuale rispetto delle disposizioni contenute nel Modello, la cui violazione è punita con sanzioni disciplinari e/o contrattuali;
in generale, assumere le iniziative necessarie, mediante gli opportuni interventi, al fine di prevenire comportamenti illeciti nello svolgimento delle attività sociali.

Il presente documento intende illustrare e descrivere l’approccio metodologico utilizzato per l’adozione del Modello nonché le sue principali componenti e relativi contenuti.

STRUTTURA DEL DOCUMENTO

Il Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (di seguito anche il “Modello”) si compone di:

Parte Generale, che descrive i contenuti del Decreto, illustra sinteticamente i modelli di governo societario e di organizzazione e gestione della Società, la funzione e i principi generali di funzionamento del Modello nonché i meccanismi di concreta attuazione dello stesso;
Parti Speciali, che descrivono, per ciascuna area di attività aziendale soggetta a potenziale “rischio 231”, le fattispecie di reato rilevanti, i principi comportamentali da rispettare nonché i presidi di controllo da assicurare per la prevenzione dei rischi.

Il Modello comprende inoltre i seguenti documenti (di seguito definiti nel loro complesso anche “Allegati”), che ne costituiscono parte integrante:

il catalogo dei reati (Allegato 1);
il Codice di Condotta disponibile sul sito internet della società;
l’organigramma aziendale e il sistema di procure e deleghe in vigore.

DESTINATARI

Le regole e le disposizioni contenute nel Modello e nei suoi Allegati si applicano e devono essere rispettate da coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo della Società, dai dipendenti, nonché da coloro i quali, pur non appartenendo alla Società, operano su mandato della medesima.

Sono quindi “Destinatari” del presente Modello:

i titolari di qualifiche formali (di direzione, gestione e controllo della Società o di una sua unità organizzativa) riconducibili alla definizione di “soggetti apicali”;
i soggetti che esercitano tali funzioni (di direzione, gestione e controllo) anche solo di fatto;
tutto il personale della Società, in forza di qualsiasi tipo di rapporto contrattuale (compresi stagisti, collaboratori legati da contratti a termine, collaboratori a progetto), ancorché distaccati all’estero;
i membri del Collegio Sindacale;
chiunque agisca in nome e per conto della Società sotto la sua direzione e vigilanza a prescindere dal vincolo di subordinazione.

Ai collaboratori esterni, consulenti, fornitori e ai partner commerciali, Endemol richiede il rispetto delle prescrizioni dettate dal Decreto e dei principi etici adottati dalla Società, tramite la sottoscrizione di specifiche clausole contrattuali che assicurino l’impegno al rispetto delle norme di cui al D.Lgs. 231/2001, dei principi etici e delle linee di condotta adottati dalla Società.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte generale

IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001
Il regime di responsabilità amministrativa previsto a carico delle persone giuridiche

Il D.Lgs. 231/2001, emanato in attuazione della delega conferita al Governo con l’art. 11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300, disciplina la “responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato”.

Tale disciplina si applica agli enti dotati di personalità giuridica, nonché alle società e associazioni anche prive di personalità giuridica.

Il D.Lgs. 231/2001 trova la sua genesi in alcune convenzioni internazionali e comunitarie ratificate dall’Italia che impongono di prevedere forme di responsabilità degli enti collettivi per talune fattispecie di reato.

Secondo la disciplina introdotta dal D.Lgs. 231/2001 un ente (di seguito definito anche “società”) può essere ritenuto “responsabile” per alcuni reati commessi o tentati, nell’interesse o a vantaggio della società stessa, da:

soggetti apicali, ossia coloro i quali rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché coloro che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle stesse;
soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza di soggetti apicali.

Per quanto attiene alla nozione di “interesse”, esso si concretizza ogniqualvolta la condotta illecita sia posta in essere con l’esclusivo intento di conseguire un beneficio alla società, indipendentemente dalla circostanza in cui tale obiettivo sia stato conseguito.

Del pari la responsabilità incombe sulla società ogniqualvolta l’autore dell’illecito, pur non avendo agito al fine di beneficiare l’ente, abbia comunque fatto conseguire un “vantaggio” alla persona giuridica, di tipo economico o meno.

La responsabilità amministrativa delle società è autonoma rispetto alla responsabilità penale della persona fisica che ha commesso il reato e si affianca a quest’ultima.

Fattispecie di reato previste dal Decreto

Il Decreto riguarda esclusivamente alcune particolari fattispecie di illecito, esplicitamente richiamate dal Decreto medesimo.

Tali fattispecie di reato possono essere ricomprese, per comodità espositiva, nelle seguenti categorie:

reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001);
delitti informatici e trattamento illecito di dati (art. 24-bis D.Lgs. 231/2001);
delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter D.Lgs. 231/2001);
falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25-bis D.Lgs. 231/2001);
delitti contro l’industria e il commercio (art. 25-bis.1 D.Lgs. 231/2001);
reati societari (art. 25-ter D.Lgs. 231/2001);
reati commessi con finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico (art. 25-quater D.Lgs. 231/2001);
pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25-quater.1 D.Lgs. 231/2001);
delitti contro la personalità individuale (art. 25 quinquies D.Lgs. 231/2001);
reati ed illeciti amministrativi di abusi di mercato (art. 25-sexies D.Lgs. 231/2001; artt. 187-bis, 187-ter, 187-quinquies T.U.F.);
omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro (art. 25-septies D.Lgs. 231/2001);
ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25-octies D.Lgs. 231/2001)1;
delitti in materia di strumenti di pagamento diversi dai contanti (art. 25-octies.1 D.Lgs. 231/2001)[1];
delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies D.Lgs. 231/2001);
induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 25-decies D.Lgs. 231/2001);
reati ambientali (art. 25-undecies D.Lgs. 231/2001);
impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies D.Lgs. 231/2001);
razzismo e xenofobia (art. 25-terdecies);
frode in competizioni sportive, esercizio abusivo di gioco o di scommessa e giochi d’azzardo esercitati a mezzo di apparecchi vietati (art. 25-quaterdecies D.Lgs. 231/2001);
reati tributari (art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001);
contrabbando (art. 25-sexiesdecies D.Lgs. 231/2001);
delitti contro il patrimonio culturale (art. 25-septiesdecies D.Lgs. 231/2001)1;
riciclaggio di beni culturali e devastazione e saccheggio di beni culturali e paesaggistici (art. 25- duodevicies D.Lgs. 231/2001)1;
reati transnazionali (art. 10 L. 146/2006).

Si rinvia all’Allegato 1 (Catalogo dei reati) per una descrizione di dettaglio dei reati previsti dal Decreto e dalle relative successive modificazioni e integrazioni.

Sanzioni previste

Qualora se ne ravveda la responsabilità ai sensi del Decreto, in conseguenza della commissione o tentata commissione dei reati sopra menzionati, a carico della società sono previste le seguenti sanzioni:

sanzione pecuniaria, calcolata tramite un sistema basato su quote, che vengono determinate dal giudice nel numero e nell’ammontare, entro limiti definiti per legge.
sanzioni interdittive che, a loro volta, possono consistere in:
interdizione dall’esercizio dell’attività;
sospensione o revoca di autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;
divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione;
esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi ed eventuale revoca di quelli concessi;
divieto di pubblicizzare beni o servizi;
confisca del prezzo o del profitto del reato;
pubblicazione della sentenza in uno o più giornali.

La condizione esimente: i modelli di organizzazione, gestione e controllo

Aspetto caratteristico del D.Lgs. 231/2001 è l’attribuzione di un valore “esimente” ai modelli di organizzazione, gestione e controllo della Società.

L’ente non risponde infatti dei reati commessi nel suo interesse o vantaggio da parte di uno dei soggetti apicali se prova che:

l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i reati oggetto del Decreto;
il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un “organismo” dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;
le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli organizzativi;
il reato è stato commesso senza che vi fosse omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo.

Nel caso, invece, di un reato commesso da soggetti sottoposti all’altrui direzione o vigilanza, l’ente risponde se la commissione del reato è stata resa possibile dalla violazione degli obblighi di direzione o vigilanza alla cui osservanza l’ente è tenuto.

La responsabilità amministrativa della società è in ogni caso esclusa, per espressa previsione legislativa (art. 5, comma 2 D.Lgs. 231/2001), se i soggetti apicali e/o i loro sottoposti hanno agito nell’interesse esclusivo proprio o di terzi.

Codici di comportamento predisposti dalle associazioni rappresentative di categoria

L’art. 6, comma 3 D.Lgs. 231/2001 prevede che “i modelli di organizzazione e di gestione possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della Giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sull’idoneità dei modelli a prevenire i reati”.

Il presente Modello è stato redatto tenendo conto delle indicazioni espresse dalle linee guida elaborate (ed aggiornate nel 2021) da Confindustria e approvate dal Ministero della Giustizia.

IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO DI ENDEMOL
Attività svolte dalla Società

Endemol è una società di produzione televisiva leader nella ideazione, creazione, produzione e coproduzione, adattamento e commercializzazione di format di intrattenimento che includono diversi generi: factual, entertainment, reality, game shows, lifestyle, documentary, talk shows, drama, comedy e kids shows, nonché dell’esportazione e commercio di produzioni cinematografiche, di film per la televisione, di miniserie e serie televisive, cartoni animati, in Italia e all’estero.

Endemol ha sede legale a Roma ed esercita le proprie attività presso la sede operativa di Roma; a partire dal 2020 è controllata da Banijay Group SAS (società di diritto francese) e opera sotto la sua direzione e controllo.

Struttura societaria e organizzativa

Endemol adotta un sistema di governance che si caratterizza per la presenza:

del Consiglio di Amministrazione incaricato di gestire l’impresa sociale, il quale ha attribuito i poteri operativi a organi e soggetti delegati;
del Collegio Sindacale, chiamato a vigilare, ai sensi del Codice Civile, sull’osservanza della legge e dello Statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla Società e sul suo concreto funzionamento;
della Società di Revisione a cui è affidata l’attività di revisione legale dei conti ed il giudizio sul bilancio, ai sensi di legge e di Statuto.

Si veda l’organigramma societario per la rappresentazione grafica della struttura organizzativa della Società.

Gli strumenti di governance e di controllo interno di Endemol

I principali strumenti di governance e di controllo interno di cui la Società si è dotata e di cui si è tenuto conto nella predisposizione del presente Modello, possono essere così riassunti:

lo Statuto che, in conformità con le disposizioni di legge vigenti, contempla diverse previsioni relative al governo societario volte ad assicurare il corretto svolgimento dell’attività di gestione;
l’organigramma aziendale che rappresenta la struttura organizzativa della Società;
le procure attribuite dal Consiglio di Amministrazione e/o tramite atto notarile;
il Codice Etico, che esprime le linee guida, i principi etici e di deontologia che Endemol riconosce come propri e sui quali richiama l’osservanza da parte di tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi della Società. Il Codice di Condotta esprime, fra l’altro, linee e principi di comportamento volti a prevenire i reati di cui al D.Lgs. 231/2001. Il Codice di Condotta deve quindi essere considerato come parte integrante del presente Modello e strumento fondamentale per il conseguimento degli obiettivi del Modello stesso.

La costruzione del Modello di organizzazione, gestione e controllo di Endemol

Il processo di costruzione del Modello, che si è basato sull’analisi della struttura societaria e organizzativa nonché degli strumenti di governance e controllo interno della Società, si è sviluppato attraverso fasi successive.

Identificazione delle “attività sensibili”, ovvero delle attività nel cui ambito potrebbero potenzialmente configurarsi le condizioni, le occasioni e/o i mezzi per la commissione dei reati previsti dal Decreto.
Rilevazione dei presidi organizzativi e di controllo implementati dalla Società, con la finalità di valutare la loro capacità di prevenire, ovvero individuare, situazioni di rischio rilevanti ai fini del Decreto.
Identificazione, in presenza di punti di debolezza, delle necessarie azioni di miglioramento.

Il sistema di controllo è stato esaminato prendendo in considerazione i seguenti presidi standard di prevenzione:

esistenza di regole formalizzate;
esistenza di un sistema di poteri e di livelli autorizzativi coerente con le responsabilità organizzative assegnate;
rispetto del principio di separazione dei compiti;
esistenza di adeguati meccanismi specifici di controllo;
tracciabilità delle attività e dei controlli.

Le attività sono state condotte attraverso l’analisi della documentazione aziendale disponibile nonché tramite incontri di approfondimento con i responsabili di Direzione/Funzione di volta in volta individuati.

Con specifico riferimento ai reati commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, è stata effettuata un’analisi volta a valutare il sistema di gestione del rischio già implementato dalla Società sulla base della normativa di riferimento, mediante l’analisi della documentazione inerente alle misure organizzative caratterizzanti il sistema di gestione della sicurezza.

I risultati delle attività sono stati formalmente documentati e condivisi con il Management della Società e la documentazione prodotta è disponibile, per la consultazione, ai Vertici e all’Organismo di Vigilanza.

Al termine delle attività sopra descritte, è stato definito il Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, articolato secondo le indicazioni contenute nelle linee guida di Confindustria, nonché adattato alla realtà aziendale.

Le attività aziendali “sensibili” identificate in Endemol

Come innanzi posto in rilievo, la predisposizione del presente Modello ha preso avvio dall’individuazione delle attività poste in essere dalla Società e dalla conseguente identificazione dei processi e delle attività aziendali “sensibili” per la realizzazione degli illeciti indicati dal Decreto.

In ragione della specifica attività sociale di Endemol, si è ritenuto di incentrare maggiormente l’attenzione sui rischi di commissione dei seguenti reati:

reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001);
delitti informatici e trattamento illecito di dati (art. 24-bis D.Lgs. 231/2001);
delitti di criminalità organizzata (art. 24-ter D.Lgs. 231/2001);
falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento (art. 25-bis D.Lgs. 231/2001);
delitti contro l’industria e il commercio (art. 25-bis.1 D.Lgs. 231/2001);
reati societari (art. 25-ter D.Lgs. 231/2001);
reati ed illeciti amministrativi di abusi di mercato (art. 25-sexies D.Lgs. 231/2001; artt. 187-bis, 187-ter, 187-quinquies T.U.F.);
omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro (art. 25-septies D.Lgs. 231/2001);
ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio (art. 25-octies D.Lgs. 231/2001);
delitti in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies D.Lgs. 231/2001);
induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 25-decies D.Lgs. 231/2001);
reati ambientali (art. 25-undecies D.Lgs. 231/2001);
impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies D.Lgs. 231/2001);
razzismo e xenofobia (art. 25-terdecies);
reati tributari (art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001).

Relativamente agli altri reati e illeciti previsti dal Decreto, si è ritenuto che la specifica attività svolta dalla Società non presenti profili di rischio tali da rendere ragionevolmente fondata la loro commissione nell’interesse o a vantaggio della stessa. Nondimeno, si ritiene che il Codice di Condotta nonché i presidi implementati da Endemol a tutela delle altre fattispecie di rischio-reato, risultino idonei anche alla prevenzione di questi reati.

Le “attività sensibili” rilevate, per le quali sono state identificate idonee regole interne ad integrazione del Codice di Condotta (in particolare tramite i principi di comportamento ed i presidi di controllo contenuti nelle Parti Speciali del presente Modello), sono le seguenti:

ref.	Processo	Attività sensibili	Regolamentazione
	Gestione delle relazioni con la Pubblica Amministrazione	gestione dei rapporti e degli adempimenti verso la pubblica amministrazione e le autorità di vigilanza ivi incluse le visite ispettive; gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive incaricate di pubblico servizio (RAI); gestione dei contenziosi e dei rapporti con l’autorità giudiziaria.	Parte Speciale A
	Gestione delle attività amministrative, contabili e societarie	gestione della contabilità e predisposizione del bilancio di esercizio; gestione degli affari fiscali; gestione dei rapporti infragruppo; gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale, i Soci e la Società di Revisione; gestione degli affari societari; gestione delle operazioni societarie ordinarie e straordinarie.	Parte Speciale B
	Gestione delle attività inerenti la produzione dei programmi televisivi	gestione delle attività di casting; gestione delle licenze, dei diritti d’autore e dei marchi; gestione del product placement; gestione di informazioni a potenziale carattere privilegiato.	Parte Speciale C
	Selezione, assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori	Selezione, assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori	Parte Speciale D
	Acquisto di beni e servizi	acquisti di beni e servizi utilizzati nell’ambito delle produzioni dei programmi televisivi; assegnazione di incarichi a figure professionali nell’ambito delle produzioni dei programmi; altri acquisti di beni e servizi di sede ivi incluse le consulenze.	Parte Speciale E
	Gestione degli omaggi e delle erogazioni liberali	Gestione degli omaggi e delle erogazioni liberali	Parte Speciale F
	Gestione della tesoreria e dei rimborsi spese	gestione della cassa e dei rimborsi spese; gestione delle operazioni di tesoreria e rapporti con le società assicurative.	Parte Speciale G
	Gestione dei sistemi informativi	Gestione dei sistemi informativi	Parte Speciale H
	Adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambientale	gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro; gestione degli adempimenti in materia ambientale.	Parte Speciale I
	Gestione dei rapporti con la clientela privata	gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive private; gestione dei rapporti commerciali con altri clienti.	Parte Speciale L

L’ORGANISMO DI VIGILANZA
L’Organismo di Vigilanza di Endemol

Secondo quanto previsto dall’art. 6, lett. b) D.Lgs. 231/2001, l’ente può essere esonerato dalla responsabilità amministrativa prevista dal Decreto stesso, se l’organo dirigente ha, fra l’altro, affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

L’affidamento dei suddetti compiti ad un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, unitamente al corretto ed efficace svolgimento degli stessi rappresentano, quindi, presupposti indispensabili per l’esonero dalla responsabilità prevista dal D.Lgs. 231/2001.

I requisiti principali dell’Organismo di Vigilanza (di seguito anche “OdV”), così come proposti dalle linee guida emanate da Confindustria e fatti propri anche dagli organi giudicanti nelle diverse pronunce giurisprudenziali pubblicate, possono essere così identificati:

autonomia ed indipendenza;
professionalità;
continuità di azione.

L’autonomia e l’indipendenza dell’OdV si traducono nell’autonomia dell’iniziativa di controllo rispetto ad ogni forma d’interferenza o di condizionamento da parte di qualunque esponente della persona giuridica e, in particolare, dell’organo amministrativo.

Al fine di assicurare tali requisiti, l’OdV riporta esclusivamente al Consiglio di Amministrazione nel suo complesso. L’OdV deve altresì godere di garanzie tali da impedire che lo stesso o alcuno dei suoi componenti possano essere rimossi o penalizzati in conseguenza dell’espletamento dei loro compiti.

Il requisito della professionalità si traduce nella capacità dell’OdV di assolvere alle proprie funzioni ispettive, rispetto all’effettiva applicazione del Modello, nonché nelle necessarie qualità per garantire la dinamicità del Modello medesimo, attraverso proposte di aggiornamento da indirizzare al Vertice aziendale.

Con riferimento, infine, alla continuità di azione, l’OdV deve vigilare costantemente sul rispetto del Modello, verificare l’effettività e l’efficacia dello stesso, promuoverne il continuo aggiornamento e rappresentare un referente costante per ogni soggetto che presti attività lavorativa per la Società.

Il D.Lgs. 231/2001 non fornisce indicazioni specifiche circa la composizione dell’Organismo di Vigilanza. In assenza di tali indicazioni, la Società ha optato per una soluzione che, tenuto conto delle finalità perseguite dalla legge e dagli indirizzi ricavabili dalla giurisprudenza pubblicata, sia in grado di assicurare, in relazione alle proprie dimensioni ed alla propria complessità organizzativa, l’effettività dei controlli cui l’Organismo di Vigilanza è preposto.

La Società ha optato per una composizione collegiale del proprio Organismo di Vigilanza, costituito in particolare da due membri la cui scelta, deliberata dal Consiglio di Amministrazione, consente di costituire un organismo che, nel suo complesso, è in grado di soddisfare i requisiti di autonomia, indipendenza, professionalità e continuità d’azione sopra richiamati.

Principi generali in tema d’istituzione, nomina e sostituzione dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza della Società è istituito con delibera del Consiglio di Amministrazione. I componenti dell’Organismo di Vigilanza restano in carica per un periodo definito in sede di nomina da parte del Consiglio di Amministrazione e comunque non oltre la durata in carica del Consiglio stesso.

I componenti sono sempre rieleggibili. L’Organismo di Vigilanza cessa per scadenza del termine del periodo stabilito in sede di nomina, pur continuando a svolgere ad interim le proprie funzioni fino a nuova nomina dei componenti dell’Organismo stesso che deve essere effettuata nel primo Consiglio di Amministrazione utile.

Se, nel corso della carica, uno o più membri dell’Organismo di Vigilanza cessano dal loro incarico, il Consiglio di Amministrazione provvede alla loro sostituzione con propria delibera. Fino alla nuova nomina, l’Organismo di Vigilanza opera con i soli componenti rimasti in carica.

Il compenso per la qualifica di componente dell’Organismo di Vigilanza è stabilito, per tutta la durata del mandato, dal Consiglio di Amministrazione.

La nomina quale componente dell’Organismo di Vigilanza è condizionata alla presenza di requisiti soggettivi di eleggibilità.

In particolare, all’atto del conferimento dell’incarico, il soggetto designato a ricoprire la carica di componente dell’Organismo di Vigilanza deve rilasciare una dichiarazione nella quale attesti l’assenza di motivi di ineleggibilità quali, a titolo esemplificativo:

conflitti d’interesse, anche potenziali, con la Società tali da pregiudicare l’indipendenza richiesta dal ruolo e dai compiti propri dell’Organismo di Vigilanza. Esempi di conflitti d’interessi possono essere rappresentati dal fatto di:
intrattenere significativi rapporti d’affari con Endemol, con società che la controllano oppure da essa controllate o ad essa collegate, salvo il rapporto di lavoro subordinato:
intrattenere significativi rapporti d’affari con gli amministratori muniti di deleghe (amministratori esecutivi);
avere rapporti con o far parte del nucleo familiare degli amministratori esecutivi, dovendosi intendere per nucleo familiare quello costituito dal coniuge non separato legalmente, dai parenti ed affini entro il quarto grado;
risultare titolari direttamente (o indirettamente) di partecipazioni nel capitale della Società di entità tale da permettere di esercitare una notevole influenza sulla Società;
funzioni di amministrazione -nei tre esercizi precedenti alla nomina quale membro dell’Organismo di Vigilanza ovvero all’instaurazione del rapporto di consulenza/collaborazione con lo stesso Organismo- di imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o altre procedure concorsuali.

Laddove alcuno dei sopra richiamati motivi di ineleggibilità dovesse configurarsi a carico di un soggetto nominato, questi decadrà automaticamente dalla carica.

L’Organismo di Vigilanza potrà giovarsi -sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità- nello svolgimento dei compiti affidatigli, della collaborazione di tutte le direzioni, funzioni e strutture della Società ovvero di consulenti esterni, avvalendosi delle rispettive competenze e professionalità. Tale facoltà consente all’Organismo di Vigilanza di assicurare un elevato livello di professionalità e la necessaria continuità di azione.

A tal fine il Consiglio di Amministrazione assegna un budget annuale di spesa all’Organismo di Vigilanza tenuto conto delle richieste di quest’ultimo che dovranno essere formalmente presentate al Consiglio di Amministrazione.

L’assegnazione del budget permette all’Organismo di Vigilanza di operare in autonomia e con gli strumenti opportuni per un efficace espletamento dei compiti assegnatigli dal presente Modello, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 231/2001. In caso di necessità, l’Organismo di Vigilanza potrà richiedere al Consiglio di Amministrazione di disporre anche di cifre superiori, dandone adeguata rendicontazione successiva.

Al fine di garantire la necessaria stabilità ai membri dell’Organismo di Vigilanza, la revoca dei poteri propri dell’Organismo di Vigilanza e l’attribuzione di tali poteri ad altro soggetto potrà avvenire soltanto per giusta causa, anche legata ad interventi di ristrutturazione organizzativa della Società, mediante un’apposita delibera del Consiglio di Amministrazione e sentito il Collegio Sindacale.

A tale proposito, per “giusta causa” di revoca dei poteri connessi con l’incarico di membro dell’Organismo di Vigilanza potrà intendersi, a titolo meramente esemplificativo:

una sentenza di condanna definitiva della Società ai sensi del Decreto o una sentenza di patteggiamento, passata in giudicato, ove risulti espressamente dagli atti “l’omessa o insufficiente vigilanza” da parte dell’Organismo di Vigilanza, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, lett. d) del Decreto;
una sentenza di condanna o di patteggiamento emessa nei confronti di uno dei membri dell’Organismo di Vigilanza per aver commesso uno dei reati o illeciti amministrativi previsti dal Decreto (o reati/illeciti amministrativi della stessa indole);
la violazione degli obblighi di riservatezza a cui l’OdV è tenuto;
la mancata partecipazione a più di due riunioni consecutive senza giustificato motivo;
una grave negligenza nell’adempimento dei propri compiti quale, ad esempio, l’omessa redazione della relazione informativa almeno annuale al Consiglio di Amministrazione sull’attività svolta;
l’attribuzione di funzioni e responsabilità operative all’interno dell’organizzazione aziendale incompatibili con i requisiti di “autonomia e indipendenza” e “continuità di azione” propri dell’Organismo di Vigilanza.

In casi di particolare gravità, il Consiglio di Amministrazione potrà comunque disporre -sentito il parere del Collegio Sindacale- la sospensione dei poteri dell’Organismo di Vigilanza e la nomina di un OdV ad interim.

Funzioni e poteri dell’Organismo di Vigilanza

All’Organismo di Vigilanza sono conferiti i poteri d’iniziativa e controllo necessari per assicurare un’effettiva ed efficiente vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello secondo quanto stabilito dall’art. 6 D.Lgs. 231/2001.

In particolare, l’OdV deve vigilare:

sulla reale adeguatezza ed effettività del Modello rispetto all’esigenza di prevenire la commissione dei reati per cui trova applicazione il D.Lgs. 231/2001, tenendo conto anche delle dimensioni e della complessità organizzativa e operativa della Società;
sulla permanenza nel tempo dei requisiti di adeguatezza ed effettività del Modello;
sull’osservanza delle prescrizioni del Modello da parte dei Destinatari, rilevando eventuali violazioni e proponendo i relativi interventi correttivi e/o sanzionatori agli organi aziendali competenti;
sull’aggiornamento del Modello nel caso in cui si riscontrassero esigenze di adeguamento in relazione alle mutate condizioni aziendali o normative, proponendo le eventuali azioni di adeguamento agli organi aziendali competenti e verificandone l’implementazione.

Per l’espletamento e l’esercizio delle proprie funzioni, all’OdV sono attribuiti i compiti e i poteri di:

accedere a tutte le strutture della Società e a tutta la documentazione aziendale rilevante ai fini di verificare l’adeguatezza e il rispetto del Modello;
effettuare verifiche a campione mirate su specifiche attività/operazioni a rischio e sul rispetto dei presidi di controllo e di comportamento adottati e richiamati dal Modello;
promuovere l’aggiornamento della mappatura dei rischi in caso di significative variazioni organizzative o di estensione della tipologia di reati presi in considerazione dal D.Lgs. 231/2001;
coordinarsi con le funzioni aziendali di riferimento per valutare l’adeguatezza del corpo normativo interno adottato e definire eventuali proposte di adeguamento e miglioramento (regole interne, modalità operative e di controllo) verificandone, successivamente, l’attuazione;
monitorare le iniziative di informazione/formazione finalizzate alla diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello in ambito aziendale;
richiedere ai responsabili aziendali, in particolare a coloro che operano in aree aziendali a potenziale rischio-reato, le informazioni ritenute rilevanti ai fini di verificare l’adeguatezza e l’effettività del Modello;
raccogliere eventuali segnalazioni provenienti da qualunque Destinatario del Modello in merito a: i) eventuali criticità delle misure previste dal Modello; ii) violazioni dello stesso; iii) qualsiasi situazione che possa esporre la Società a rischio di reato.
segnalare periodicamente al CEO e ai responsabili delle Direzioni/Funzioni interessate eventuali violazioni di presidi di controllo richiamati dal Modello o le carenze rilevate in occasione delle verifiche svolte, affinché questi possano adottare i necessari interventi di adeguamento coinvolgendo, ove necessario, il Consiglio di Amministrazione;
vigilare sull’applicazione coerente delle sanzioni previste dalle normative interne nei casi di violazione del Modello, ferma restando la competenza dell’organo dirigente per l’applicazione dei provvedimenti sanzionatori;
rilevare gli eventuali scostamenti comportamentali che dovessero emergere dall’analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni alle quali sono tenuti i Destinatari del Modello.

L’Organismo di Vigilanza adotta un proprio Regolamento ove si prevedono, tra l’altro, la calendarizzazione e le modalità di svolgimento delle adunanze e delle procedure di voto.

Tutti i componenti dell’Organismo di Vigilanza sono tenuti al vincolo di riservatezza rispetto a tutte le informazioni di cui sono a conoscenza a causa dello svolgimento del loro incarico.

La divulgazione di tali informazioni potrà essere effettuata solo ai soggetti e con le modalità previste dal presente Modello.

Obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza - Flussi informativi e whistleblowing

L’Organismo di Vigilanza deve essere tempestivamente informato dai Destinatari del Modello, mediante apposite segnalazioni, in merito ad atti, comportamenti od eventi che possano determinare una violazione del Modello o a condotte illecite che siano rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/2001 di cui i Destinatari stessi siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

In particolare, ai sensi dell’art. 6, comma 2-bis D.Lgs. 231/2001, ai Destinatari del Modello viene reso disponibile un sistema di segnalazione al fine di evidenziare comportamenti illegittimi, sulla base di elementi di fatto precisi e concordanti.

Più precisamente, tutti i Destinatari del presente Modello hanno l’obbligo di segnalare tempestivamente all’OdV le seguenti informazioni (c.d. “segnalazioni”):

la commissione, il tentativo di commissione o il ragionevole pericolo di commissione dei reati previsti dal Decreto;
eventuali presunte violazioni alle modalità comportamentali ed operative definite nel Codice Etico, nel Modello, di cui siano direttamente o indirettamente venuti a conoscenza;
in ogni caso, qualsiasi atto, fatto, evento o omissione rilevato o osservato nell’esercizio delle responsabilità e dei compiti assegnati, con profilo di criticità rispetto alle norme del Decreto;
osservazioni sull’adeguatezza del sistema di controllo;
qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale indicando le ragioni delle difformità e dando atto del diverso processo seguito.

Le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

I segnalanti in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretta o indiretta, e in ogni caso è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

Le segnalazioni devono essere effettuate in forma scritta e preferibilmente non anonima tramite:

lettera in busta chiusa da spedire o consegnare a Endemol Shine Italy S.p.A., Via Monte Zebio 32 - 00195 Roma, all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza;
indirizzo di posta elettronica odv@endemol.it.

L’Organismo di Vigilanza valuta, anche con il supporto delle varie Funzioni aziendali di volta in volta competenti per materia, le segnalazioni ricevute e i casi in cui è necessario attivarsi, ascoltando eventualmente anche l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione.

L’OdV prenderà in considerazione anche eventuali segnalazioni anonime che tuttavia presentino elementi fattuali.

Si evidenzia che, ai sensi dell’art. 6, comma 2-bis, lett. d) D.Lgs. 231/2001, sono previste specifiche sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rilevano infondate (si rimanda al successivo Capitolo 4 “Sistema disciplinare e sanzionatorio” per maggiori dettagli al riguardo).

Oltre alle segnalazioni di cui sopra, le Direzioni/Funzioni aziendali di volta in volta interessate devono obbligatoriamente trasmettere all’Organismo di Vigilanza le informazioni concernenti:

i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini o di procedimenti penali, anche nei confronti di ignoti, relativi a fatti d’interesse e/o che possano coinvolgere la Società (relativi al D.Lgs. 231/2001 e non);
i provvedimenti e/o notizie aventi ad oggetto l’esistenza di procedimenti amministrativi o civili di rilievo relativi a richieste o iniziative di Autorità pubbliche;
visite, ispezioni e accertamenti avviati da parte degli enti pubblici competenti e, alla loro conclusione, eventuali rilievi segnalati e sanzioni comminate
ogni atto o citazione a testimoniare che veda coinvolti soggetti della Società o che collaborano con essa;
le richieste di assistenza legale inoltrate dai dipendenti in caso di avvio di procedimento penali o civili nei loro confronti (non solo in relazione ai reati di cui al D.Lgs. 231/2001);
ogni informazione relativa ad eventuali infortuni sul lavoro e/o malattie professionali;
le informazioni relative alle eventuali visite ispettive condotte da funzionari della Pubblica Amministrazione e comunicati da tutte le Direzioni/Funzioni aziendali;
le notizie relative ai procedimenti disciplinari svolti e alle eventuali sanzioni irrogate ovvero ai provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;
le comunicazioni inerenti modifiche organizzative e societarie;
anomalie o criticità riscontrate dai responsabili nello svolgimento delle attività sensibili per l’applicazione del D.Lgs. 231/2001;
ogni ulteriore informazione rilevante per il rispetto, il funzionamento e l’adeguamento del Modello 231.

In capo a ciascun Responsabile di Direzione/Funzione della Società, in qualità di soggetto preposto alla completa e corretta adozione delle regole aziendali a presidio dei rischi individuati nei settori di sua competenza, è altresì previsto l’obbligo di trasmettere all’Organismo di Vigilanza, su base periodica o al verificarsi di determinati eventi, i dati e le informazioni da questi richiesti.

Tutte le informazioni devono essere inviate all’OdV in forma scritta utilizzando l’indirizzo di posta elettronica odv@endemol.it.

Tutte le informazioni, segnalazioni, report e relazioni previsti dal Modello sono conservati dall’Organismo di Vigilanza in un apposito archivio riservato (informatico o cartaceo).

I componenti uscenti dell’Organismo di Vigilanza devono provvedere affinché il passaggio della gestione dell’archivio avvenga correttamente ai nuovi componenti.

Reporting dell’Organismo di Vigilanza verso gli organi societari

Al fine di garantire la sua piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle proprie funzioni, l’Organismo di Vigilanza riferisce direttamente al Consiglio di Amministrazione della Società.

In particolare, l’OdV trasmette al Consiglio di Amministrazione (e per conoscenza al Collegio Sindacale):

periodicamente (almeno una volta l’anno) una relazione informativa, relativa all’attività svolta;
al verificarsi di violazioni accertate del Modello, con presunta commissione di reati, una comunicazione per quanto di competenza.

L’Organismo di Vigilanza ha comunque la facoltà di richiedere la propria audizione al Consiglio di Amministrazione o al Collegio Sindacale, qualora ne ravvisi la necessità.

Allo stesso modo, il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale hanno facoltà di convocare l’Organismo di Vigilanza qualora lo ritengano opportuno.

Nell’ambito della relazione informativa periodica vengono affrontati i seguenti aspetti:

controlli e verifiche svolti dall’Organismo di Vigilanza ed esito degli stessi;
eventuali criticità emerse;
stato di avanzamento di eventuali interventi correttivi e migliorativi del Modello;
eventuali innovazioni legislative o modifiche organizzative che richiedano aggiornamenti nell’identificazione dei rischi o variazioni del Modello;
eventuali sanzioni disciplinari irrogate dagli organi competenti a seguito di violazioni del Modello;
eventuali segnalazioni ricevute da soggetti interni ed esterni nel corso del periodo in ordine a presunte violazioni al Modello o al Codice di Condotta;
il piano di attività previsto per il periodo successivo;
altre informazioni ritenute significative.

Gli incontri con gli organi societari cui l’Organismo di Vigilanza riferisce devono essere documentati. L’Organismo di Vigilanza cura l’archiviazione della relativa documentazione.

SISTEMA DISCIPLINARE E SANZIONATORIO
Funzione del sistema disciplinare

L’art. 6, comma 2, lett. e) e l’art. 7, comma 4, lett. b) D.Lgs. 231/2001 indicano, quale condizione per un’efficace attuazione del modello di organizzazione, gestione e controllo, l’introduzione di un sistema idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello stesso.

Pertanto, la definizione di un adeguato sistema disciplinare, con sanzioni proporzionate alla gravità della violazione rispetto alle infrazioni delle regole di cui al presente Modello e relativi Allegati da parte dei Destinatari, costituisce un presupposto essenziale per l’efficacia del Modello stesso.

Le sanzioni previste saranno applicate ad ogni violazione delle disposizioni contenute nel Modello a prescindere dallo svolgimento e dall’esito del procedimento penale eventualmente avviato dall’autorità giudiziaria, nel caso in cui il comportamento da censurare integri gli estremi di una fattispecie di reato rilevante ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

In ogni caso, la sanzione prescinde dalla commissione del reato e si attesta come reazione della Società al mancato rispetto di regole comportamentali richiamate dal Modello e dai relativi Allegati.

Misure nei confronti di lavoratori dipendenti non dirigenti

Le violazioni delle disposizioni e delle regole comportamentali previste dal Modello e dai suoi Allegati da parte dei dipendenti della Società costituiscono inadempimento contrattuale.

Ne consegue che la violazione delle singole disposizioni e regole comportamentali previste dal Modello e dai suoi Allegati da parte dei dipendenti di Endemol può comportare l’adozione di sanzioni disciplinari, nei limiti stabiliti dal Contratto Collettivo Nazionale Lavoro (“CCNL”) applicabile.

Per i dipendenti di livello non dirigenziale, tali provvedimenti sono quelli previsti dalle norme disciplinari di cui al CCNL per i dipendenti da aziende dell’industria cine-audio-visiva, in particolare:

richiamo verbale;
ammonizione scritta;
multa fino all’importo di quattro ore di retribuzione;
sospensione dal lavoro fino a tre giorni;
licenziamento con preavviso;
licenziamento senza preavviso.

I provvedimenti disciplinari e sanzionatori sono irrogabili nei confronti dei lavoratori dipendenti di Endemol in conformità a quanto previsto dall’art. 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 (c.d. “Statuto dei Lavoratori”) ed eventuali normative speciali applicabili.

La tipologia e l’entità della sanzione sarà definita tenendo conto della gravità e/o recidività della violazione e del grado di colpa, più precisamente:

intenzionalità del comportamento;
presenza di circostanze aggravanti o attenuanti, con particolare riguardo alla professionalità, alle precedenti esperienze lavorative e alle circostanze in cui è stato commesso il fatto;
rilevanza degli obblighi violati;
entità del danno derivante alla Società;
ruolo, livello di responsabilità gerarchica e autonomia del dipendente;
eventuale condivisione di responsabilità con altri soggetti che abbiano concorso a determinare la mancanza;
eventuali simili precedenti disciplinari.

In particolare, in caso di violazione delle regole previste dal Modello e dai suoi Allegati o da questi richiamate e in caso di commissione (anche sotto forma di tentativo) di qualsiasi illecito penale per cui è applicabile il D.Lgs. 231/2001, si applicano i provvedimenti sotto riportati.

Incorre nei provvedimenti di rimprovero, multa o sospensione, il dipendente che violi le regole interne previste o richiamate dal presente Modello - ad esempio non osservi le regole prescritte, ometta di dare comunicazione all’Organismo di Vigilanza delle informazioni prescritte, ometta di svolgere i controlli di competenza, ometta di segnalare al Servizio Prevenzione e Protezione eventuali situazioni di rischio inerenti alla salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, non faccia uso o faccia un uso inadeguato dei Dispositivi di Protezione Individuali – o adotti, nell’espletamento di attività sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello stesso. La sanzione sarà commisurata alla gravità dell’infrazione e alla reiterazione della stessa (della recidiva si terrà conto anche ai fini della commisurazione di una eventuale sanzione espulsiva).

Costituiscono comunque grave trasgressione, ove non si configuri un comportamento sanzionabile con uno dei provvedimenti di cui ai punti successivi, i seguenti comportamenti:

l’inadempimento degli obblighi di “segnalazione” e di “informazione” nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
atti di ritorsione o discriminatori nei confronti di chi abbia effettuato la segnalazione di una condotta illecita, rilevante ai fini del D.Lgs. 231/2001, o di una violazione del Modello, per ragioni direttamente o indirettamente collegate alla segnalazione stessa;
la non giustificata o sistematica mancata partecipazione alle iniziative di formazione in tema 231, promosse dalla Società;
il mancato rispetto delle regole di comportamento e dei protocolli specifici di controllo previsti per le attività sensibili nella Parte Speciali del presente Modello.
Incorre nel provvedimento di licenziamento con preavviso, il dipendente che adotti, nell’espletamento delle attività sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e diretto in modo univoco al compimento di un reato sanzionato dal D.Lgs. 231/2001 oppure, con riferimento specifico alle tematiche di salute e sicurezza, i) non esegua in via continuativa l’attività di vigilanza prescritta ai sensi del Testo Unico 81/2008 in materia di salute e sicurezza sul lavoro; ii) metta in atto comportamenti ostruzionistici nei confronti dell’OdV oppure dei soggetti responsabili nell’ambito del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (ad esempio: Datore di Lavoro, RSPP e Preposti).
Incorre infine nel provvedimento di licenziamento senza preavviso il dipendente che adotti, nell’espletamento delle attività sensibili, un comportamento palesemente in violazione delle prescrizioni del Modello, tale da determinare la concreta applicazione a carico della Società di misure previste dal D.Lgs. 231/2001, oppure, con riferimento specifico alle tematiche di salute e sicurezza, manometta in via ripetuta i macchinari e/o attrezzature e/o i mezzi di trasporto e/o i Dispositivi di Protezione Individuale, causando in tale modo pericolo per sé o per gli altri, o ancora:
per ritorsione licenzi chi abbia effettuato la segnalazione di una condotta illecita, rilevante ai fini del D.Lgs. 231/2001, o di una violazione del Modello, per ragioni direttamente o indirettamente collegate alla segnalazione stessa;
violi gli obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante causando pregiudizi gravi al segnalante;
effettui dolosamente o per colpa grave una segnalazione infondata, attribuendo ad altri la violazione del Modello o la commissione di una condotta illecita, rilevante ai fini del D.Lgs. 231/2001.

Ad ogni notizia di violazione del Modello, verrà promossa un’azione disciplinare finalizzata all’accertamento della violazione stessa. In particolare, nella fase di accertamento verrà previamente contestato al dipendente l’addebito e gli sarà, altresì, garantito un congruo termine di replica in ordine alla sua difesa. Una volta accertata la violazione, sarà comminata all’autore una sanzione disciplinare proporzionata alla gravità della violazione commessa ed all’eventuale recidiva.

Resta inteso che saranno in ogni caso rispettate le procedure, le disposizioni e le garanzie previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e dalla normativa pattizia in materia di provvedimenti disciplinari.

L’accertamento delle suddette infrazioni (eventualmente su segnalazione dell’Organismo di Vigilanza e/o del Datore di Lavoro nel caso di infrazioni al sistema della salute e sicurezza sul lavoro), la gestione dei provvedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni stesse sono di competenza dell’Head of Human Resources.

Ogni atto relativo al procedimento disciplinare dovrà essere comunicato all’Organismo di Vigilanza per le valutazioni ed il monitoraggio di sua competenza.

Misure nei confronti dei dirigenti

I dipendenti con qualifica dirigenziale sono soggetti al Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dirigenti di aziende industriali.

In caso di violazione del Modello e dei suoi Allegati, da parte dei dirigenti, la Società provvederà ad applicare nei confronti dei responsabili le misure più idonee in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa e dal CCNL applicabile.

A titolo esemplificativo, costituiscono infrazioni:

la commissione, anche sotto forma di tentativo, di un reato per cui è applicabile il D.Lgs. 231/2001 nell’espletamento delle proprie funzioni;
l’inosservanza delle regole prescritte dal Modello;
la mancata vigilanza sui sottoposti circa il rispetto del Modello e delle regole da esso richiamate;
l’inadempimento degli obblighi di “segnalazione” e di “informazione” nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
atti di ritorsione o discriminatori nei confronti di chi abbia effettuato la segnalazione di una condotta illecita, rilevante ai fini del D.Lgs. 231/2001, o di una violazione del Modello, per ragioni direttamente o indirettamente collegate alla segnalazione stessa;
la violazione degli obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante;
segnalazioni, che si rivelano infondate, se effettuate con dolo o colpa grave;
la tolleranza od omessa segnalazione di irregolarità commessa da altri prestatori di lavoro o partner della Società.

In ogni caso, se la violazione del Modello fa venire meno il rapporto di fiducia, la sanzione è individuata nella risoluzione del rapporto di lavoro.

Ogni atto relativo al procedimento sanzionatorio dovrà essere comunicato all’Organismo di Vigilanza per le valutazioni ed il monitoraggio di sua competenza.

Misure nei confronti degli Amministratori

L’Organismo di Vigilanza, raccolta una notizia di violazione delle disposizioni e delle regole di comportamento del Modello da parte di membri del Consiglio di Amministrazione, dovrà tempestivamente informare dell’accaduto l’intero Consiglio di Amministrazione che, valutata la fondatezza della segnalazione ed effettuati i necessari accertamenti, potrà assumere gli opportuni provvedimenti previsti dalla Legge, sentito il parere del Collegio Sindacale.

In particolare, il Consiglio di Amministrazione convocherà l’Assemblea dei Soci al fine di adottare le misure più idonee previste dalla legge, tra le quali l’eventuale revoca del mandato e/o la deliberazione di azioni di responsabilità nei confronti degli amministratori coinvolti nella violazione.

Si specifica, a titolo esemplificativo, che costituisce violazione dei doveri degli amministratori:

la commissione, anche sotto forma di tentativo, di un reato per cui è applicabile il D.Lgs. 231/01 nell’espletamento delle proprie funzioni;
l’inosservanza delle regole prescritte dal Modello;
la mancata vigilanza sui prestatori di lavoro o partner della Società circa il rispetto del Modello e delle regole da esso richiamate;
l’inadempimento degli obblighi di “segnalazione” nei confronti dell’Organismo di Vigilanza;
la tolleranza od omessa segnalazione di irregolarità commessa da altri prestatori di lavoro o partner della Società.

Ogni atto relativo al procedimento sanzionatorio dovrà essere comunicato all’Organismo di Vigilanza per le valutazioni ed il monitoraggio di sua competenza.

Misure nei confronti dei Sindaci

L’Organismo di Vigilanza, raccolta una notizia di violazione delle disposizioni e delle regole di comportamento del Modello da parte di uno o più Sindaci, dovrà tempestivamente informare dell’accaduto l’intero Collegio Sindacale ed il Consiglio di Amministrazione che, valutata la fondatezza della segnalazione ed effettuati i necessari accertamenti, potranno assumere, secondo quanto previsto dalla Legge, gli opportuni provvedimenti tra cui, ad esempio, la convocazione dell’Assemblea dei Soci, al fine di adottare le misure più idonee previste dalla legge.

Ogni atto relativo al procedimento sanzionatorio dovrà essere comunicato all’Organismo di Vigilanza per le valutazioni ed il monitoraggio di sua competenza.

Misure nei confronti di partner commerciali, consulenti e collaboratori esterni

L’adozione – da parte di partner commerciali, fornitori, consulenti e collaboratori esterni, comunque denominati – di comportamenti in contrasto con il D.Lgs. 231/2001 e con i principi ed i valori contenuti nel Codice di Condotta (e, per i collaboratori più stretti, nel Modello) sarà sanzionata secondo quanto previsto nelle specifiche clausole contrattuali inserite nei relativi contratti.

La violazione grave o reiterata dei principi contenuti nel Codice di Condotta (e, per i collaboratori più stretti, nel Modello) e/o l’adozione di comportamenti in contrasto con il D.Lgs. 231/2001 saranno considerate inadempimenti degli obblighi contrattuali e potranno dar luogo alla risoluzione del contratto da parte di Endemol.

DIFFUSIONE DEL MODELLO
Premessa

L’adeguata formazione e la costante informazione dei Destinatari in ordine ai principi ed alle prescrizioni contenute nel Modello e nei suoi Allegati rappresentano fattori di grande importanza per la corretta ed efficace attuazione dello stesso.

Tutti i Destinatari del Modello sono tenuti ad avere piena conoscenza degli obiettivi di correttezza e di trasparenza che si intendono perseguire con il Modello e delle modalità attraverso le quali la Società ha inteso perseguirli, approntando un adeguato sistema di controlli

La comunicazione e la formazione sui principi e contenuti del Modello sono garantite dall’Head of Human Resources che identifica, di concerto con l’Organismo di Vigilanza, la migliore modalità di fruizione di tali servizi.

L’attività di comunicazione e formazione (ivi compreso il piano di formazione) è supervisionata dall’Organismo di Vigilanza.

La comunicazione

L’adozione del presente Modello e del Codice di Condotta sono comunicate a tutto il personale dirigente e non dirigente in forza in azienda nonché ai collaboratori più stretti al momento dell’adozione stessa, tramite invio di una copia del Modello e del Codice di Condotta via e-mail.

Al nuovo personale sarà data comunicazione al momento dell’assunzione, tramite consegna via e-mail del Modello e al Codice Etico, la cui presa visione il neo-assunto dovrà confermare tramite apposita dichiarazione; inoltre, il Modello è reso disponibile sulla intranet aziendale.

Idonei strumenti di comunicazione saranno adottati per aggiornare i dipendenti e i collaboratori più stretti circa le eventuali modifiche apportate al Modello, nonché ogni rilevante cambiamento normativo o organizzativo.

Formazione ai dipendenti ed ai collaboratori più stretti

Al fine di agevolare la comprensione della normativa di cui al Decreto e del Modello, i dipendenti ed i collaboratori più stretti, con modalità diversificate secondo il loro ruolo e grado di coinvolgimento nelle attività individuate come sensibili ai sensi del D.Lgs. 231/2001, sono tenuti a partecipare alle specifiche attività formative che sono promosse.

La Società garantisce l’organizzazione delle attività formative specifiche rivolte ai Dirigenti, agli altri dipendenti ed ai collaboratori più stretti coinvolti nelle attività sensibili, con frequenza e contenuti idonei a garantire la conoscenza del Decreto e la diffusione del Modello.

La partecipazione ai programmi di formazione è obbligatoria rispetto a tutti i destinatari della formazione stessa e deve essere documentata. Sono inoltre previsti controlli di frequenza e verifiche dell’apprendimento.

Informazione ai Partner commerciali, consulenti e collaboratori esterni

I partner commerciali, consulenti e collaboratori esterni sono informati, all’atto dell’avvio della collaborazione, dell’adozione, da parte della Società, del Modello e del Codice di Condotta e dell’esigenza che il loro comportamento sia conforme alle prescrizioni di cui al D.Lgs. 231/2001, nonché ai principi etici e alle linee di condotta adottati da Endemol tramite il Codice di Condotta e, per i collaboratori più stretti, tramite il presente Modello.

AGGIORNAMENTO E ADEGUAMENTO DEL MODELLO

Il Consiglio di Amministrazione delibera in merito all’aggiornamento del Modello e al suo adeguamento in relazione a modifiche e/o integrazioni che si dovessero rendere necessarie in conseguenza ad esempio di:

modificazioni dell’assetto interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività d’impresa;
cambiamenti delle aree di business;
modifiche normative;
risultanze dei controlli;
significative violazioni delle prescrizioni del Modello.

Nel caso in cui si rendano necessarie modifiche di natura esclusivamente formale, quali chiarimenti o precisazioni del testo, il CEO può provvedervi in maniera autonoma, dopo aver sentito il parere dell’OdV, riferendone senza indugio al Consiglio di Amministrazione.

In ogni caso, eventuali accadimenti che rendano necessaria la modifica o l’aggiornamento del Modello devono essere segnalati in forma scritta dall’OdV al Consiglio di Amministrazione, affinché lo stesso possa effettuare le delibere di propria competenza.

L’OdV è costantemente informato dell’aggiornamento e dell’implementazione di eventuali nuove norme e procedure aziendali ed ha facoltà di esprimere il proprio parere sulle proposte di modifica.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale A

Gestione delle relazioni con la Pubblica Amministrazione

FINALITÀ

La presente Parte Speciale del Modello ha la finalità di definire le regole che tutti i soggetti (organi sociali, dipendenti e collaboratori della Società, di seguito indicati anche più genericamente come “esponenti aziendali”) coinvolti nell’ambito delle attività “sensibili” elencate nel successivo paragrafo 2 dovranno osservare al fine di prevenire la commissione dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001 e assicurare condizioni di correttezza e trasparenza nella conduzione delle attività aziendali.

Si evidenzia che per esponenti aziendali si intendono anche soggetti inquadrati nell’ambito di altre società del Gruppo nonché professionisti esterni laddove operanti nel nome e per conto della Società.

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione delle relazioni con la Pubblica Amministrazione (definizione che comprende, tra gli altri, anche le Autorità di Vigilanza, l'Autorità Giudiziaria e le emittenti televisive incaricate di pubblico servizio) sono le seguenti:

gestione dei rapporti e degli adempimenti verso la Pubblica Amministrazione e le Autorità di Vigilanza ivi incluse le visite ispettive;
gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive incaricate di pubblico servizio (RAI);
gestione dei contenziosi e dei rapporti con l’Autorità Giudiziaria.

Nozione di Pubblica Amministrazione

Per Pubblica Amministrazione si intendono le istituzioni pubbliche, i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio. In particolare:

“istituzioni pubbliche”: si intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: le amministrazioni dello Stato (quali l’Amministrazione Finanziaria, le Autorità garanti e di Vigilanza, le Autorità Giudiziarie); le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo; le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, nonché i loro consorzi e associazioni; le istituzioni universitarie; le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura; gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali; le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale. Funzione pubblica viene rivestita anche dalla Commissione delle Comunità Europee, dal Parlamento Europeo, dalla Corte di Giustizia e dalla Corte dei Conti delle Comunità Europee;
“pubblici ufficiali”: si intendono coloro i quali, pubblici dipendenti o privati, possono o devono formare e manifestare la volontà della Pubblica Amministrazione, ovvero esercitare poteri autoritativi o certificativi nell’ambito di una potestà di diritto pubblico. A titolo esemplificativo e non esaustivo sono considerati pubblici ufficiali: i funzionari di amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni e loro consorzi e associazioni; i rappresentanti delle Autorità di Pubblica Sicurezza, dell’Autorità Giudiziaria, della Guardia di Finanza, dell’Agenzia delle Entrate e di altri enti pubblici non economici nazionali; i funzionari del Servizio Sanitario Nazionale; i rappresentanti delle Autorità Garanti e di Vigilanza (quali AGCOM, AGCM); i funzionari dell’Ispettorato del Lavoro, dell’INAIL, dell’ENPALS, dell’INPS;
“incaricati di pubblico servizio”: si intendono coloro i quali, a qualunque titolo, prestano un pubblico servizio, senza essere dotati dei poteri tipici della pubblica funzione, quali quelli autoritativi e certificativi. A titolo esemplificativo e non esaustivo sono considerati incaricati di pubblico servizio i dipendenti o collaboratori di Enti o Società, di diritto pubblico o privato, che svolgono pubblici servizi, quali società concessionarie o affidatarie di pubblici servizi (ad esempio RAI).

GESTIONE DEI RAPPORTI E DEGLI ADEMPIMENTI VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E LE AUTORITÀ DI VIGILANZA IVI INCLUSE LE VISITE ISPETTIVE
I reati potenzialmente rilevanti

I reati che la Società ritiene potenzialmente applicabili nell’ambito della conduzione delle attività in oggetto sono (si rimanda all’Allegato 1 del Modello per una descrizione di dettaglio di ciascuna fattispecie di reato richiamata):

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
truffa in danno dello Stato o di altro Ente Pubblico;
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
occultamento o distruzione di documenti contabili.
i delitti contro il patrimonio culturale richiamati dall’art. 25-septiesdecies D.Lgs. 231/2001. In particolare:
Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a coloro che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, si trovino a dover gestire relazioni con la Pubblica Amministrazione in occasione, a titolo esemplificativo e non esaustivo, di:

richieste agli Enti Locali (quali Comuni, Provincie e Regioni) di permessi e autorizzazioni necessari per effettuare riprese o occupare il suolo pubblico;
partecipazione a bandi per contributi regionali per spese di produzione;
rapporti con SIAE;
invio delle informazioni richieste dalle Autorità di Vigilanza competenti, quali, a titolo esemplificativo, AGCOM, AGCM, Garante della Privacy;
gestione amministrativa, previdenziale e assistenziale del personale che comporti rapporti con, a titolo esemplificativo, Ispettorato del Lavoro, ENPALS, INPS e INAIL (i cui rapporti sono gestiti dallo Studio Paghe;
gestione degli affari fiscali e societari che comportino rapporti con, a titolo esemplificativo, Camera di Commercio, Registro delle Imprese, Ministero delle Finanze, Notai;
gestione degli adempimenti in materia di ambiente, salute e sicurezza sul lavoro che comportino rapporti con, a titolo esemplificativo: ASL, Arpa, Vigili del Fuoco;
visite ispettive da parte di pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio, quali, a titolo esemplificativo, accertamenti fiscali, accertamenti previdenziali ed assistenziali, verifiche sull’igiene e sicurezza dei luoghi di lavoro, verifiche in materia di rispetto della normativa sulle telecomunicazioni, sulla concorrenza, sulla privacy.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di relazioni con Pubblica Amministrazione (di seguito anche “P.A.”), devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
assicurare che i rapporti siano gestiti esclusivamente da soggetti muniti di idonei poteri e/o autorizzati dalla Società;
intrattenere rapporti corretti, trasparenti, imparziali e collaborativi con i funzionari della P.A.;
espletare diligentemente e tempestivamente tutti gli adempimenti richiesti dalla normativa/ regolamentazione pubblica applicabile nell’ambito della propria attività;
assicurare che la documentazione inviata o condivisa con la P.A., predisposta sia internamente sia con il supporto di collaboratori/consulenti, sia completa, veritiera e corretta;
segnalare eventuali tentativi di richieste indebite da parte di funzionari pubblici;
comunicare, senza ritardo, al proprio responsabile gerarchico eventuali comportamenti posti in essere da persone operanti nell’ambito della controparte pubblica, rivolti ad ottenere favori, elargizioni illecite di denaro od altre utilità, anche nei confronti dei terzi, nonché qualunque criticità o conflitto di interesse sorga nell’ambito del rapporto con la P.A.;
fornire, ai propri collaboratori (interni ed esterni) adeguate direttive sulle modalità di condotta da adottare nei contatti formali e informali con soggetti pubblici;
prestare completa e immediata collaborazione ai funzionari pubblici durante le ispezioni, fornendo puntualmente ed esaustivamente la documentazione e le informazioni richieste.
rispettare tutte le norme applicabili aventi come parti in causa la Soprintendenza e in particolare:
rispettare la normativa in materia di protezione, tutela e valorizzazione del patrimonio culturale;
garantire un’efficace e adeguata conservazione dei beni di valore storico-culturale;
rispettare le eventuali prescrizioni e/o pareri emessi dagli Organi o Enti pubblici competenti aventi ad oggetto la conservazione, manutenzione e custodia di beni di valore storico-culturale;
garantire che l’esecuzione dei lavori sia costantemente monitorata dai soggetti incaricati.

È inoltre espressamente vietato:

firmare atti o documenti che abbiano rilevanza esterna alla Società in assenza di poteri formalmente attribuiti;
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni (ad esempio sponsorizzazioni e liberalità), pagamenti o benefici materiali a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio o a persone a questi vicini, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente;
cedere a raccomandazioni o pressioni provenienti da pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio;
tenere condotte ingannevoli nei confronti della P.A. tali da indurla in errori di valutazione;
omettere informazioni dovute o presentare documenti e dichiarazioni non veritieri, al fine di orientare a proprio favore le decisioni della P.A.;
accettare denaro, omaggi o offerte di altre utilità o vantaggi di qualsiasi natura, provenienti da chiunque, che siano connesse o riconducibili allo svolgimento delle proprie mansioni;
laddove gli adempimenti vengano effettuati utilizzando il sistema informatico/telematico della Pubblica Amministrazione, alterare lo stesso ed i dati inseriti ovvero utilizzare in modo improprio o illecito i dati trattati, procurando un danno alla stessa P.A.;
omettere di effettuare, con la dovuta completezza, accuratezza e tempestività, tutte le segnalazioni previste dalle leggi e dalla normativa applicabile nei confronti delle Autorità di Vigilanza cui è soggetta l’attività aziendale, nonché la trasmissione dei dati e documenti previsti dalla normativa e/o specificamente richiesti dalle predette Autorità;
esporre nelle predette comunicazioni e trasmissioni fatti non rispondenti al vero, ovvero occultare fatti rilevanti relativi alle condizioni economiche, patrimoniali o finanziarie della Società;
porre in essere qualsiasi comportamento che sia di ostacolo all’esercizio delle funzioni di vigilanza anche in sede di ispezione da parte delle Autorità di Vigilanza (espressa opposizione, rifiuti pretestuosi, o anche comportamenti ostruzionistici o di mancata collaborazione, quali ritardi nelle comunicazioni o nella messa a disposizione di documenti).

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

I rapporti e gli adempimenti verso la P.A., compresi i rapporti con funzionari pubblici in occasione di visite ispettive, devono essere gestiti esclusivamente da esponenti aziendali che siano stati formalmente autorizzati dalla Società tramite apposita procura o delega assegnata tenendo conto del ruolo e delle responsabilità attribuite. Nel caso in cui i rapporti e gli adempimenti siano gestiti anche da collaboratori e/o consulenti esterni, a questi devono essere attribuiti i poteri di rappresentanza in nome e per conto di Endemol, tramite contratto/lettera d’incarico/mandato e/o apposita delega.
In occasione della trasmissione di domande, istanze, atti, dichiarazioni, rendiconti contratti o altra documentazione richiesta dalla P.A. (ad esempio richieste di permessi e patrocini di rilevante importanza), i Responsabili delle Funzioni aziendali competenti, con il supporto dell’Ufficio Legale, verificano preventivamente la completezza, correttezza e veridicità della documentazione predisposta dal personale (interno o esterno).
La documentazione da inviare alla P.A. deve essere sottoscritta da soggetti muniti di idonei poteri in coerenza con il sistema di procure e deleghe in essere.
Gli accordi relativi a permessi e patrocini definiti dall’Executive Producer, devono essere firmati dal CEO, oppure dall’Head of Production. Gli accordi di rilevante importanza devono essere rivisti dall’Ufficio Legale e, eventualmente, dal consulente esterno, ai fini di un controllo di conformità sugli aspetti contrattuali.
Agli incontri con i funzionari pubblici devono partecipare, se possibile, almeno due esponenti aziendali.
In caso di visita ispettiva presso uno studio di produzione/luogo di ripresa, l’Executive Producer deve immediatamente avvertire il responsabile di riferimento per la tipologia specifica di visita ispettiva. Se possibile, il funzionario deve essere indirizzato alla sede di Endemol oppure un esponente aziendale di sede deve recarsi sul luogo dell’ispezione.
Alle visite ispettive devono presenziare, ove possibile, almeno due esponenti aziendali (in caso di verifiche che durano più giorni, almeno all’incontro iniziale e finale). È preferibile che alle ispezioni presenzino esponenti aziendali dotati di idonei poteri.
I verbali predisposti dal funzionario pubblico a seguito (o nel corso) della visita, devono essere sottoscritti dall’esponente aziendale pertinente in base alla propria competenza.
Nel caso in cui l’ispettore non abbia formalizzato alcun verbale, chi ha partecipato alla visita deve redigere un rapporto interno, anche via e-mail, da trasmettere al proprio referente gerarchico.
I soggetti responsabili della verifica devono riportare all’Organismo di Vigilanza (OdV) comunicazione relativa alla verifica ispettiva.
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire rapporti diretti con la Pubblica Amministrazione in nome o per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i collaboratori più stretti) del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Tutta la documentazione prodotta, inviata e ricevuta nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e/o a seguito di visite ispettive è archiviata a cura della Funzione competente.
Gli accordi stipulati con gli enti locali relativi ai permessi e patrocini sono archiviati a cura dell’Ufficio Legale.

GESTIONE DEI RAPPORTI COMMERCIALI CON LE EMITTENTI TELEVISIVE INCARICATE DI PUBBLICO SERVIZIO (RAI)
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
truffa in danno dello Stato o di altro Ente Pubblico;
frode nelle pubbliche forniture;
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
turbata libertà degli incanti;
turbata libertà del procedimento di scelta del contraente.
i reati di razzismo e xenofobia richiamati dall’art. 25-terdecies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

CEO
Head of Production
Executive Producer competente
General Counsel
Head of Format and International

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive incaricate di pubblico servizio (RAI), devono attenersi ai medesimi principi di comportamento richiamati al precedente paragrafo 3.3 della presente Parte Speciale A.

Nell’ipotesi in cui la Società partecipi a gare tramite portale informatico dell’Appaltante, è inoltre espressamente vietato:

porre in essere condotte collusive con altri concorrenti volte a turbare il regolare svolgimento della gara;
turbare il regolare andamento del procedimento amministrativo di predisposizione del bando al fine di modificare i criteri di scelta del contraente da parte del committente.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo:

Tutti i contatti commerciali devono essere gestiti esclusivamente da esponenti aziendali che siano stati formalmente autorizzati dalla Società tramite apposita procura o delega assegnata tenendo conto del ruolo e delle responsabilità attribuite. Nel caso in cui i rapporti e gli adempimenti siano gestiti anche da collaboratori e/o consulenti esterni, a questi devono essere attribuiti i poteri di rappresentanza in nome e per conto di Endemol, tramite contratto/lettera d’incarico/mandato e/o apposita delega. Inoltre, a tutti gli incontri con i funzionari RAI, devono partecipare almeno due esponenti aziendali.

Più in particolare:

i rapporti iniziali con i funzionari della RAI finalizzati a proporre nuovi programmi devono essere gestiti direttamente dal CEO accompagnato dall’Head of Production;
la successiva fase di definizione di dettaglio dei contenuti del programma deve essere gestita dall’Executive Producer incaricato del programma (l’Executive Producer è nominato dal CEO oppure dall’Head of Production);
durante la fase di negoziazione commerciale possono essere coinvolti l’Head of Production. Gli scambi informativi decisivi per il raggiungimento dell’accordo, che possono avvenire telefonicamente, per posta elettronica ovvero tramite incontri diretti (a cui partecipano almeno due esponenti aziendali), devono essere sempre tracciabili (ad esempio tramite scambi di e-mail in merito alle decisioni prese). Il General Counsel viene coinvolto a presidio di determinate tematiche nel caso se ne manifesti la necessità.
I contratti stipulati con la RAI devono essere preventivamente rivisti dalla Funzione Legal ai fini di un controllo di conformità sugli aspetti contrattuali e successivamente firmati da un soggetto aziendale dotato di adeguata procura. La stipula dei contratti deve essere sempre successiva alla positiva valutazione dei costi e della disponibilità del budget (vincolo di spesa).
La trattativa commerciale, gestita dall’Head of Production, deve basarsi sul budget di programma (dettagliato per voce) predisposto dall’Executive Producer incaricato congiuntamente con l’Head of Production e approvato dal CEO. Il budget è successivamente condiviso e negoziato per singola voce con l’emittente che lo approva.
Il budget di programma (comprensivo di costi e mark-up) condiviso con l’emittente televisiva deve contenere informazioni complete, veritiere e corrette.
La congruità del budget proposto a RAI viene inoltre valutata da una società specializzata (incaricata direttamente dall’emittente televisiva) che predispone un “consuntivo trattativa” condiviso da entrambe le parti e sulla base del quale è definito il corrispettivo contrattuale definitivo.
Se richiesto, al budget è allegata anche una “relazione costi”, predisposta dall’Executive Producer competente e validata dall’Head of Production, che descrive e illustra nel dettaglio le singole voci di costo.
Gli esponenti aziendali coinvolti nella negoziazione devono assicurare piena disponibilità nella condivisione del budget di programma con i funzionari RAI ed eventuali consulenti terzi da questi incaricati per le verifiche.
Nei contratti stipulati con la RAI deve essere prevista un’apposita clausola (predisposta da Endemol o da RAI) che preveda un’espressa dichiarazione da parte di entrambe le parti di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di aver adottato misure adeguate per prevenire comportamenti illeciti.
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire rapporti diretti con la RAI in nome o per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i collaboratori più stretti), del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Al fine del monitoraggio, l’Head of Production riceve settimanalmente i report dalle reti emittenti e dai produttori con le indicazioni strategiche ed operative, supportati dai dati economici relativi alla singola produzione.
Eventuali variazioni, legate ad esempio alla rinegoziazione dei costi di trasporto, e ogni extra-budget, sono gestiti dal produttore in via diretta, il quale si impegna a trovare un’adeguata fonte di finanziamento (spesso gli sponsor)
I contratti stipulati e tutta la documentazione relativa alla negoziazione commerciale sono archiviati a cura della Funzione Legal.
Nell’ipotesi in cui la Società partecipi a gare tramite portale informatico dell’Appaltante, deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo:
la documentazione richiesta deve essere inoltrata tramite caricamento nel portale del committente, ove presente, nel rispetto delle previsioni di cui al bando;
l’accesso al portale del committente, ove presente, deve essere effettuato da soggetti titolari di credenziali d’accesso nominali o da soggetti da questi delegati, nell’apposita area riservata. Gli accessi al portale devono essere profilati in funzione del ruolo ricoperto e delle mansioni svolte, anche nel rispetto del principio di segregazione dei compiti;
devono essere identificate tutte le utenze idonee ad effettuare l’accesso al portale del committente, ove presente, al fine di eseguire una costante attività di monitoraggio e revocare tempestivamente quelle per cui l’accesso non risulti più necessario.

GESTIONE DEI CONTENZIOSI E DEI RAPPORTI CON L’AUTORITÀ GIUDIZIARIA
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
truffa in danno dello Stato o di altro Ente Pubblico;
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
corruzione in atti giudiziari;
traffico di influenze illecite;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
false comunicazioni sociali;
il reato di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria richiamato dall’art. 25-decies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
sottrazione fraudolenta al pagamento delle imposte.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

CEO;
Ufficio Legale;
Studi Legali esterni;
CFO;
General Counsel;
HR Director.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei contenziosi e dei rapporti con l’Autorità Giudiziaria, devono innanzitutto attenersi ai principi di comportamento richiamati al precedente paragrafo 3.3 della presente Parte Speciale A. Essi inoltre devono:

prestare completa, trasparente e immediata collaborazione all’Autorità Giudiziaria, fornendo puntualmente ed esaustivamente la documentazione e le informazioni richieste;
rendere sempre all’Autorità Giudiziaria dichiarazioni veritiere, complete, corrette e rappresentative dei fatti;
esprimere liberamente le proprie rappresentazioni dei fatti o esercitare la facoltà di non rispondere, accordata dalla legge, se indagati o imputati in procedimenti penali;
avvertire tempestivamente il proprio responsabile gerarchico e/o l’Ufficio Legale di ogni minaccia, pressione, offerta o promessa di denaro o altra utilità, ricevuta al fine di alterare le dichiarazioni da utilizzare in procedimenti penali.

È inoltre espressamente vietato:

porre in essere (direttamente o indirettamente) qualsiasi attività che possa favorire o danneggiare una delle parti in causa, nel corso di procedimenti civili, penali o amministrativi;
condizionare o indurre, in qualsiasi forma e con qualsiasi modalità, la volontà dei soggetti chiamati a rispondere all’Autorità Giudiziaria al fine di non rendere dichiarazioni o dichiarare fatti non rispondenti al vero;
accettare denaro o altra utilità, anche attraverso terzi esterni alla Società, se coinvolti in procedimenti civili, penali o amministrativi;
promettere o offrire denaro, omaggi o altra utilità a soggetti coinvolti in procedimenti civili, penali o amministrativi o a persone a questi vicini.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

ogni decisione in merito alle azioni da intraprendere in caso di controversie (incluse, ad esempio, le violazioni relative alla proprietà intellettuale e le vertenze sindacali in corso o notificate, la definizione di qualsiasi transazione, l’avvio e il proseguimento di qualsiasi giudizio presso tribunali di ogni ordine e grado nonché qualsiasi procedimento arbitrale) deve essere autorizzata nel rispetto delle previsioni di cui alle “material decision”.
.
Nei limiti delle decisioni di esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione, tutti i poteri in materia di contenzioso (quali, ad esempio, i poteri di rappresentare la Società in giudizio, di conferire e revocare mandati ad avvocati e a consulenti tecnici, di transigere) sono in capo esclusivamente ad esponenti aziendali formalmente autorizzati tramite procura.
Nell’ambito di un procedimento giudiziario, il procuratore abilitato deve individuare, d’accordo con il General Counsel, il consulente legale esterno secondo modalità predefinite, rilasciandogli successivamente un’apposita procura speciale di attribuzione dei poteri di rappresentanza e di transigere.

Le modalità di individuazione dei consulenti legali sono predefinite. Anche qualora l’individuazione del consulente avvenga su base fiduciaria, il conferimento dell’incarico deve sempre avvenire con lettera di incarico (sottoscritta da esponenti aziendali autorizzati) che contenga l’oggetto dell’incarico e il compenso pattuito.

Nelle lettere d’incarico stipulate con legali e/o consulenti che possano gestire rapporti diretti con l’Autorità Giudiziaria in nome o per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del legale e/o consulente di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i consulenti più stretti) del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il legale e/o consulente in caso di violazione di quanto dichiarato.
La Società richiede agli studi legali a cui si affida la condivisione del Litigation Report, che è inserito nel portale online della Società. L’ufficio Legale, con cadenza trimestrale, aggiorna lo stato dei contenziosi.
Il Litigation Report deve essere trasmesso al General Counsel.
Gli esponenti aziendali devono avvertire tempestivamente il CEO e/o l’Ufficio Legale di ogni atto, citazione a testimoniare e procedimento giudiziario (civile, penale o amministrativo) che li veda coinvolti, sotto qualsiasi profilo, in rapporto all'attività lavorativa prestata o ad essa attinente.

Sono inoltre definiti flussi di reporting in relazione a eventi giudiziari di particolare rilevanza.

Il procuratore abilitato deve informare l'OdV dell'inizio e della conclusione del procedimento, nonché delle altre attività rilevanti, sulla base dei flussi informativi richiesti dall’OdV stesso.
Esclusivamente i legali incaricati possono interfacciarsi con i soggetti coinvolti in procedimenti giudiziari o che sono chiamati a rendere dichiarazioni davanti all’Autorità Giudiziaria.
La documentazione da trasmettere all'Autorità Giudiziaria (mezzi probatori, atti di causa, scritti difensivi, ecc.) è verificata, in termini di correttezza ed accuratezza, dall’Ufficio Legale e sottoscritta da soggetti muniti di poteri in base al sistema di deleghe e procure.
Il General Counsel con il supporto del procuratore abilitato deve informare l'OdV dell'inizio e della conclusione del procedimento, nonché delle altre attività rilevanti, sulla base dei flussi informativi richiesti dall’OdV stesso.
Il General Counsel, in occasione delle chiusure periodiche del bilancio, di concerto con il CFO, valuta i contenziosi per le quali si ritiene opportuno un accantonamento (fermo restando che devono essere giudizi già instaurati) .
Funzione AccountingTutta la documentazione relativa ai contenziosi (quali atti, pareri, memorie, sentenze ed ogni altro elemento che consenta di procedere a verifiche in merito agli esiti giudiziali e stragiudiziali) è archiviata a cura della Funzione Legal e, con riferimento ai contenziosi giuslavoristici, dalla Funzione HR.
Lo stato dei contenziosi ai fini del bilancio è archiviato a cura della Funzione Accounting e comunicato all’OdV e ove richiesto al Revisore legale.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale B

Gestione delle attività amministrative, contabili e societarie

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione delle attività amministrative, contabili e societarie sono le seguenti:

gestione della contabilità e predisposizione del bilancio di esercizio;
gestione degli affari fiscali;
gestione dei rapporti infragruppo;
gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale, i Soci e la Società di Revisione;
gestione degli affari societari (con particolare riferimento agli adempimenti relativi al funzionamento degli organi societari Consiglio di Amministrazione e Assemblea dei Soci);
gestione delle operazioni societarie ordinarie (ad esempio la destinazione di utili o riserve) e straordinarie (ad esempio fusioni, conferimenti, operazioni sul capitale o sulle partecipazioni).

GESTIONE DELLA CONTABILITÀ E PREDISPOSIZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
false comunicazioni sociali;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
dichiarazione infedele;
occultamento o distruzione di documenti contabili.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CFO;
Funzione Accounting;
Head of Financial Planning and Analysis;
Consulente fiscale (consulente fiscale esterno);
Addetti della Funzione Accounting, della Funzione Financial Planning and Analysis e della Funzione TreasuryFunzione Accounting;
Executive Producer;
Revisore legale

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella tenuta della contabilità e/o nella predisposizione del bilancio, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta aziendale e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
rispettare le regole e i principi contenuti nel Codice Civile, nei principi contabili e nelle altre disposizioni normative e regolamentari applicabili;
osservare le regole di corretta, completa e trasparente registrazione contabile, secondo i criteri indicati dalla Legge e dai principi contabili adottati;
garantire la tempestività, l’accuratezza e il rispetto del principio di competenza nell’effettuazione delle registrazioni contabili;
assicurare che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima e coerente con la documentazione di riferimento;
rispettare i criteri di ragionevolezza e prudenza nella valutazione e registrazione delle poste contabili, anche valutative/estimative, tenendo traccia dei parametri di valutazione e dei criteri che hanno guidato la determinazione del valore;
assicurare che ogni operazione infragruppo avvenga secondo criteri di correttezza ed in ossequio ai contratti di servizio in essere;
garantire la completa tracciabilità dell’iter decisionale, autorizzativo e delle attività di controllo svolte nel processo di chiusura contabile e di predisposizione del bilancio;
tenere un comportamento corretto e trasparente in tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio e delle altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci ed ai terzi una informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.

E’ inoltre espressamente vietato:

rappresentare in contabilità – o trasmettere per l’elaborazione e la rappresentazione in bilanci, relazioni e prospetti o altre comunicazioni sociali – dati falsi, lacunosi o, comunque, non rispondenti alla realtà, sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
registrare in contabilità operazioni a valori non corretti rispetto alla documentazione di riferimento, oppure a fronte di transazioni inesistenti in tutto o in parte, o senza un’adeguata documentazione di supporto che ne consenta una corretta rilevazione contabile e successivamente una ricostruzione accurata;
omettere dati ed informazioni previsti dalla normativa vigente o dalle procedure e prassi interne sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
porre in essere attività e/o operazioni volte a creare disponibilità extracontabili (ad esempio mediante utilizzo di fatture per operazioni inesistenti emesse da terzi), ovvero finalizzate alla creazione di “fondi neri” o di “contabilità parallele”;
alterare o distruggere documenti ed informazioni finanziarie e contabili disponibili informato cartaceo e/o elettronico.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Tenuta della contabilità

Le registrazioni contabili devono essere effettuate nel rispetto dei principi contabili adottati, a fronte di adeguata documentazione di supporto, archiviata a cura della Funzione Accounting. In particolare, con riferimento alle poste contabili maggiormente significative per Endemol:
ai fini della registrazione dei costi per beni e servizi, le relative fatture ricevute devono essere preliminarmente verificate dalla Funzione Accounting in termini di correttezza,;
ai fini della registrazione dei costi per prestazioni d’opera, le relative fatture ricevute devono essere preliminarmente verificate dalla Funzione Accounting in termini di correttezza,;
la classificazione dei cespiti da ammortizzare e le relative percentuali di ammortamento devono essere definite dagli addetti della Funzione Accounting;
gli addetti della Funzione Accounting devono verificare la completezza e tempestività delle registrazioni contabili relative a tutte le fatture attive, assicurando il rispetto del principio di competenza economica;
La Funzione Accounting, all’atto dell’emissione della fattura alle controllate per i servizi infragruppo resi e all’atto del ricevimento delle fatture dalla controllante per i servizi infragruppo ricevuti, verifica la corrispondenza degli importi rispetto a quanto previsto contrattualmente (tutti i servizi infragruppo devono essere resi in virtù di appositi contratti di servizi firmati da procuratori abilitati);
le fatture attive e passive sono sistematicamente archiviate dalla Funzione Accounting;
tutti i rapporti intercompany devono essere regolati attraverso politiche di transfer price.

Chiusure contabili e predisposizione del bilancio annuale

L’approvazione del bilancio e qualsiasi modifica nella data di chiusura dell’esercizio, la politica di distribuzione dei dividendi, qualsiasi modifica o conferma della Società di Revisione ed ogni cambiamento nei principi contabili e nei regimi fiscali devono essere approvati nel rispetto dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decisions”).
Esiste un sistema di segregation of duties, in particolare:
le scritture di rettifica e le scritture relative a poste estimative/valutative possono essere effettuate esclusivamente su indicazione dalla Funzione Accounting;
gli accantonamenti ai fondi devono essere effettuati esclusivamente su indicazione da Funzione Accounting, con l’eventuale supporto delle Funzioni di volta in volta competenti.
Funzione Accountingverifica, , con il supporto del consulente fiscaleConsulente fiscale, le voci da riprendere o meno a tassazione ai fini del calcolo delle imposte dell’esercizio e dei fondi imposte.
Funzione Accountingverifica, congiuntamente con il CFO, il valore delle immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie iscritte a bilancio nonché l’eventuale necessità di effettuare svalutazioni.
La Funzione Accounting verifica, congiuntamente alla Funzione Financial Planning and Analysis, la corretta competenza di costi e ricavi ed effettua gli eventuali stanziamenti.
In occasione di ogni chiusura contabile annuale, , con il supporto dell’Head of Accounting l’Head of Financial Planning and Analysis verifica con gli Executive Producer competenti l’avanzamento del budget dei costi e i programmi consegnati ai clienti per assicurare che i costi e i ricavi siano contabilizzati per competenza.
Coerentemente con il calendario di Reporting di Gruppo, il Head of Financial Planning and Analysis effettua un’analisi degli scostamenti delle voci di bilancio tra consuntivo dell’anno in corso, consuntivo dell’anno precedente, budget e ultimo forecast e indagando e giustificando eventuali discordanze significative..
La bozza del progetto di bilancio e la nota integrativa devono essere predisposte da Funzione Accounting e riviste dal CFO, dal Consulente fiscalee dalla Società di Revisione.
La bozza del progetto di bilancio e la nota integrativa e la nota integrativa devono essere sottoposte al Collegio Sindacale per verifica e al Consiglio di Amministrazione per approvazione.
Il bilancio civilistico deve essere approvato dall’Assemblea dei Soci previo rilascio della relazione della Società di Revisione e del Collegio Sindacale.
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire attività amministrativo-contabili per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i consulenti più stretti) del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Tutta la documentazione di supporto relativa a scritture contabili di chiusura, poste estimative/ valutative e a operazioni, calcoli, quadrature e verifiche effettuate è archiviata a cura della Funzione Accounting.

GESTIONE DEGLI AFFARI FISCALI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
false comunicazioni sociali;
i delitti di criminalità organizzata richiamati dall’art. 24-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
associazione per delinquere;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
dichiarazione infedele;
occultamento o distruzione di documenti contabili;
indebita compensazione.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO
CFO
Funzione Accounting;
Funzione Accounting;
Consulente fiscale;
Revisore legale;
Addetti della Funzione Accounting.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione degli affari fiscali, devono rispettare i principi di comportamento definiti nell’ambito della tenuta della contabilità e predisposizione del bilancio di esercizio (si rimanda al paragrafo 3.3 della presente Parte Speciale).

Inoltre, essi devono:

assicurare lo svolgimento di un processo periodico di monitoraggio finalizzato a intercettare l’eventuale insorgere di novità in materia tributaria che possano avere un impatto sulla Società;
garantire il monitoraggio delle scadenze fiscali previste dalla legge;
provvedere tempestivamente, secondo i termini di legge, all’effettuazione delle dichiarazioni e pagamenti di natura fiscale alle Autorità competenti;
indicare, nelle dichiarazioni relative all’imposte sul reddito o sul valore aggiunto, elementi attivi e passivi in modo veritiero e trasparente al fine di consentire alle Autorità competenti la corretta ricostruzione dei redditi o del volume di affari della Società;
versare le somme dovute a titolo d’imposta, utilizzando in compensazione esclusivamente i crediti spettanti ed esistenti;
garantire la tracciabilità del processo relativo alla trasmissione delle dichiarazioni fiscali alle Autorità competenti, da effettuarsi nel rispetto delle norme di legge e regolamenti, in virtù degli obiettivi di trasparenza e corretta informazione.

È fatto esplicito divieto di:

al fine di evadere le imposte, indicare nelle relative dichiarazioni elementi attivi per un ammontare inferiore a quello effettivo o elementi passivi fittizi o inesistenti o crediti e ritenute fittizi;
avvalersi di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti e registrarli nelle scritture contabili obbligatorie, indicando tali elementi passivi fittizi in una delle dichiarazioni fiscali;
predisporre e inviare dichiarazioni fiscali alle Autorità competenti, contenenti dati falsi, artefatti, incompleti o comunque non rispondenti al vero;
omettere dichiarazioni / comunicazioni di natura fiscale, dovute per legge, al fine di evadere le imposte;
fruire di regimi fiscali speciali ovvero di esenzioni e detrazioni nella consapevolezza dell'assenza dei presupposti normativi (soggettivi e oggettivi), attraverso l'alterazione dei documenti contabili o la dissimulazione delle sottostanti condizioni fattuali;
indicare nella documentazione, presentata ai fini della procedura di transazione fiscale, elementi attivi per un ammontare inferiore a quello effettivo od elementi passivi fittizi, al fine di ottenere per sé o per altri un pagamento parziale dei tributi e relativi accessori;
occultare o distruggere in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Imposte sui redditi (IRES) e IRAP

Sulla base dei dati di bilancio forniti da Funzione Accounting a seguito della chiusura contabile, il consulente fiscale effettua una specifica verifica dei conti contabili che possono avere un impatto a livello fiscale e procede al calcolo delle imposte da imputare a bilancio.
La Società di Revisione verifica la correttezza del calcolo delle imposte da imputare a bilancio.
In sede di predisposizione dell’F24 per il pagamento del saldo delle imposte e successivamente prima della predisposizione delle dichiarazioni (IRES e IRAP) da inviare, il consulente fiscale procede all’aggiornamento del calcolo delle imposte effettuato in sede di chiusura del bilancio, sulla base dei dati precedentemente verificati. Tutti i Modelli dichiarativi (Modelli Unico e Irap, IVA, 770) sono sottoscritti dal Legale Rappresentante della Società.
Il consulente fiscale esterno trasmette i Modelli dichiarativi, entro i termini di legge e mediante apposita piattaforma telematica, all’Agenzia delle Entrate.
L’eventuale contenzioso fiscale viene coordinato dal Consulente fiscale, congiuntamente al CFO a Funzione Accounting e al General Caounsel.

Imposte sul valore aggiunto (IVA)

La gestione e il controllo delle IVA è effettuato dalla Funzione Accounting, congiuntamente al consulente fiscale.
Funzione Accounting predispone i dati per la Dichiarazione IVA annuale e li invia al consulente fiscale che predispone il documento.
Lo studio fiscale trasmette entro i termini di legge la Dichiarazione IVA, mediante apposita piattaforma telematica, all’Agenzia delle Entrate.
Lo studio fiscale, inoltre, comunica alla Società gli importi e le scadenze per i relativi pagamenti.
Il Consulente fiscale verifica il calcolo dell’IVA in sede di dichiarazione annuale.

Dichiarazione sostituto d’imposta

Il consulente del lavoro predispone e trasmette entro i termini di legge la Dichiarazione 770.
Le piattaforme telematiche strumentali all'invio della documentazione fiscale garantiscono la tracciabilità delle operazioni effettuate.

Tax Credit produzioni audiovisive e contrbuti regionali

La pratica di richiesta del Tax Credit produzioni audiovisive viene predisposta dal Business Affairs e inviata con la PEC della Società dalla Funzione Accounting al Ministero dei Beni Culturali.
Alla conferma dell’approvazione del credito d’imposta il valore viene contabilizzato ai fini del successivo utilizzo in F24.
I rendiconti dei costi sostenuti per la produzione redatti dalla Funzione Accounting e la dovuta documentazione proveniente dal Revisore legale viene inviata a un consulente per il caricamento della documentazione su apposita piattaforma telematica della PA.
Con specifico riferimento ai contributi regionali per le spese di produzione sostenute nelle specifiche regioni, il consulente gestisce la pratica, dalla richiesta di contributi al deposito della documentazione, con il supporto della Funzione Accounting, la quale fornisce tutta la documentazione e i giustificativi richiesti.
Tutte le comunicazioni tra il Consulente fiscale e la Società che portino a una decisione e/o a una modifica delle decisioni prese in materia fiscale e/o a una scrittura in contabilità (e.g.: invio calcolo imposte) devono essere effettuate in modo tale da garantirne la tracciabilità e ripercorribilità.
Il consulente fiscale esterno, mediante il costante aggiornamento di appositi file di lavoro, deve garantire la tracciabilità dei calcoli effettuati relativamente alla determinazione delle imposte sui redditi, nonché delle operazioni inserite all’interno delle Dichiarazioni IVA.
A seguito della trasmissione dei Modelli dichiarativi (Modelli Unico e Irap, IVA, 770), i consulenti esterni, per quanto di competenza, devono inviare alla Funzione Accounting una copia degli stessi in versione definitiva e la ricevuta di avvenuta ricezione.
La documentazione afferente alle attività in oggetto relative alla gestione degli adempimenti fiscali deve essere archiviata e conservata in formato cartaceo e/o elettronico, presso la Funzione Accounting e lo studio del Consulente fiscale.

GESTIONE DEI RAPPORTI INFRAGRUPPO
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
false comunicazioni sociali;
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione fra privati.
i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies del D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
sottrazione fraudolenta al pagamento delle imposte.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CFO;
Funzione Accounting;
Head of Financial Planning and Analysis;
General Counsel;
Business Affairs;
Treasury Manager
Consulente fiscale;
Addetti della Funzione Accounting.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei rapporti infragruppo, devono rispettare i principi di comportamento definiti nell’ambito della tenuta della contabilità e predisposizione del bilancio di esercizio (si rimanda al paragrafo 3.3 della presente Parte Speciale).

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

I rapporti infragruppo devono sempre essere regolati formalmente attraverso contratti o altra documentazione comparabile. Tali contratti devono disciplinare chiaramente ruoli e responsabilità delle controparti coinvolte;
Tutti i contratti infragruppo devono essere predisposti nel rispetto di quanto previsto dalla Transfer Price Policy con particolare riferimento alla tipologia di rapporto infragruppo e al valore dello stesso.
I rapporti di finanziamento intercompany sono regolati da appositi contratti di finanziamento, autorizzati dai soggetti dotati di idonea procura, coerentemente con il sistema di deleghe e procure in essere. Tali contratti definiscono gli elementi caratterizzanti la struttura del finanziamento (tasso d’interesse, valuta, modalità di rimborso, scadenza), nonché tutte le altre condizioni contrattuali.
Tutti i contratti infragruppo sono gestiti di concerto dalle Direzioni Finance e Legal.
La Funzione Accounting, all’emissione della fattura alle società del Gruppo per i servizi resi, verifica la corrispondenza a quanto previsto dai contratti annuali o ad hoc.
Oltre a quanto sopra riportato, gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei rapporti infragruppo, devono garantire i presidi specifici di controllo definiti nell’ambito della tenuta della contabilità e predisposizione del bilancio di esercizio.
Treasury Manager

GESTIONE DEI RAPPORTI CON IL COLLEGIO SINDACALE, I SOCI E LA SOCIETÀ DI REVISIONE
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
impedito controllo;
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CFO;
Funzione Accounting.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di rapporti con il Collegio Sindacale, i Soci e la Società di Revisione, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
mantenere, nei confronti dell’attività di controllo attribuita agli organi sociali e ai soci, un comportamento corretto, trasparente e collaborativo tale da permettere agli stessi l’espletamento della loro attività istituzionale;
fornire ai sindaci libero e tempestivo accesso ai dati ed alle informazioni richieste;
fornire ai sindaci informazioni accurate, complete, fedeli e veritiere.
assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi sociali, garantendo ed agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale.

È inoltre espressamente vietato:

porre in essere comportamenti che ostacolino lo svolgimento delle attività di controllo da parte del Collegio Sindacale, dei Soci e della Società di Revisione, mediante l’occultamento di documenti ed informazioni richiesti, ovvero fornendo documenti ed informazioni incompleti, non chiari o fuorvianti.
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni, pagamenti o benefici materiali alla controparte o a persone a questi vicine, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

I rapporti con il Collegio Sindacale sono intrattenuti esclusivamente dal CFO e dalla Funzione Accounting (oltre che da tutti i Consiglieri in sede di Consiglio di Amministrazione), che condividono formalmente con i sindaci anche i risultati delle loro verifiche.
Tutta la documentazione consegnata ai sindaci e ai revisori deve essere preliminarmente verificata, in termini di completezza e correttezza, dalla Funzione Accounting.
Le comunicazioni rilevanti nei confronti dei sindaci e dei revisori devono avvenire in via formale (tramite e-mail) ed essere tracciabili. È necessario tenere traccia della documentazione consegnata (ad esempio, inviandola via e-mail e/o richiedendo una conferma via e-mail dell’avvenuta ricezione).
Tutte le verifiche svolte dai sindaci sono formalizzate nel verbale del Collegio Sindacale e le evidenze ufficiali sono condivisi con il CFO e con Funzione Accounting.
Agli incontri di closing con la Società di Revisione devono partecipare, se possibile, almeno due esponenti aziendali espressamente autorizzati.

GESTIONE DEGLI AFFARI SOCIETARI
I reati potenzialmente rilevanti

I reati che la Società ritiene potenzialmente applicabili nell’ambito della conduzione delle attività in oggetto sono:

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001 (si rimanda all’Allegato 1 del Modello per una descrizione di dettaglio di ciascuna fattispecie di reato richiamata), in particolare:
indebita restituzione dei conferimenti;
illegale ripartizione degli utili e delle riserve;
formazione fittizia del capitale;
illecita influenza sull’assemblea.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e a eventuali soggetti esterni incaricati in virtù di specifico contratto, in particolare, a

Presidente del CdA;
CEO;
CFO;
HR Director;
General Counsel.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di affari societari, nonché eventuali soggetti esterni incaricati in virtù di specifico contratto devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
assicurare la libera e corretta formazione della volontà assembleare.

È inoltre espressamente vietato:

determinare o influenzare l’assunzione delle deliberazioni dell’assemblea, ponendo in essere atti simulati o fraudolenti finalizzati ad alterare il regolare procedimento di formazione della volontà assembleare.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

L’Assemblea dei Soci ed il Consiglio di Amministrazione devono essere convocati, con le modalità e entro i termini di legge e della normativa in materia, dal Presidente della Società, tramite la Segretaria (eventualmente costituita da soggetti esterni incaricati in virtù di specifico contratto).
L’ordine del giorno e la relativa documentazione da presentare in Consiglio di Amministrazione e in Assemblea sono definiti di comune accordo dal Presidente del CdA, dal CEO, dal CFO o dall’ HR Director e dal General Counsel con il supporto del consulente fiscale.
In ogni caso, le attività di segreteria societaria devono garantire la preparazione di lavori per il Consiglio di Amministrazione e per l’Assemblea in tempi utili per poter disporre di tutti i documenti e le informazioni necessarie per la preventiva analisi da parte dei singoli componenti e la successiva discussione in sede collegiale.
I membri del Consiglio di Amministrazione devono comunicare tempestivamente al Consiglio stesso ogni interesse che i medesimi, per conto proprio o di terzi, abbiano in una determinata operazione della società, precisandone la natura, i termini, l’origine e la portata.
Il consigliere delegato che sia portatore di un interesse in una determinata operazione della società deve astenersi dalla stessa, rimettendola alle determinazioni dell’intero Consiglio.
In entrambi i casi sopra richiamati, la deliberazione del Consiglio di Amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza dell’operazione.
Le decisioni prese durante il Consiglio di Amministrazione e in Assemblea sono verbalizzate dal Legal Corporate Consultant, che agisce usualmente in qualità di segretario, escluse le assemblee straordinarie verbalizzate dal notaio rogante.
L’attribuzione, modifica e/o revoca di deleghe o procure (ivi incluse le procure ad hoc) deve essere sempre approvata dal Consiglio di Amministrazione;
Le procure sono formalizzate e formalmente attribuite con il supporto di un notaio;
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire affari societari per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (per i consulenti più stretti) del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Tutta la documentazione prodotta a supporto delle decisioni prese in Consiglio di Amministrazione ed in Assemblea è archiviata e conservata ai sensi di legge presso il Legal Corporate Consultant.

GESTIONE DELLE OPERAZIONI SOCIETARIE ORDINARIE E STRAORDINARIE
I reati potenzialmente rilevanti

I reati che la Società ritiene potenzialmente applicabili nell’ambito della conduzione delle attività in oggetto sono:

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001 (si rimanda all’Allegato 1 del Modello per una descrizione di dettaglio di ciascuna fattispecie di reato richiamata), in particolare:
false comunicazioni sociali;
operazioni in pregiudizio dei creditori;
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati.
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
sottrazione fraudolenta al pagamento delle imposte.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

Consiglio di Amministrazione;
CEO;
CFO;
Funzione Accounting;
General Counsel;
Funzioni competenti della Società;
Consulente fiscale;
Chief Strategy and M&A Officer.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di operazioni societarie, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
verificare preventivamente le informazioni disponibili sulle società che costituiscono la controparte contrattuale nell’operazione straordinaria al fine di instaurare rapporti unicamente con soggetti di cui sia certa l’identità (anche di eventuali soggetti per conto dei quali agiscono), i quali devono comprovare con documentazione la sussistenza di idonei poteri di rappresentanza della controparte contrattuale e il loro impegno esclusivamente in attività lecite;
assicurare che ogni tipo di operazione societario ordinaria o straordinaria sia condotta dalla Società nel pieno rispetto delle norme di legge o dei regolamenti applicabili;
tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo in tutte le attività finalizzate alla predisposizione di prospetti ed altre comunicazioni sociali finalizzati ad una operazione societaria, al fine di fornire ai soci ed ai terzi un’informativa veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società e dell’operazione stessa;
osservare rigorosamente tutte le norme poste dalla legge a tutela dell’integrità ed effettività del capitale sociale, al fine di non ledere le garanzie dei creditori e dei terzi in genere;
dare notizia, da parte di ogni amministratore, agli altri amministratori e al collegio sindacale di situazioni di conflitto d’interessi relative a una determinata operazione, precisandone la natura, i termini, l'origine e la portata ed astenersi dal partecipare alla relativa deliberazione.

È inoltre espressamente vietato:

restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall’obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di legittima riduzione del capitale sociale previsti dalla legge;
ripartire utili o acconti su utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva;
ripartire riserve nei casi in cui ciò non sia consentito dalla legge;
acquistare o sottoscrivere azioni della Società e/o delle sue controllate fuori dai casi previsti dalla legge, con lesione all’integrità del capitale sociale;
effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni, in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori, provocando ad essi un danno;
aumentare fittiziamente il capitale sociale, attribuendo azioni per un valore inferiore al loro valore nominale in sede di aumento del capitale sociale;
effettuare operazioni straordinarie in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori;
instaurare rapporti o porre in essere operazioni straordinarie con società target qualora vi sia il fondato sospetto che ciò possa esporre la Società al rischio di commissione (anche in concorso) di associazione a delinquere, ricettazione, riciclaggio, o impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio;
realizzare artificiosamente operazioni straordinarie, anche tramite l’utilizzo di documentazione falsa o di altri mezzi fraudolenti, con l'effetto di indicare in una delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi o sul valore aggiunto elementi passivi o crediti fittizi ovvero elementi attivi per un ammontare inferiore a quello effettivo;
compiere un’alienazione simulata di asset aziendali, al fine di sottrarsi al pagamento delle imposte, con l'ulteriore effetto di rendere, in tutto o in parte, inefficace la procedura di riscossione coattiva.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Le decisioni in merito a: (i) l’interruzione di alcune attività rilevanti o di rami d’attività, o l’avvio di business unit, (ii) qualsiasi operazione di fusione, scissione, conferimento in natura o altre operazioni di aggregazione societaria o di ristrutturazione, (iii) qualsiasi acquisto, sottoscrizione o cessione o altro atto di disposizione a qualsiasi titolo riguardante azioni, partecipazioni, rami d’azienda o area di business (incluse attività e/o azioni) e (iv) formazione, cessazione o modifica di qualsiasi joint-venture, consorzi o altre forme cooperative o associative sia all’interno del gruppo che con terze parti, devono essere approvate nel rispetto dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decisions”).
La distribuzione degli utili deve essere deliberata dal Consiglio di Amministrazione.
Tutte le operazioni straordinarie devono essere gestite in stretto coordinamento tra le strutture della Holding Italia e del Gruppo.
Preventivamente ad ogni operazione straordinaria deve essere anche effettuata una valutazione dal Chief Strategy and M&A Officer al fine di decidere se effettuare una due diligence (e.g. amministrativa, contabile - fiscale, legale, giuslavoristica, finanziaria, di carattere etico, etc.).
Le presentazioni relative all’operazione straordinaria vengono effettuate dal Chief Strategy and M&A Officer e i prospetti economico-patrimoniali devono essere ricostruiti dal Chief Strategy and M&A Officer, con il supporto del consulente incaricato dell’attività di due diligence.
In caso di operazioni che riducono il capitale sociale o fuoriuscita di asset/business dalla sfera societaria, viene attivato il consulente fiscale che effettuerà le necessarie verifiche.
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano supportare Endemol nella gestione di operazioni societarie deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (per i consulenti più stretti), del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Tutta la documentazione relativa alle operazioni straordinarie (tra cui, la presentazione dell’operazione, i risultati della due diligence, i prospetti relativi alle situazioni economico-patrimoniali) deve essere archiviata a cura della Funzione aziendale competente.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale C

Gestione delle attività inerenti la produzione dei programmi televisivi

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione delle attività inerenti la produzione dei programmi televisivi sono le seguenti:

gestione delle attività di casting: attività connesse alla selezione e scritturazione di presentatori, ospiti e concorrenti;
gestione delle licenze, dei diritti d’autore e dei marchi. Le attività possono riguardare:
l’acquisizione delle licenze/diritti di produzione e di trasmissione di programmi da terzi o dalla Capogruppo;
il deposito dei diritti relativamente a programmi ideati da Endemol;
la vendita delle licenze/diritti di trasmissione dei programmi alle emittenti televisive;
la concessione di licenze (a fronte di loyalties) a licenziatari ai fini di attività di merchandising;
il calcolo dei diritti d’autore da corrispondere alla SIAE su musiche utilizzate durante la produzione dei programmi (il pagamento di questi diritti e i rapporti con la SIAE sono a cura delle emittenti televisive);
i marchi, i titoli e i loghi utilizzati nell’ambito dei programmi prodotti internamente o acquisiti da terzi;
gestione del product placement: attività di pianificazione e di posizionamento di prodotti o marchi di terzi nei programmi televisivi a fronte di un corrispettivo monetario ovvero dietro fornitura gratuita di determinati beni e servizi. Gli accordi di product placement sono stipulati di norma direttamente dall’emittente televisiva. Endemol può essere coinvolta nell’identificazione dei possibili prodotti da utilizzare e nel loro posizionamento all’interno del programma, partecipando anche ad una “revenue share” corrisposta dall’emittente televisiva e il cui valore è definito nel contratto commerciale stipulati con l’emittente stessa;
gestione di informazioni a potenziale carattere privilegiato, con particolare riferimento alle notizie e alle informazioni diffuse da presentatori, ospiti o altri soggetti durante la trasmissione di programmi televisivi (ad esempio programmi d’inchiesta trasmessi anche in diretta). Si ricorda che con il termine “informazione privilegiata” si intende un’informazione di carattere preciso, che non è stata resa pubblica, concernente, direttamente o indirettamente, uno o più emittenti strumenti finanziari o uno o più strumenti finanziari, che, se resa pubblica, potrebbe influire in modo sensibile sui prezzi di tali strumenti finanziari.

GESTIONE DELLE ATTIVITÀ DI CASTING
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati.
il reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare richiamato dall’art. 25-duodecies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

Talent Manager & Casting;
Ufficio Casting;
Head of Production;
CEO;
Autori;
Redattori.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione delle attività di casting, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
scritturare presentatori, ospiti e concorrenti esclusivamente sulla base delle valutazioni di idoneità artistica, attitudinale ed etica; l’attività deve essere ispirata a criteri di trasparenza nella valutazione dei requisiti di competenza e professionalità, di capacità e potenzialità individuale;
verificare le informazioni fornite da parte dei partecipanti al casting al fine di instaurare rapporti unicamente con soggetti che godano di buona reputazione e la cui cultura etica sia comparabile a quella della Società;
garantire l’esistenza della documentazione attestante il corretto svolgimento delle procedure di casting;
assicurare che la definizione delle condizioni economiche e dei rimborsi spese sia coerente con il ruolo richiesto;
assicurare che qualsiasi rapporto di collaborazione sia supportato da contratto o lettera d’incarico con l’indicazione del corrispettivo e l’autorizzazione di soggetto delegato;
verificare che siano assicurate, all’interno delle produzioni, condizioni di lavoro rispettose della dignità personale, delle pari opportunità e un ambiente di lavoro adeguato;
scritturare presentatori, ospiti e concorrenti nel pieno rispetto delle normative vigenti;
scritturare eventuali minori nel pieno rispetto delle leggi vigenti.

È inoltre espressamente vietato:

scritturare soggetti vicini o suggeriti da un funzionario pubblico o da una controparte terza privata, o corrispondere loro un compenso o rimborso spese superiore a quello dovuto o di mercato, al fine di ottenere un trattamento di favore per la Società o creare disponibilità da utilizzarsi a fini corruttivi.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

L’Ufficio Casting deve selezionare presentatori, ospiti e concorrenti in base alle indicazioni e alle direttive definite dall’Emittente, dall’Executive Producer e dagli autori di ciascun programma (con specifico rifreimento ai programmi RAI, i presentatori sono scritturati dall’Emittente televisiva).
Ad ogni casting devono partecipare congiuntamente almeno due referenti di Endemol, fatta eccezione esclusivamente per gli incontri con personaggi già affermati nel mondo dello spettacolo (i.e. VIP).
Per l’attività di selezione dei presentatori (nel caso non siano già stati scritturati dall’emittente televisiva) e dei concorrenti/ospiti VIP: l’Ufficio Casting deve effettuare una prima selezione che deve essere condivisa con l’autore del programma, la redazione e l’emittente televisiva. Le trattative con i talent devono essere gestite dal Talent Manager/Ufficio Casting, insieme con l’autore del programma e/o la redazione di produzione. La decisione è sempre condivisa con l’emittente.
Il contratto con i presentatori/concorrenti/ospiti VIP deve essere stipulato sulla base delle procure in essere. Il relativo compenso è definito sulla base del budget di programma (approvato dall’Head of Production) e tenendo conto di precedenti contratti simili.
La stipula del contratto è sempre successiva alla positiva valutazione dei costi e della disponibilità di budget.
La selezione dei concorrenti/ospiti non VIP è gestita dall’area Produzione, con la supervisione dell’Ufficio Casting.
Per l’attività di selezione dei concorrenti non VIP: la Redazione di Produzione deve effettuare una prima selezione condivisa con l’autore del Programma. La prima selezione può avvenire anche attraverso una “chiamata pubblica” (ad esempio tramite informativa sul canale che trasmetterà il programma, invito a partecipare sul sito web della Società o della Rete emittente, etc).
A seguito della chiamata o della prima selezione, il casting è quindi gestito congiuntamente dagli autori e dall’Emittente televisiva, con il supporto dell’Ufficio Casting. La decisione finale deve essere presa dagli autori congiuntamente all’emittente televisiva, con il supporto di Ufficio Casting e condivisa con l’Emittente televisiva.
Nell’eventualità in cui la Società si avvalesse di Agenzie di Casting, le stesse devono essere selezionate in base a valutazioni di professionalità, serietà e affidabilità.
I requisiti per la partecipazione al casting e i criteri di selezione devono essere formalizzati in appositi documenti di cui deve essere tenuta traccia a cura dell’Ufficio Casting o dell’Area Produzione.
I rapporti intrattenuti con i soggetti selezionati, che siano retribuiti, devono essere formalizzati attraversi contratti, firmati sulla base delle procure in essere.
In caso di casting di minori, devono essere presenti entrambi i genitori o deve essere verificata la presenza di una delega scritta dell’altro genitore. Entrambi i genitori devono firmare una liberatoria.
Tutto il materiale trasmesso deve essere precedentemente visualizzato dal Responsabile del Programma e dal Content Director e, successivamente, dall’emittente televisiva.
Nel caso dei programmi prodotti per la RAI, ai concorrenti deve essere richiesto di firmare un documento in cui dichiarano di non aver rapporti di parentela con funzionari dell’emittente televisiva.
Devono essere inserite all'interno di tutti i contratti con presentatori e concorrenti specifiche clausole che impegnino la controparte a rispettare il D.Lgs. 231/2001 e il Codice di Condotta adottato da Endemol e definiscano l’accertata violazione quale presupposto di risoluzione del rapporto.
A tutti i concorrenti, presentatori o partecipanti in qualsiasi modo alla realizzazione del format, provenienti da paesi terzi, deve essere richiesta al momento della formalizzazione del rapporto di lavoro, evidenza di valido permesso di soggiorno.
Periodicamente deve essere verificato il mantenimento dei requisiti da parte dei soggetti selezionati ai casting ed in particolare per i permessi di soggiorno in scadenza deve essere richiesta evidenza del corretto rinnovo.
La documentazione relativa ai candidati visionati (in particolare vengono conservati i dati anagrafici, le liberatorie firmate e, se forniti, i c.v.) deve essere conservata a cura della Direzione di Produzione.

GESTIONE DELLE LICENZE, DEI DIRITTI D’AUTORE E DEI MARCHI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento richiamati dall’art. 25-bis D.Lgs. 231/2001 e, in particolare:
contraffazione o alterazione di marchi, segni distintivi di opere dell'ingegno o brevetti;
uso di marchi, segni distintivi di opere dell’ingegno o brevetti;
introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi;
i delitti contro l’industria e il commercio richiamati dall’art. 25-bis.1 D.Lgs. 231/2001 e, in particolare:
vendita di prodotti industriali con segni mendaci;
fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà industriale;
i reati di violazione del diritto d’autore richiamati all’art. 25-novies D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione infedele.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO;
CFO;
Chief Creative Officer;
Chief Production Officer;
Executive Producer;
Commercial Strategy Director;
Business Affairs;
General Counsel;
Studi legali.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di licenze, diritti d’autore e marchi, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
assicurarsi, in particolare, che non siano violati diritti di titolarità altrui e norme sulla protezione di diritti su programmi/prodotti televisivi, cinematografici, audiovisivi e multimediali; di marchi; di nomi; di segni distintivi; di opere dell’ingegno e di proprietà intellettuale;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
assicurarsi che diritti intellettuali, marchi, nomi, segni distintivi e opere dell’ingegno protette dalla legge non siano in alcun modo utilizzati:
impropriamente, per scopi non leciti e a detrimento degli interessi altrui tutelati a norma di legge;
con l’intento di confondere il pubblico o per confondere i propri prodotti con quelli di altre aziende;
utilizzare esclusivamente opere, ideazioni o elaborazioni creative (quali, a titolo esemplificativo: testi, illustrazioni, disegni, musiche, prodotti televisivi, cinematografici, audiovisivi e multimediali ecc.) di cui la Società abbia esclusiva proprietà o di cui si sia regolarmente acquisito il diritto d’uso o per le quali operino scriminanti di legge quali, ad esempio, il diritto di critica, di cronaca o di satira.

È inoltre espressamente vietato:

esimersi dall’eseguire le necessarie ricerche di anteriorità in occasione della messa in produzione/trasmissione commerciale di programmi;
porre in essere qualsiasi atto dispositivo e/o di utilizzazione, in qualsiasi forma o modalità, di opere artistiche o opere dell’ingegno di cui la Società non detenga esclusiva proprietà e/o legittimo titolo all’uso;
utilizzare, trasmettere o diffondere, in qualsiasi forma o modalità, produzioni audiovisive, opere musicali, spettacoli o filmati coperti da diritto d’autore nel caso in cui la Società non detenga legittimo titolo all’uso o senza aver adempiuto a quanto previsto dalla legge (ad esempio comunicazione alla SIAE e pagamento dei relativi diritti);
duplicare senza averne titolarità o diritto, ovvero trasmettere a soggetti terzi contenuti che potrebbero essere protetti dal diritto d’autore;
effettuare download illegali di contenuti multimediali ed opere che potrebbero essere coperti da diritto d’autore da utilizzare nell’ambito della produzione dei programmi.
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni, pagamenti o benefici materiali alla controparte o a persone a questi vicine, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

La licenza di diritti intellettuali con termini e condizioni che risultino al di fuori della gestione ordinaria del business, l’acquisizione e la vendita di: (i) licenze di diritti intellettuali, (ii) diritti d’opzione su format o su altri diritti di proprietà intellettuale, (iii) programmi televisivi, (iv) diritti o prodotti televisivi, cinematografici, audiovisivi e multimediali, devono essere approvate nel rispetto del sistema dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decision”).L’attività di vendita alle emittenti televisive dei diritti sui programmi, facendo parte della negoziazione commerciale, deve essere gestita nel rispetto dei presidi di controllo richiamati nel presente Modello nella Parte Speciale A “Gestione delle relazioni con la Pubblica Amministrazione”, paragrafo 4 “Gestione dei rapporti commerciali con emittenti televisive incaricate di pubblico servizio (RAI)” e nella Parte Speciale L “Gestione dei rapporti con la clientela privata”, paragrafo 1 “Gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive private”.
il Business Affairs Italia deve accertarsi che nei contratti di licenza cessione di diritti sia prevista un’apposita clausola in cui il creatore del programma garantisca espressamente che i contenuti dello stesso siano originali e non violino diritti di terzi (, manlevando nel contempo la Società da eventuali responsabilità.
Qualora si ritenga che i programmi creati dalla Società debbano essere registrati alla SIAE, deve essere effettuata una verifica preventiva di originalità.
Il Business Affairs Italia deve verificare periodicamente che per tutti i programmi prodotti/in corso di produzione sia presente e in corso di validità il contratto di acquisto dei relativi diritti (per i programmi comprati da terzi) e/o, ove necessaria o ritenuta opportuna, la registrazione presso la SIAE (per i programmi prodotti internamente). Il Business Affairs Italia deve tenere traccia di tali verifiche in un apposito file in cui siano elencati tutti i programmi prodotti/in corso di produzione, con l’indicazione, per ogni programma, del contratto di acquisto di riferimento (per i programmi acquistati da terzi) o del numero di registrazione alla SIAE (per i programmi ideati internamente).
Il calcolo dei diritti da corrispondere alla SIAE su musiche utilizzate nei programmi è effettuato direttamente dalla SIAE sulla base della “dichiarazione delle opere dell’ingegno” predisposta da un consulente specializzato.
L’Executive Producer competente verifica la correttezza e completezza della “dichiarazione delle opere dell’ingegno” predisposta dal consulente esterno e la firma per approvazione prima dell’invio all’emittente televisiva per il relativo pagamento.
Il contratto con il consulente esterno prevede che, in caso di errore nei calcoli, la Società possa rivalersi nei suoi confronti.
I contratti di licensing sono stipulati previa verifica che il format owner del programma abbia approvato le attività di merchandising (o che le stesse siano previste a contratto).
Preliminarmente alla registrazione di un marchio presso l’Ufficio Marchi e Brevetti o all’utilizzo di un nome commerciale, uno studio di consulenza specializzato su tematiche relative alla proprietà industriale e intellettuale deve effettuare le necessarie verifiche di anteriorità .
Con specifico riferimento al calcolo e al pagamento delle royalties verso soggetti esteri, prima di effettuare il pagamento deve essere richiesto il certificato di residenza fiscale alla controparte.
La documentazione relativa alla gestione dei diritti su programmi, dei diritti d’autore e dei marchi è archiviata a cura della Funzione Business Affairs Italia.

GESTIONE DEL PRODUCT PLACEMENT
I reati potenzialmente rilevanti

i delitti contro l’industria e il commercio richiamati dall’art. 25-bis.1 D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati.
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO;
Commercial Strategy Director;
Executive Producer;
Responsabile Product Placement del progetto;
General Counsel;
Business Affairs.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione del Product Placement, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
rispettare, in particolare, il T.U. Radiotelevisione (D.Lgs. 31 luglio 2005, n. 177) e, nello specifico, l’art. 40-bis “Inserimento di prodotti”;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
assicurare che i prodotti inseriti nei programmi a fini commerciali siano chiaramente identificabili come tali.

È inoltre espressamente vietato:

inserire prodotti a fini commerciali nei programmi prodotti, se non nel rispetto delle modalità stabilite dalla legge;
inserire prodotti commerciali in programmi destinati ai bambini;
diffondere pubblicità ingannevole/occulta idonea ad alterare il comportamento del pubblico a cui sia rivolta;
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni, pagamenti o benefici materiali alla controparte o a persone a questi vicine, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

A seguito di modifiche normative riferite al product placement, il Commercial Strategy Director definisce e condivide con il CEO le linee-guida che la Società deve seguire per garantire il rispetto della normativa.
Nei casi di supporto all’emittente nella negoziazione con la controparte per definire gli accordi di Product Placement, è richiesta la presenza dei soggetti rappresentanti le tre parti coinvolte.
Il Responsabile Product Placement del progetto verifica sempre che ai prodotti oggetto di product placement non sia dato un “indebito rilievo”.
L’Executive Producer effettua un controllo sui concorrenti/presentatori per evitare che indossino/utilizzino vestiario/accessori/prodotti che riportino loghi commerciali visibili.
L’Executive Producer e/o il Responsabile Product Placement del progetto (con il Commercial Strategy Director in occasione di prime puntate o a seguito di modifiche normative) verificano che, per ogni programma, sia esplicitamente indicata la presenza di prodotti a fini commerciali.
La definizione della revenue sharing di competenza di Endemol sulle attività di product placement, facendo parte della negoziazione commerciale con le emittenti televisive, deve essere gestita nel rispetto dei presidi di controllo richiamati nel presente Modello nella Parte Speciale A “Gestione delle relazioni con la Pubblica Amministrazione”, paragrafo 4 “Gestione dei rapporti commerciali con emittenti televisive incaricate di pubblico servizio (RAI)” e nella Parte Speciale L “Gestione dei rapporti con la clientela privata”, paragrafo 1 “Gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive private”.

GESTIONE DI INFORMAZIONI A POTENZIALE CARATTERE PRIVILEGIATO
I reati potenzialmente rilevanti

i reati ed illeciti amministrativi di abusi di mercato richiamati dall’art. 25-sexies D.Lgs. 231/2001 nonché dagli artt. 187-bis, 187-ter, 187-quinquies del T.U.F.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

Executive Producer;
General Counsel.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione delle informazioni in oggetto, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
assicurarsi che le informazioni comunicate al pubblico nel corso della trasmissione dei programmi prodotti siano veritiere, chiare e trasparenti;
astenersi dal rilasciare, ad esempio nel corso della trasmissione dei programmi prodotti o in occasione di rapporti con i media, dichiarazioni che potrebbero contenere informazioni di natura “privilegiata”;
mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti acquisiti nel corso della produzione dei programmi e utilizzare le informazioni o i documenti stessi esclusivamente per l’espletamento dei propri compiti lavorativi.

È inoltre espressamente vietato:

utilizzare impropriamente o comunicare a terzi informazioni privilegiate di cui si venga a conoscenza nell’ambito delle proprie mansioni o comunque nello svolgimento delle attività aziendali, salvo il caso in cui tale comunicazione sia richiesta da leggi o da altre disposizioni regolamentari;
diffondere, anche nel corso della trasmissione dei programmi prodotti, informazioni, voci o notizie non corrispondenti alla realtà, ovvero informazioni di cui non sia certa la veridicità, comprese le informazioni capaci, o anche solo potenzialmente suscettibili, di fornire indicazioni false o fuorvianti e idonee a provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari quotati;
utilizzare direttamente o indirettamente informazioni riservate per finalità estranee al proprio incarico e/o al di fuori del normale esercizio della propria funzione;
lasciare incustoditi documenti contenenti informazioni confidenziali e riservate.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Prima della messa in onda dei programmi (programmi d’inchiesta e non), l’Executive Producer competente deve effettuare, congiuntamente all’emittente televisiva e con il supporto del General Counsel (nonché, se necessario, di consulenti legali specializzati) un controllo editoriale su tutti i servizi contenuti nel programma.
Le lettere d’incarico stipulate con presentatori e ospiti dei programmi (d’inchiesta e non) devono prevedere un’apposita clausola che imponga il rispetto del D.Lgs. 231/2001 e del Codice di Condotta della Società.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale D

Selezione, assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Endemol Shine considera rilevante l’attività:

selezione, assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori.

Per ragioni di semplificazione espositiva, nel proseguo del presente documento, con il termine “assunzione” si farà riferimento anche all’assegnazione di incarichi a collaboratori esterni.

SELEZIONE, ASSUNZIONE E GESTIONE DI DIPENDENTI E COLLABORATORI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i delitti di criminalità organizzata richiamati dall’art. 24-ter D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati.
il reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare richiamato dall’art. 25-duodecies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

Presidente del CdA;
CEO;
HR Director;
Head of Production;
HR Administration;
Chief Production Officer;
Production supervisor;
CFO;
Financial Accountant;
Funzione Accounting;
General Counsel;
Responsabili di Funzione richiedenti nuovo personale o collaboratori.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nel processo di assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
effettuare le attività di selezione e assunzione di dipendenti/collaboratori sulla base delle valutazioni d’idoneità tecnica, etica e attitudinale; l’attività deve essere ispirata a criteri di trasparenza nella valutazione dei requisiti di competenza e professionalità, di capacità e potenzialità individuale;
verificare preventivamente le informazioni disponibili sui dipendenti/collaboratori al fine di instaurare rapporti unicamente con soggetti che godano di buona reputazione, che siano impegnati solo in attività lecite e la cui cultura etica aziendale sia comparabile a quella della Società;
assicurare che la definizione delle condizioni economiche sia coerente con la posizione ricoperta dal dipendente/collaboratore in azienda e le responsabilità/compiti assegnati;
assicurare che qualsiasi rapporto di lavoro o di collaborazione sia supportato da contratto o lettera d’incarico con l’indicazione del corrispettivo e l’autorizzazione di un soggetto delegato;
curare che siano assicurate, all’interno di Endemol, condizioni di lavoro rispettose della dignità personale, delle pari opportunità e un ambiente di lavoro adeguato;
assumere dipendenti e collaboratori nel pieno rispetto delle normative sul lavoro vigenti (ad esempio in termini di contributi previdenziali ed assistenziali, permessi di soggiorno, ecc.)

È inoltre espressamente vietato:

selezionare dipendenti o collaboratori vicini o suggeriti da un funzionario pubblico o da una controparte privata, o corrispondere loro un compenso superiore a quello dovuto o di mercato, al fine di ottenere un trattamento di favore per la Società o creare disponibilità da utilizzarsi a fini corruttivi;
promettere o concedere promesse di assunzione, collaborazione, avanzamenti di carriera, aumenti dei compensi o retributivi, benefit, bonus quale contropartita di attività difformi alle leggi, al Codice di Condotta e alle norme e regole interne;
corrispondere stipendi a dipendenti o approvare fatture passive emesse da collaboratori a fronte di prestazioni inesistenti in tutto o in parte;
riconoscere compensi e rimborsi spese a dipendenti e collaboratori che non trovino giustificazione in relazione al tipo d’incarico da svolgere ed ai prezzi di mercato.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Selezione e assunzione di dipendenti e collaboratori

Le decisioni riguardanti l’iter di assunzione del personale (e.g. politiche retributive, piani di incentivazione, assunzioni e licenziamenti, modifiche nelle remunerazioni, etc.) devono essere approvate nel rispetto del sistema dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decisions”).
I candidati per ruoli Staff di Endemol vengono valutati sulla base di una lista di requisiti minimi. In particolare, tutte le assunzioni a tempo indeterminato e/o di sede devono essere approvate a livello centrale dalla Funzione HR di Banijay Italia Holding. Nel caso di personale a tempo determinato di produzione, il processo di selezione è demandato alle singole Aree di Produzione di Endemol.
Per ciascuna posizione aperta a ruoli di Staff devono essere contratti minimo 3 candidati.
La richiesta di apertura della posizione è avviata dal Responsabile di funzione della Società che ravvisi la necessità di una nuova assunzione, con apposita richiesta da formularsi al CEO e all’ HR Director di Banijay Italia Holding.
Una volta aperta la posizione, l’ HR Director di Banijay Italia Holding procede alla selezione dei c.v. e informa (lui o soggetto delegato) i candidati dell'intervista.
I candidati per ruoli Staff di Endemol ritenuti in possesso dei requisiti minimi vengono contattati dalla funzione HR e convocati, ove possibile nella misura di almeno 2 per ogni posizione aperta, per un colloquio con l’HR o HR Director di Banijay Italia Holding ed il Responsabile di Funzione. A seconda del ruolo da ricoprire, può essere inoltre previsto un colloquio anche con il CEO.
Per le posizioni di rilievo (a titolo esemplificativo con inquadramento contrattuale da quadro o dirigente), è sempre previsto un ulteriore colloquio con il CEO e, a seconda del ruolo da ricoprire, oltre ad un colloquio anche con con l’ HR Director di Banijay Italia Holding e il Responsabile della Funzione interessata a livello di Gruppo.
L’assunzione dei collaboratori nell’ambito della realizzazione delle produzioni deve essere effettuata nel rispetto dei vincoli economici previsti dal budget approvato per ogni programma e validato dall’Head of Production.
In sede di assunzione, deve essere inoltre richiesto il permesso di soggiorno valido qualora il soggetto provenga da paesi terzi.
Al momento della formalizzazione del rapporto di lavoro con dipendenti e collaboratori provenienti da paesi terzi, devono essere inseriti in un apposito registro i dettagli anagrafici e la durata del permesso di soggiorno.
I contratti per l’assunzione dei dipendenti (staff e collaboratori delle Produzioni) sono definiti a partire da un formato standard di Gruppo.Devono essere inserite all'interno di tutti i contratti con i dipendenti e i collaboratori specifiche clausole che impegnino la controparte a rispettare il D.Lgs. 231/2001 e il Codice di Condotta adottato da Endemol e definiscano l’accertata violazione quale presupposto di risoluzione del rapporto.
I contratti di assunzione/collaborazione possono essere firmati esclusivamente dai soggetti dotati d’idonea procura e nei limiti definiti dalle procure stesse in base all’ammontare dello stipendio ed alla posizione rivestita dal dipendente o collaboratore. La documentazione relativa al processo di selezione e assunzione (in particolare vengono conservati i dati anagrafici dei candidati visionati), tra cui l’elenco del personale proveniente da paesi terzi, deve essere archiviata a cura della Funzione HR e i contratti devono essere firmati da uno dei soggetti munito di apposita procura.
La documentazione relativa al processo di selezione e assunzione (in particolare vengono conservati i dati anagrafici dei candidati visionati), tra cui l’elenco del personale proveniente da paesi terzi, deve essere archiviata a cura della Funzione HR.

Gestione dei dipendenti e dei collaboratori

Tutti i passaggi a dirigente e le modifiche retributive del personale dirigente devono essere autorizzati dal CEO di concerto con l’HR Director e, a seconda dei casi, dal Country Manager.
Le retribuzioni, i compensi variabili e i benefit assegnati sono definiti dalla Funzione HR di Banijay Italia Holding secondo benchmark interni e standard di mercato esterni, garantendo la congruità alla posizione ricoperta e successivamente comunicati alla Funzione HR di Endemol.
A chiusura del bilancio è verificata la performance del dipendente/dirigente per l’anno precedente al fine di monitorare il raggiungimento degli obiettivi fissati nei piani di incentivazione: i risultati devono essere formalizzati e vidimati dal Responsabile che ha eseguito la valutazione.
Per amministratori, dirigenti e (alcuni) quadri che abbiano una parte di retribuzione variabile, è previsto un piano incentivi e la corresponsione dei relativi bonus sulla base del raggiungimento degli obiettivi così come approvati dal CdA.
Gli obiettivi personali vengono concordati tra il dipendente e il suo Responsabile, validati dall’ HR Director e comunicati al CEO e/o al Country manager.
Le proposte di eventuali altri bonus da corrispondere ai dipendenti vengono sottoposte dal Responsabile di Funzione alla Direzione HR, la quale provvede a valutarle congiuntamente con il CEO e/o con il Country manager.
Periodicamente deve essere verificato il mantenimento dei requisiti da parte dei dipendenti provenienti da paesi terzi ed in particolare per i permessi di soggiorno in scadenza deve essere richiesta evidenza del corretto rinnovo.
I collocamenti dei collaboratori di Produzione vengono inseriti in un apposito tool informatico, che prevede vincoli di sistema relativamente all’inquadramento contrattuale e al relativo compenso e definisce il relativo processo approvativo.
Il collocamento viene in seguito visionato automaticamente dallo Studio Paghe, che attiva le procedure ai fini dell’Ispettorato del Lavoro e dell’Inps.
I collaboratori dell’Area Produzione devono rendicontare i giorni e le ore lavorate per ogni produzione in cui sono coinvolti.
L’Area Produzione monitora le attività prestate dalle figure professionali utilizzate nell’ambito delle produzioni e mensilmente invia all’Head of Production e ad Administration un prospetto recante tutte le attività da fatturare in base alle presenze.
In caso di anomalie e/o in assenza di RDA per i compensi delle figure professionali, la Funzione Accounting effettua verifiche della congruità degli importi fatturati con quelli previsti da contratto.
Lo Studio Paghe predispone e verifica le buste paghe per i dipendenti e (ai fini previdenziali) per i collaboratori.
La Funzione HR riceve i cedolini in bozza dallo Studio Paghe e comunica eventuali variazioni e/o errori via e-mail.
Previa verifica e autorizzazione dell’ HR Director, lo Studio Paghe invia i cedolini e un prospetto con i contributi da versare agli enti previdenziali e assistenziali alla Funzione Tesoreria, per il pagamento dei dipendenti tramite remote banking.
La Funzione Accounting registra i dati delle paghe prodotti dal consulente esterno ed effettua la quadratura con i dati del pagato.
La Funzione Administration effettua le dovute verifiche sulla corretta contabilizzazione delle varie voci.
I contributi da versare agli enti previdenziali ed assistenziali sono calcolati dallo Studio paghe, che provvede conseguentemente a caricare l’F24 tramite Entratel.
Il consulente del lavoro predispone e trasmette entro i termini di legge la Dichiarazione 770.
La funzione HR Administration esegue controlli sulla creazione dell'anagrafica dipendente.
Tutta la documentazione relativa al processo di gestione del personale di staff deve essere archiviata a cura della Funzione HR Administration.I dossier relativi a dipendenti e collaboratori, compreso l’elenco del personale proveniente da paesi terzi dipendente o contrattualizzato per collaborazioni, devono essere adeguatamente conservati dalla Funzione HR, in un apposito archivio, con modalità tali da impedirne successive modifiche.
L’elenco del personale proveniente da paesi terzi dipendente o contrattualizzato per collaborazioni viene archiviato correttamente dalla Funzione HR o dalla Funzione Produzione in base alle rispettive competenze.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale E

Acquisto di beni e servizi

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione degli acquisti di beni e servizi sono:

acquisti di beni e servizi utilizzati nell’ambito delle produzioni dei programmi televisivi;
assegnazione di incarichi a figure professionali nell’ambito delle produzioni dei programmi (per i cui principi di comportamento e presidi di controllo si rimanda alla Parte Speciale D “Selezione, assunzione e gestione di dipendenti e collaboratori”);
altri acquisti di beni e servizi di sede ivi incluse le consulenze.

ACQUISTO DI BENI E SERVIZI UTILIZZATI NELL’AMBITO DELLE PRODUZIONI DEI PROGRAMMI TELEVISIVI; ALTRI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI DI SEDE IVI INCLUSE LE CONSULENZE
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i delitti di criminalità organizzata richiamati dall’art. 24-ter D.Lgs. 231/2001;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i delitti contro la personalità individuale richiamati dall’art. 25-quinquies 231/2001, in particolare:
intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro;
il reato di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare richiamato dall’ art. 25-duodecies del D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti;
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.
i delitti contro il patrimonio culturale richiamati dall’art. 25-septiesdecies D.Lgs. 231/2001. In particolare:
Distruzione, dispersione, deterioramento, deturpamento, imbrattamento e uso illecito di beni culturali o paesaggistici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO
CFO
Chief Production Officer Business Affairs Italia Head of Format and International
Funzione Accounting
Funzione Facilities
Head of Planning and Analysis
Responsabili di Funzione richiedenti beni o servizi.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nell’acquisto di beni e servizi, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
garantire che tutti gli acquisti siano debitamente autorizzati nel rispetto del sistema di deleghe e procure in vigore;
assicurare che la selezione dei fornitori sia informata a criteri di oggettività e trasparenza, in base a valutazioni sulla qualità ed economicità della fornitura e professionalità della controparte;
assicurare la tracciabilità delle fasi del processo di individuazione e selezione del fornitore;
scegliere, ove possibile, tra una rosa di potenziali fornitori, quello che garantisca il miglior rapporto tra qualità e convenienza;
effettuare, ove possibile, controlli specifici in presenza di offerte di fornitura di beni a prezzi significativamente inferiori a quelli di mercato, volti ad appurare l’effettiva provenienza della merce
verificare preventivamente le informazioni disponibili sui fornitori/professionisti esterni al fine di instaurare rapporti unicamente con soggetti finanziariamente solidi, di cui sia certa l’identità, che godano di buona reputazione, che siano impegnati solo in attività lecite e la cui cultura etica aziendale sia comparabile a quella della Società;
verificare, prima del pagamento della fattura, che il bene o la prestazione siano stati effettivamente ricevuti in rispondenza a quanto pattuito contrattualmente;
liquidare i compensi in modo trasparente, sempre documentabile e ricostruibile ex post

È inoltre espressamente vietato:

effettuare acquisti che non trovino riscontro in una specifica e motivabile esigenza della Società;
assegnare incarichi di fornitura a persone o società vicine o gradite a soggetti pubblici in assenza dei necessari requisiti di qualità e convenienza dell’operazione di acquisto;
nell’acquisto di servizi in appalto, assegnare incarichi a società nei confronti delle quali possa nutrirsi il sospetto di ricorso, diretto o indiretto, a forme di lavoro non regolare, minorile o forzato;
impiegare, anche per il tramite dell’appaltatore, lavoratori, approfittando del loro stato di bisogno e sottoponendoli a condizioni di sfruttamento (e.g. attraverso corresponsione di retribuzioni in modo palesemente difforme dai CCNL applicabili, violazione reiterata della normativa relativa a orari di lavoro, periodi riposo, violazione delle norme in materia di sicurezza e igiene nei luoghi di lavoro, sottoposizione a condizioni di lavoro, metodi di sorveglianza o situazioni alloggiative degradanti);
impiegare, anche per il tramite dell’appaltatore, lavoratori stranieri il cui soggiorno in Italia non risulti regolare;
approvare fatture passive a fronte di prestazioni inesistenti in tutto o in parte;
effettuare pagamenti in favore di fornitori, in assenza di adeguata giustificazione;
riconoscere compensi e rimborsi spese a consulenti e fornitori che non trovino giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere ed ai prezzi di mercato;
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni, pagamenti o benefici materiali alla controparte o a persone a questi vicine, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
alterare preordinatamente documentazione relativa al processo in oggetto, compiere operazioni simulate o porre in essere altri atti fraudolenti in modo tale da consentire la registrazione di elementi passivi fittizi nelle scritture contabili della Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Tutti gli acquisti sono effettuati per il tramite di specifici applicativi informatici nei quali è definito l’iter autorizzativo, ad eccezione di specifiche forniture (i.e. utenze, assicurazioni, acquisti effettuati tramite contanti e carte di credito).
Gli appalti relativi alla sede, sono gestiti sulla base di specifico contratto di servizi da Banijay Italia Holding ed è previsto che, in fase di selezione dei fornitori, devono essere richiesti dalla Funzione Richiedente più preventivi e deve essere garantita la tracciabilità delle motivazioni che hanno portato alla scelta di un determinato fornitore. Con riferimento, diversamente, agli appalti relativi alle produzioni, la selezione dei fornitori avviene tramite l’analisi dei preventivi ricevuti da parte dell’Executive Producer e dell’Head of Unscripted productions, in considerazione del budget assegnato al programma.
La scelta dei consulenti è gestita, sulla base di specifico contratto di servizi, da Banijay Italia Holding e avviene attraverso un processo di selezione chiaro, certo e non discriminante, confrontando durante il processo di selezione, ove possibile, una rosa di potenziali candidati e assicurando l’orientamento verso soggetti che diano le maggiori garanzie sotto l’aspetto etico, organizzativo e tecnico, anche al fine di evitare qualsiasi implicazione in attività che, anche potenzialmente, possano favorire la commissione dei reati di cui al D.Lgs. 231/2001.
In fase di valutazione dell’offerta del fornitore, la Funzione Richiedente deve effettuare un controllo sul prezzo di acquisto proposto dal fornitore al fine di verificarne la coerenza, ove disponibile, con il prezzo di mercato.
Per i nuovi fornitori, tramite apposita richiesta da parte della Funzione Richiedente, viene finalizzata dalla funzione Accounting con l’assegnazione definitiva del relativo codice fornitore.
In fase di creazione a sistema di una nuova anagrafica viene verificata la residenza della controparte[2].
Deve sempre essere prevista la formalizzazione di un contratto o di un ordine in caso di acquisto di beni o di servizi di qualsiasi importo, ad eccezione degli acquisti effettuati tramite contanti e carte di credito.
I contratti e le lettere d'incarico/mandati possono essere approvati esclusivamente dai soggetti dotati d’idonea procura e nei limiti definiti dalle procure stesse in base all’ammontare e alla tipologia di acquisto.
La sottoscrizione di contratti di locazione aventi un canone annuo superiore ai limiti definiti a livello di Gruppo o l’acquisizione di qualsiasi bene immobile non preventivamente approvato in budget o la sottoscrizione di qualsiasi contratto di locazione di nuovi locali devono essere approvate nel rispetto del sistema dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decisions”).
Nei contratti, negli ordini di acquisto e nelle lettere d’incarico/mandati devono essere previste apposite clausole che impegnino la controparte a rispettare il D.Lgs. 231/2001, il Codice di Condotta nonchè, almeno per i collaboratori più stretti, il Modello adottato da Endemol e definiscano l’accertata violazione quale presupposto di risoluzione del rapporto.
il pagamento sia effettuato solo a seguito di benestare a sistema da parte del richiedente che conferma tramite rilascio a sistema la conformità della prestazione erogata / bene ricevuto.Treasury Manager
In caso di ricezione di fattura non conforme all’ordine il sistema non permette il pagamento della stessa.
Gli acquisti di produzione devono essere effettuati nel rispetto del budget di produzione approvato dal CEO o dal Chief Production Officer. Eventuali extra-budget devono essere condivisi con il CPO.
Periodicamente viene predisposto a sistema un prospetto riepilogativo di confronto tra budget, consuntivo e forecast e analizzate eventuali differenze significative.
Per gli acquisti relativi ai servizi che prevedano l’impiego di risorse, contrattualizzate dal fornitore, direttamente presso le strutture della Società (i.e. manutenzioni, servizi di pulizia, servizi sartoriali) devono essere esplicitati all’interno dei contratti d’appalto, oltre alla clausola relativa al rispetto della normativa in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, obblighi e manleve specifiche:
formalizzazione di impegno del fornitore a non impiegare cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare;
nel caso di presenza di personale proveniente da paesi terzi, il fornitore è tenuto a fornire un elenco dei soggetti stranieri impiegati, con dettaglio di tipologia e durata del contratto e copia del permesso di soggiorno;
ove il fornitore assuma nuovo personale proveniente da paesi terzi, deve darne tempestiva comunicazione;
il fornitore deve “certificare” il mantenimento dei requisiti da parte dei dipendenti provenienti da paesi terzi impiegati;
tutta la documentazione relativa agli acquisti, tra cui l’elenco del personale proveniente da paesi terzi, è archiviata a cura della Funzione di competenza (ad esempio Purchasing , HR, Produzioni).
Con riferimento ai fornitori nell'ambito di produzioni in cui vi sia la presenza di beni immobili tutelati (ad esempio dalla Soprintendenza), deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo:
ottenere idonea garanzia – anche tramite il ricorso a professionisti specializzati – che i fornitori/appaltatori di opere e lavori di qualunque genere su beni soggetti alla vigilanza delle Soprintendenze Archeologia, Belle Arti e Paesaggio (ad es.: immobili di rilevanza storica), operino a regola d’arte e nel rispetto di Leggi e regolamenti applicabili;
il Responsabile di Produzione richiedente o suo delegato deve verificare l’effettività della prestazione e la congruità della stessa rispetto a quanto definito contrattualmente […] nel capitolato tecnico allegato, ivi compreso il rispetto di Leggi e regolamenti applicabili (ad es.: delle norme a tutela del patrimonio culturale).

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale F

Gestione degli omaggi e delle erogazioni liberali

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Endemol considera rilevante l’attività:

gestione degli omaggi e delle erogazioni liberali.

GESTIONE DEGLI OMAGGI E DELLE EROGAZIONI LIBERALI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO;
Funzione Accounting;
Segreteria di Direzione di Milano;
Responsabili delle Funzioni richiedenti.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione di omaggi e liberalità, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
garantire che tutti gli omaggi e le liberalità siano debitamente autorizzati nel rispetto del sistema di deleghe e procure in vigore;
concedere omaggi e regali a terzi nei limiti della cortesia commerciale e del modico valore;
assicurarsi che il valore, la natura e lo scopo di omaggi ed erogazioni liberali siano considerati legali ed eticamente corretti, tali da non compromettere l’immagine della Società ovvero non siano interpretati come un mezzo per ottenere trattamenti di favore per la Società;
garantire che l’erogazione di ogni omaggio risponda a requisiti di congruità e adeguatezza e sia in ogni caso documentabile e tracciabile.

È inoltre espressamente vietato:

effettuare promesse o indebite elargizioni di omaggi o altra utilità a pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio o ad altre controparti terze o persone a questi vicini, con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società o a vantaggio di quest’ultima;
promettere o effettuare omaggi e liberalità per finalità diverse da quelle istituzionali.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Gli omaggi possono essere gestiti esclusivamente dalla Segreteria di Direzione sulla base di un budget che si basa sulla spesa sostenuta nell’anno precedente.
L’elenco degli omaggi riportante i nominativi delle persone da omaggiare e il tipo di omaggio deve essere verificato e approvato dal CEO, tenendo conto delle indicazioni sui nominativi ricevuti via e-mail dagli esponenti aziendali.
Le donazioni possono essere effettuate unicamente a organizzazioni ed enti che abbiano diritto a riceverle ai sensi delle leggi e delle normative applicabili.
La definizione delle donazioni deve essere documentata in forma scritta con dettaglio degli importi conferiti, della destinazione d’uso degli stessi e nel caso di erogazioni liberali degli scopi di beneficienza perseguiti. le erogazioni liberali devono essere autorizzate da soggetti dotati di idonei poteri.
Le erogazioni liberali possono essere previste solo ed esclusivamente a fronte di iniziative meritevoli di tutela sul piano sociale (ad esempio, in quanto a favore di iniziative culturali, scientifiche, morali e simili).
Le erogazioni liberali, per lo più di importi limitati, supportate da adeguate motivazioni e nel rispetto del budget di commessa, devono essere comunicate dall’Executive Producer a Funzione Accounting (si evidenzia che, con riferimento ai premi devoluti ai vincitori dei programmi, sono definite preventivamente nel regolamento di produzione).
Annualmente deve essere redatto un documento condiviso con il vertice aziendale che riassuma le attività filantropiche e le sponsorship effettuate nel corso dell’anno.
L’elenco degli omaggi e donazioni erogati, con il dettaglio di importo e beneficiario, deve essere archiviato a cura della Segreteria di Direzione.
La documentazione prodotta deve essere adeguatamente conservata dalla funzione competente in un apposito archivio, con modalità tali da impedirne successive modifiche.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale G

Gestione della tesoreria e dei rimborsi spese

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione della tesoreria e dei rimborsi spese sono:

gestione della cassa e dei rimborsi spese;
gestione delle operazioni bancarie e dei rapporti con le banche, gli istituti di credito e le società assicurative.

GESTIONE DELLA CASSA E DEI RIMBORSI SPESE
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

CEO;
CFO;
Funzione Accounting;
Addetti della Funzione Accounting;
Treasury Manager;
Executive Producer ed altri richiedenti rimborsi spese di sede e di produzione;
HR Director.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione della cassa e dei rimborsi spese, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare nel rispetto della normativa vigente in materia di strumenti di pagamento, tracciabilità dei flussi finanziari e antiriciclaggio;
rispettare il sistema di deleghe e procure in essere nell’espletamento delle operazioni;
utilizzare le disponibilità di cassa in modo appropriato, nei limiti delle necessità aziendali e comunque per importi di modico valore;
custodire sempre il fondo cassa all’interno della cassaforte dove non devono essere mai conservate somme eccessive di denaro;
consentire la tracciabilità dell’iter decisionale e autorizzativo e delle attività di controllo svolte all’interno del processo di gestione della cassa e dei rimborsi spese;
conservare la documentazione giustificativa a supporto dei movimenti di cassa;
utilizzare le modalità e i mezzi di pagamento (comprese le carte di credito aziendali pre-pagate) consentiti dalle prassi interne;
gestire l’autorizzazione e il controllo delle trasferte secondo criteri di economicità e di massima trasparenza, nel rispetto della regolamentazione interna e delle leggi e normative fiscali vigenti;
richiedere/riconoscere il rimborso delle sole spese sostenute per motivi di lavoro;
garantire l’erogazione di rimborsi spese solo a fronte dell’esibizione da parte del richiedente di appropriati giustificativi di spesa;
consentire la tracciabilità dell’iter autorizzativo delle trasferte e delle attività di controllo svolte;
sostenere spese di rappresentanza esclusivamente per finalità lecite, in modo trasparente, secondo criteri di economicità e di contenimento dei costi;
sostenere spese di rappresentanza proporzionate rispetto alle finalità ed agli obiettivi aziendali.

È inoltre espressamente vietato:

corrispondere od offrire/promettere pagamenti o benefici materiali o elargizioni di denaro o altra utilità a pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio o controparti private o persone a questi ultimi vicini per assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente o collaboratore deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente;
utilizzare denaro contante come mezzo di pagamento e incasso, al di fuori dei casi espressamente consentiti o comunque in modo improprio. L’utilizzo di denaro contante deve inoltre essere ridotto al minimo indispensabile;
effettuare pagamenti in contanti non adeguatamente documentati ed autorizzati;
re-immettere nel circuito monetario banconote o monete falsificate, o anche semplicemente sospette di falsificazione. Tali banconote devono essere trattenute e consegnate ad un istituto di credito;
riconoscere rimborsi spese in favore di dipendenti, collaboratori o terzi che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico svolto o in assenza di idonea documentazione giustificativa;
sostenere e riconoscere spese di rappresentanza che possano essere interpretate come eccedenti le normali pratiche commerciali o di cortesia.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Gestione della cassa/ carte prepagate o di credito

La disponibilità di contanti (tramite, ad esempio fondo cassa, carte prepagate o carte di credito) è gestito dalla funzione Treasury con la supervisione della Funzione Accounting.
Mensilmente la produzione predispone un riepilogo spese della cassa di produzione che viene firmato dall’Executive Producer e consegnato alla Funzione Treasury corredato dai giustificativi.
Un addetto della Funzione Accounting effettua la quadratura dei prospetti ricevuti e su base campionaria dei giustificativi delle spese presentate. Il prospetto di riconciliazione di fine mese deve essere firmato per verifica dall’addetto della Funzione Accounting di competenza.
A chiusura di una produzione le disponibilità di cassa residue vengono consegnate alla Funzione Accounting unitamente alla scheda di cassa o girocontate su altre produzioni.
La documentazione inerente le movimentazioni di cassa, i prospetti di riconciliazione della cassa e i relativi controlli eseguiti è archiviata a cura della Funzione Accounting.

Gestione dei rimborsi spese

Il modulo rimborso spese dipendente viene firmato dal dipendente, contro firmato dal Responsabile o dall’ HR Director (per i dirigenti) e consegnato alla Funzione Treasury insieme ai giustificativi, possibilmente entro il quinto giorno lavorativo del mese successivo a quello di competenza.
Le spese sostenute dai dipendenti possono essere pagate mediante l’utilizzo di carte di credito aziendali o prepagate. Le spese sostenute direttamente dai dipendenti e chieste a rimborso devono essere pagate tramite bonifico.
Le spese sostenute dalle produzioni con le carte prepagate sono giustificate tramite specifico sistema, specificandola natura della spesa e il centro di costo di riferimento.
Le spese sostenute dalle produzioni con le carte prepagate sono giustificate tramite il sistema Soldo, specificandola natura della spesa e il centro di costo di riferimento.
I dipendenti impegnati nella produzione dei programmi che abbiano necessità di una carta di credito aziendale prepagata devono farne esplicita richiesta alla funzione Treasury che l’assegna previa verifica dell’effettiva necessità da parte del Supervisore di Produzione.
Il Treasury Manager riceve da Produzione le richieste motivate di fabbisogno di spesa e, con il supporto della funzione Treasury, ove fondate, procede alla ricarica delle carte di credito relative..
Mensilmente un addetto della Produzione effettua la riconciliazione degli estratti conto delle carte di credito prepagate verificando la corrispondenza dei movimenti con i giustificativi presentati dagli assegnatari delle carte e li invia in Administration. Tutti gli estratti conto, in particolare quelli non riconciliati o nei quali sono presenti eccezioni, sono verificati da Administration.
Tutti i rimborsi spese devono essere autorizzati dal Responsabile di Funzione competente o, con riferimento alle spese sostenute per le produzioni dei programmi, dall’Executive Producer competente tramite sigla del modulo di richiesta rimborso (che deve essere firmato anche dal richiedente). Analoga autorizzazione esiste per i rendiconti mensili dell’utilizzo delle carte.
I rimborsi spese sono concessi solo previa verifica da parte della Funzione Accounting della correttezza e della presenza di autorizzazione sul modulo di richiesta rimborso presentato e della completezza e inerenza dei relativi giustificativi allegati.
La documentazione inerente le spese rimborsate, gli estratti conto delle carte di credito e i relativi controlli eseguiti è archiviata a cura della Funzione Accounting.

GESTIONE DELLE OPERAZIONI DI TESORERIA E RAPPORTI CON SOCIETÀ ASSICURATIVE
I reati potenzialmente rilevanti

i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
le diverse fattispecie di corruzione;
induzione indebita a dare o promettere utilità;
traffico di influenze illecite;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici;
emissione di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

CEO;
CFO;
Funzione Accounting;
Cashier;
Funzione Accounting;
Treasury Manager;
Addetti della Funzione Accounting;
Addetti della Funzione Purchasing.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione delle banche e delle operazioni bancarie, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
operare nel rispetto della normativa vigente in materia di strumenti di incasso e pagamento, tracciabilità dei flussi finanziari e antiriciclaggio;
rispettare il sistema di deleghe e procure in essere nell’espletamento delle operazioni finanziarie;
utilizzare in via preferenziale il canale bancario e nell’effettuazione delle operazioni di incasso e pagamento derivanti da rapporti di acquisto o vendita di beni o servizi, da operazioni di tesoreria, da operazioni su titoli e partecipazioni o da operazioni infragruppo. L’utilizzo di pagamenti in contanti deve essere limitato ai soli casi espressamente consentiti e comunque nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa vigente in materia di strumenti di pagamento;
consentire la tracciabilità dell’iter decisionale e autorizzativo e delle attività di controllo svolte all’interno del processo di gestione dei pagamenti e degli incassi e delle altre operazioni finanziarie;
disporre pagamenti congrui con la documentazione sottostante (es. fattura autorizzata) e sul conto corrente segnalato dal fornitore;
non accettare incassi in denaro contante e titoli al portatore per importi complessivamente superiori alla soglia di riferimento indicata dalla normativa vigente;
assicurare che i finanziamenti siano stipulati con primarie controparti bancarie o altri soggetti finanziatori qualificati;
conservare la documentazione giustificativa a supporto degli incassi e dei pagamenti.

È inoltre espressamente vietato:

corrispondere od offrire/promettere pagamenti o benefici materiali o elargizioni di denaro o altra utilità a pubblici funzionari o incaricati di pubblico servizio o controparti private o persone a questi ultimi vicini per assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente o collaboratore deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente;
utilizzare denaro contante come mezzo di pagamento e incasso, al di fuori dei casi espressamente consentiti o comunque in modo improprio. L’utilizzo di denaro contante deve inoltre essere ridotto al minimo indispensabile;
effettuare pagamenti non adeguatamente documentati e autorizzati;
effettuare pagamenti o riconoscere compensi in favore di soggetti terzi, senza adeguata giustificazione contrattuale o altra giustificazione;
approvare fatture passive a fronte di prestazioni inesistenti in tutto o in parte;
trasferire a qualsiasi titolo denaro contante o libretti di deposito bancari o postali al portatore o titoli al portatore in euro o in valuta estera, quando il valore dell'operazione, anche frazionata, sia complessivamente pari o superiore alla soglia indicata dalla normativa vigente;
aprire conti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia e utilizzare quelli eventualmente aperti presso paesi esteri;
emettere assegni bancari o postali che non rechino l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità;
effettuare bonifici, anche internazionali, senza indicazione esplicita della controparte;
disporre pagamenti o incassare denaro verso/da Paesi inseriti nelle principali black list internazionali.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Gestione delle operazioni di tesoreria e dei rapporti con le società assicurative

Tutte le operazioni di natura finanziaria devono essere effettuate nel rispetto del sistema dei poteri e delle regole di Gruppo (i.e. “material decisions”).
Tutte le linee di credito delle società controllate del Gruppo Banijay devono essere concordate con la Capogruppo.
Nei limiti delle decisioni di esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione, esclusivamente i soggetti a cui sono state attribuite le necessarie procure possono aprire conti correnti bancari, effettuare operazioni di copertura, stipulare contratti di apertura di credito bancario, di factoring, di anticipazione bancaria, di sconto bancario, fidi bancari, finanziamenti bancari.
I rapporti con le Società di assicurazione vengono gestiti tramite un broker di Gruppo a cura della Funzione Purchasing.
Il broker deve - ove possibile - sottoporre alla Funzione Purchasing almeno 2 alternative di polizze al fine di permettere alla Funzione di effettuare la scelta finale.
La funzione Treasury è accentrata a livello di Gruppo.
I contratti che regolano gli ulteriori rapporti di finanziamento infragruppo, al di fuori degli accordi di cash pooling, devono definire chiaramente gli elementi caratterizzanti la struttura del finanziamento (tasso d'interesse, valuta, modalità di rimborso, scadenza), nonché tutte le altre condizioni contrattuali.Esclusivamente i soggetti a cui sono state attribuite le necessarie procure possono effettuare le operazioni bancarie.
Tutte le operazioni di tesoreria devono essere gestite dal Treasury Manager (che non può registrare fatture o gestire l’anagrafica fornitori) sotto la supervisione del CFO.
Tutte le movimentazioni bancarie devono essere gestite tramite appositi sistemi informatici.
I pagamenti sono disposti solo sui conti correnti indicati dal fornitore al momento della stipula del contratto o successivamente tramite comunicazioni scritte dallo stesso e comunque nel rispetto delle procedure operative in essere.
Periodicamente il Treasury Manager verifica e seleziona a sistema le fatture da pagare,.
Il consulente paghe invia al Treasury Manager un file .pdf e un file .xlm per il pagamento dei dipendenti/collaboratori che, dopo eventuali correzioni effettuate congiuntamente con la Funzione Personnel Administration per escludere i dipendenti con termini di pagamento diversi, viene caricato nell’home banking. Successivamente la Funzione Accounting effettua le scritture contabili relative al pagamento.
L’F24 per il pagamento dei contributi previdenziali e ritenute fiscali viene caricato direttamente in Entratel dallo Studio paghe.
Prima di effettuare sul sistema di remote banking la proposta di pagamento, il Treasury Manager verifica che i dati per i bonifici riportino sempre chiara identificazione della controparte (ovvero che non sia possibile effettuare pagamenti su conti cd. cifrati).
Il Treasury Manager verifica la coerenza tra c/c bancario indicato dall’ordinante e la sede legale dello stesso. Settimanalmente, il Treasury Manager deve riconciliare i pagamenti e gli incassi effettuati tramite il sistema di remote banking.
Mensilmente, il Treasury Manager effettua le riconciliazioni bancarie.
Il Treasury Manager deve assicurare la correttezza e completezza di tutte le registrazioni contabili relative agli incassi pervenuti, rispetto a quanto presente nella documentazione a supporto disponibile.
Tutte le operazioni di svalutazione ed eventuale stralcio dei crediti devono essere preventivamente autorizzate da Funzione Accounting previa consultazione con il Consulente fiscale, la Funzione Legal e il CFO. Nel caso di stralcio di crediti, viene anche richiesto un parere legale esterno. Il Treasury Manager deve verificare la presenza della clausola di non trasferibilità sugli assegni bancari ricevuti/emessi.
Tutta la documentazione relativa alla gestione delle operazioni bancarie è archiviata a cura del Cashier.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale H

Gestione dei sistemi informativi

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS);
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Endemol Shine considera rilevante l’attività:

gestione dei sistemi informativi.

GESTIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati informatici e di trattamento illecito dei dati richiamati dall’art. 24-bis D.Lgs. 231/2001, in particolare:
falsità in un documento informatico pubblico o privato;
accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico;
detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici;
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici;
danneggiamento di sistemi informatici o telematici;
diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico;
intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche;
installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni informatiche o telematiche;
danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità;
danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità;
i reati verso la Pubblica Amministrazione richiamati dagli artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001, in particolare:
frode informatica;
i reati in materia di violazione del diritto d'autore richiamati dall’art. 25-novies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
occultamento o distruzione di documenti contabili.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

Responsabile IT;
CFO;
Responsabile di riferimento;

Consulenti per l’erogazione dei servizi.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei sistemi informativi, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
valutare la corretta implementazione tecnica delle abilitazioni / profilazioni utente ai principali sistemi aziendali, verificandone la corrispondenza con le mansioni indicate dai Responsabili di ciascuna Funzione/Produzione ed il rispetto del principio generale di segregazione dei compiti;
monitorare il corretto utilizzo degli accessi (user-id, password) ai sistemi informativi aziendali e di terze parti;
monitorare gli accessi tramite VPN;
effettuare le attività di backup;
identificare le potenziali vulnerabilità nel sistema dei controlli IT;
provvedere al corretto mantenimento dei file di log generati dai sistemi;
gestire la manutenzione software e hardware dei sistemi secondo le prassi esistenti;
prevedere un processo di change management segregato con la finalità di ridurre al minimo attività di danneggiamento dei sistemi informatici;
verificare la sicurezza della rete e dei sistemi informativi aziendali e tutelare la sicurezza dei dati;
identificare le persone dotate di accessi particolari (Internet, VPN, Siti esterni privati o pubblici, sistemi informativi esterni privati o pubblici) e credenziali specifiche;
verificare la sicurezza fisica e dei sistemi informativi aziendali e tutelare la sicurezza dei dati;
monitorare il corretto utilizzo degli accessi fisici ai sistemi informativi di dipendenti e terze parti;
vigilare sulla corretta applicazione di tutti gli accorgimenti ritenuti necessari al fine di fronteggiare, nello specifico, i delitti informatici e il trattamento illecito dei dati suggerendo ogni più opportuno adeguamento;
monitorare le attività di fornitori terzi in materia di networking, gestione degli applicativi e gestione dei sistemi hardware;
garantire che non sia consentito l’accesso alle aree riservate (quali server rooms, locali tecnici, ecc.) alle persone che non dispongono di idonea autorizzazione, temporanea o permanente e, in ogni caso, nel rispetto della normativa (interna ed esterna) vigente in materia di tutela dei dati personali;

Inoltre, tutti i dipendenti e i collaboratori della Società sono tenuti a rispettare le seguenti regole:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
utilizzare gli strumenti informatici assegnati, i sistemi aziendali nel rispetto delle prassi aziendali in vigore ed esclusivamente per l’espletamento della propria attività lavorativa;
utilizzare la navigazione in internet e la posta elettronica esclusivamente per le attività lavorative;
custodire accuratamente le proprie credenziali d'accesso ai sistemi informativi utilizzati, evitando che soggetti terzi possano venirne a conoscenza, e aggiornare periodicamente le password;
custodire accuratamente le risorse informatiche aziendali o di terze parti (es. personal computer fissi o portatili) utilizzate per l’espletamento delle attività lavorative;
rispettare le policy o le prassi di sicurezza concordate e definite con le terze parti per l’accesso a sistemi o infrastrutture di queste ultime.

È infine espressamente vietato:

detenere o diffondere abusivamente codici di accesso a sistemi informatici o telematici di terzi o di enti pubblici;
distruggere o alterare documenti informatici archiviati sulle directory di rete o sugli applicativi aziendali e, in particolare, i documenti che potrebbero avere rilevanza probatoria in ambito giudiziario;
entrare nella rete aziendale e nei programmi con un codice d’identificazione utente diverso da quello assegnato;
lasciare documenti incustoditi contenenti informazioni riservate o codici di accesso ai sistemi;
porre in essere condotte, anche con l’ausilio di soggetti terzi, miranti all’accesso a sistemi informativi altrui con l’obiettivo di acquisire abusivamente, danneggiare o distruggere informazioni o dati contenuti nei suddetti sistemi informativi;
utilizzare abusivamente codici d’accesso a sistemi informatici e telematici nonché procedere alla diffusione degli stessi;
danneggiare, distruggere gli archivi o i supporti relativi all’esecuzione delle attività di backup;
utilizzare o installare programmi diversi da quelli autorizzati dal Responsabile IT e privi di licenza;
lasciare incustodito il proprio personal computer sbloccato;
utilizzare i sistemi informativi a disposizione per attività non autorizzate nell’ambito dell’espletamento delle attività lavorative;
salvare sulle unità di memoria aziendali contenuti o file non autorizzati o in violazione del diritto d’autore;
acquisire abusivamente, danneggiare o distruggere informazioni o dati contenuti nei sistemi informativi aziendali o di terze parti;
entrare nella rete aziendale e nei programmi con un codice d’identificazione utente diverso da quello assegnato;
rivelare ad alcuno le proprie credenziali di autenticazione (nome utente e password) alla rete aziendale o anche ad altri siti/sistemi;
porre in essere condotte miranti alla distruzione o all’alterazione dei documenti informatici aventi finalità probatoria;
porre in essere condotte miranti alla distruzione o all’alterazione di sistemi informativi aziendali o di terze parti;
aggirare o tentare di eludere i meccanismi di sicurezza aziendali (Antivirus, Firewall, Proxy Server,) ecc.) di terze parti;
intercettare, impedire o interrompere illecitamente comunicazioni informatiche o telematiche;
installare, duplicare o diffondere a terzi programmi (software) senza essere in possesso di idonea licenza o superando i diritti consentiti dalla licenza acquistata (es. numero massimo di installazioni o di utenze);
alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico della Pubblica Amministrazione, o intervenire senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi contenuti in un sistema informatico o telematico della Pubblica Amministrazione, al fine di procurare un vantaggio per Endemol;
accedere ad aree riservate (quali server rooms, locali tecnici, ecc.) senza idonea autorizzazione, temporanea o permanente;
porre in essere condotte miranti alla distruzione o all’alterazione dei sistemi informativi.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo.

Gestione profili e password

La Società è dotata di un processo strutturato e formalizzato di creazione, modifica e cancellazione degli utenti in caso di inizio, cambio o cessazione del rapporto di lavoro o delle mansioni, nonché di un sistema di profilazione degli accessi in funzione di appartenenza ad aree/funzioni/direzioni differenti.
Con cadenza bimensile, il Responsabile IT redige un report delle utenze in essere e dei relativi accessi e autorizzazioni. Il report è trasmesso per la verifica all’ HR Director e all’Head of Production.
L’accesso alle informazioni che risiedono sui server e sulle banche dati aziendali e di terze parti, deve essere limitato da idonei strumenti di autenticazione implementati dal Responsabile IT, o dal fornitore in caso di terze parti, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
utilizzo di account e password;
accessi profilati alle cartelle di rete.
L’amministratore di sistema, gli addetti alla manutenzione e gli incaricati della società devono essere muniti di univoche credenziali di autenticazione definite dal Responsabile IT con caratteristiche di sicurezza almeno equipollenti a quelle previste dall’Allegato B al D.Lgs. 196/2003; le credenziali di autenticazione devono essere mantenute segrete.
Il Responsabile di riferimento, o persona da questi delegata, deve garantire la corretta attribuzione / abilitazione degli accessi a siti o programmi di terzi (enti pubblici o privati) che richiedano credenziali di accesso (user-id, password e/o Smart Card).
L’attivazione o la modifica di un profilo utente avviene sulla base della richiesta del Responsabile di riferimento al Responsabile IT.
L’aggiornamento delle password dei singoli utenti sui diversi applicativi aziendali deve essere garantita dall’applicazione di regole specifiche definite.
L’accesso tramite VPN è consentito tramite nome utente e password secondo le modalità definite.
Gli accessi ai sistemi relativi all’attività di amministrazione devono essere permessi soltanto a personale abilitato, attraverso lettere di incarico.

Gestione backup

Tutte le informazioni aziendali che risiedano sui server del Gruppo devono essere sottoposti a regolare procedura di backup da parte del Responsabile IT.
Il Responsabile IT deve effettuare il salvataggio periodico dei dati e la relativa archiviazione.
Il Responsabile IT deve eseguire annualmente i test di restore al fine di verificare l'integrità dei supporti di backup.
Il Responsabile IT deve verificare periodicamente (almeno una volta all’anno) l’effettiva esecuzione delle attività di backup.

Gestione di software, apparecchiature, dispositivi o programmi informatici (change management)

Gli utenti non sono amministratori dei PC in uso. L’attività d’installazione software sulle postazioni di lavoro dei dipendenti è consentita solamente al Responsabile IT.
La Società deve prevedere che tutti i programmi installati sulle postazioni di lavoro aziendali e di terze parti siano dotati di licenza.
I software sviluppati da partner esterni devono essere validati prima del rilascio in produzione.
I log relativi alle attività di login e logout degli amministratori di sistema non devono essere modificabili e devono essere gestiti secondo quanto previsto dal Provvedimento del Garante del 27 novembre 2008.

Le attività di change management devono essere attivate tramite richiesta formale.

Gestione della sicurezza della rete

La rete di trasmissione dati aziendale deve essere protetta tramite adeguati strumenti di limitazione degli accessi (firewall).
La rete di trasmissione dati aziendale è segmentata al fine di limitare la possibilità di intrusioni, intercettazioni, accessi abusivi e il danneggiamento dei sistemi.
La rete di trasmissione di dati aziendale deve essere protetta contro il rischio di accesso abusivo tramite adeguati strumenti di monitoraggio.
I server e le workstation della Società (postazioni fisse e portatili) devono essere protetti contro potenziali attacchi esterni attraverso l’utilizzo di specifici software antivirus, che effettuino controlli in entrata, costantemente aggiornati.
L’accesso ad internet deve essere regolamentato e filtrato attraverso un sistema di web filtering.
Il censimento di tutti i flussi di trasferimento dei dati da e verso enti esterni ed enti pubblici, e di tutti gli accessi di tipo interattivo deve essere realizzato periodicamente.

Gestione della sicurezza fisica

Sono implementati controlli per prevenire l'accesso non autorizzato (uso di badge, ecc.) nonchè sistemi per prevenire danni e interferenze (sistema antincendio, ecc.) ai locali e alle apparecchiature.
I dispositivi telematici di instradamento devono essere collocati in aree dedicate, protetti da armadi muniti di serratura accessibili al solo personale autorizzato, secondo quanto previsto dal Responsabile IT.
I Data Center devono essere protetti attraverso adeguati sistemi di sicurezza.
L'accesso ai Data Center deve essere consentito esclusivamente al personale autorizzato.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale I

Adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro e ambientale

FINALITÀ

La presente Parte Speciale del Modello ha la finalità di definire le regole che tutti i soggetti (organi sociali, Rappresentante Legale, dipendenti e collaboratori di Endemol (da qui in avanti anche “Società”), di seguito indicati anche più genericamente come “esponenti aziendali”) coinvolti nell’ambito delle attività “sensibili” elencate nel successivo paragrafo 2 dovranno osservare al fine di prevenire la commissione dei reati previsti dal D.Lgs 231/2001 e assicurare condizioni di correttezza e trasparenza nella conduzione delle attività aziendali.

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti sono:

gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
gestione degli adempimenti in materia ambientale.

GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO
I reati potenzialmente rilevanti

i reati di omicidio colposo (art. 589 c.p.) e lesioni colpose gravi o gravissime (art. 590 co. 3 c.p.) commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro richiamati dall’art. 25-septies D.Lgs 231/2001.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a

Datore di Lavoro;
Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione (d’ora in avanti anche “RSPP”);
Medico Competente (d’ora in avanti anche “MC”);
Preposti alla sicurezza e salute del lavoro (d’ora in avanti anche “preposti”);
Squadra di gestione delle emergenze (“addetti antincendio” e “addetti al primo soccorso”);
Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (d’ora in avanti anche “RLS”);
altri Responsabili di Funzione competenti;
i lavoratori (dipendenti e i collaboratori);
i lavoratori (dipendenti e i collaboratori) di società terze le cui attività presentano rischi per la sicurezza e salute interferenti presso la sede/le unità operative della Società.

Principi di comportamento da adottare

Tutti i dipendenti e i collaboratori della Società (compresi i presentatori, i concorrenti e gli ospiti che partecipano alle produzioni televisive) devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
rispettare gli obblighi previsti dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i. in materia di salute e sicurezza sul lavoro nonché osservare scrupolosamente le disposizioni e le istruzioni impartite dai soggetti preposti al fine di preservare la salute e la sicurezza propria e di tutti i lavoratori;
collaborare, anche mediante i propri rappresentanti, alla valutazione dei rischi per la sicurezza e salute del lavoro, compresi quelli interferenziali, sia relativamente alle mansioni e luoghi di lavoro standard presse le sedi e gli uffici Endemol, sia relativamente alle mansioni e luoghi di lavoro saltuari ovvero connessi alle produzioni televisive di Endemol o di Terzi;
segnalare tempestivamente alle strutture individuate e con le modalità da queste definite, eventuali situazioni di pericolo e rischio, infortuni, malattie professionali, situazioni di near miss (o quasi incidenti), avvenuti incidenti (indipendentemente dalla loro gravità) e violazioni alle regole di comportamento e alle procedure e prassi aziendali;
utilizzare, secondo le istruzioni, le attrezzature presenti sul luogo di lavoro, nonché i mezzi di trasporto e i dispositivi di sicurezza e protezione, ove previsti;
non rimuovere o modificare in nessun modo i dispositivi di sicurezza di macchine e attrezzature o altri dispositivi di segnalazione o di controllo;
non compiere di propria iniziativa operazioni o manovre che possano compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori o che possano esporre se stessi, i propri colleghi o terzi a situazioni di pericolo;
segnalare ogni anomalia, situazione o rischio per la sicurezza e salute differente da quelli noti o particolarmente significativo;
rispettare le prassi e linee guida comportamentali per la gestione della sicurezza e salute del lavoro presso le produzioni televisive;
partecipare con efficacia alle sessioni formative e di addestramento organizzate dalla Società sui rischi per la sicurezza e salute del lavoro;
prendere visione dell’informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro consegnata dalla Società prima dell’avvio di ogni produzione televisiva ed attenersi ai principi di comportamento (generali ed eventualmente specifici per tipologia di produzione) richiesti da Endemol.

Gli esponenti aziendali specificatamente responsabili, in Sede o presso i siti di produzione televisiva, degli adempimenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro devono inoltre:

mantenere aggiornato e rispettare nel continuo il corpo regolamentare ed il sistema di procure e deleghe in materia di sicurezza, prevenzione infortuni e igiene;
perseguire l'obiettivo di "nessun danno alle persone";
promuovere una cultura nella quale tutti i dipendenti e i collaboratori (compresi presentatori, concorrenti e ospiti delle produzioni televisive) partecipino a questo impegno;
garantire l’idoneità delle risorse umane - in termini di numero, qualifiche professionali e formazione - e dei materiali, necessari al raggiungimento degli obiettivi prefissati dalla Società per il mantenimento e/o miglioramento dei livelli di sicurezza e salute dei lavoratori;
garantire l’acquisizione e la gestione dei mezzi, delle attrezzature, degli impianti e, in generale, delle strutture aziendali nel rispetto degli standard tecnico-strutturali di legge, anche attraverso un processo continuo di manutenzione (ordinaria e straordinaria) degli stessi;
definire gli obiettivi per la sicurezza e la salute dei lavoratori (dipendenti, collaboratori nonché presentatori, concorrenti ed ospiti delle produzioni televisive) e identificare i rischi;
garantire un adeguato livello di formazione e informazione ai dipendenti e ai collaboratori nonché a presentatori, concorrenti ed ospiti delle produzioni televisive sul sistema di gestione della sicurezza definito dalla Società e sulle conseguenze derivanti da un mancato rispetto delle norme di legge e delle regole di comportamento e controllo definite dalla Società stessa;
richiedere che un adeguato livello di formazione, addestramento e informazione sia garantito dal Datore di lavoro Committente ai lavoratori delle ditte terze in appalto/subappalto per quanto di loro competenza e relativamente ai rischi da interferenza, sul sistema di gestione della sicurezza definito dalla Società e sulle conseguenze derivanti da un mancato rispetto delle norme di legge e delle regole di comportamento e controllo definite dalla Società stessa;
segnalare tempestivamente alle strutture individuate a norma di legge e/o internamente eventuali segnali / eventi di rischio / pericolo indipendentemente dalla loro gravità.

Procedure e presidi di controllo da applicare

La Società ha adottato un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro secondo la norma internazionale ISO 45001:2018, certificato da Ente indipendente e riconosciuto. Il sistema di gestione è costituito una serie di procedure/istruzioni operative e registri di controllo per la gestione degli aspetti rilevanti in materia di salute e sicurezza sul lavoro affinché in Endemol:

vengano pianificati obiettivi specifici per il perseguimento della politica salute e sicurezza con indicazione delle risorse ad essi dedicati;
sia predisposta e attuata un’attività di individuazione e valutazione dei rischi con la definizione delle azioni di controllo e delle aree di miglioramento;
siano definiti e comunicati in azienda i nominativi e le responsabilità dei soggetti incaricati per gli adempimenti in materia di sicurezza e salute dei lavoratori;
siano implementate azioni di informazione, formazione e addestramento;
siano attuate procedure per la comunicazione all’interno dell’organizzazione e per la partecipazione e consultazione dei lavoratori in relazione agli obblighi in materia di sicurezza e igiene sul lavoro;
siano intraprese azioni migliorative e correttive per garantire la costante conformità del sistema di gestione adottato in tema di salute e sicurezza dei lavoratori, a seguito di idonea attività di monitoraggio.

Le procedure aziendali che delineano il sistema di gestione sono reperibili nel sistema informativo aziendale dedicato e condiviso. Le procedure aziendali sono comunicate e diffuse dalle Funzioni competenti in osservanza delle leggi e dei contratti applicabili. Tutti gli esponenti aziendali di Endemol sono tenuti all’osservanza delle procedure aziendali.

Alla luce di tale premessa, deve essere garantito il rispetto di tutti gli obblighi previsti e applicabili in materia di salute e sicurezza sul lavoro, tra cui, con riferimento all’art. 30 del D.Lgs 81/2008, i seguenti presidi specifici di controllo:

Rispetto degli standard tecnico-strutturali di legge relativi ad attrezzature, impianti, luoghi di lavoro nonché ad agenti chimici, fisici e biologici[3]

Il Datore di Lavoro, in collaborazione con il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e con i Responsabili delle produzioni televisive, provvede a:

individuare, anche a seguito della redazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) e successivi aggiornamenti, eventuali azioni di miglioramento relative alla conformità, rispetto agli standard tecnico-strutturali di legge, di attrezzature (ad esclusivo titolo esemplificativo, attrezzature di sollevamento sia proprie sia di terzi), impianti (ad esclusivo titolo esemplificativo, impianti termici ed elettrici, di messa a terra, di prevenzione incendi sia propri sia di terzi), luoghi di lavoro, agenti chimici, fisici e biologici, e relative responsabilità di attuazione, con riferimento sia alle sedi e agli uffici direzionali ed amministrativi della Società, sia ai siti dove si svolgono attività (sotto il controllo di Endemol o di Terzi) relative alle produzioni televisive;
effettuare controlli periodici dei luoghi di lavoro (sia uffici della Società sia siti ove si svolgono le produzioni televisive) finalizzati a garantire il mantenimento nel tempo degli standard di legge;
definire i requisiti di sicurezza che le Direzioni / Funzioni aziendali preposte devono verificare preliminarmente all’approvvigionamento di attrezzature, impianti, agenti chimici, fisici e biologici;
garantire un monitoraggio continuo sull’evoluzione degli standard tecnico-strutturali e della normativa.

Valutazione dei rischi e predisposizione delle relative misure di prevenzione e protezione

Il Datore di Lavoro, in coordinamento con il RSPP e con il supporto dei soggetti nominati in materia di salute e sicurezza (in primis il Medico Competente e il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza), dei vari responsabili aziendali competenti e dei Responsabili delle produzioni televisive, deve effettuare una valutazione dei rischi per la salute e la sicurezza dell’Organizzazione, al fine di identificare ed attuare le misure di prevenzione e protezione dei lavoratori, riducendo a misure accettabili i pericoli ed i rischi connessi, in relazione alle conoscenze acquisite e alla priorità definita.

Tale analisi è formalizzata in un apposito documento (“Documento di valutazione dei rischi” - DVR), così come previsto dal D.lgs 81/2008 e s.m.i (Testo Unico sulla Sicurezza – TUS), e dalla ulteriore normativa vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro, contenente, tra l’altro, l’identificazione e valutazione dei rischi per ogni mansione aziendale, le misure di prevenzione e protezione ed i dispositivi di protezione individuale assegnati a ciascun dipendente nonché quanto previsto dall’art 28 comma 2 lettere da a) a f) del D.lgs 81/2008 , sottoscritto a cura del Datore di Lavoro.

Il Datore di Lavoro provvede pertanto, in collaborazione con i succitati referenti aziendali e salvo eventuali deleghe, ove ammesse dalla legge, a:

valutare tutti i rischi associati all’attività, compresi i rischi di interferenza, quelli collegati allo stress lavoro-correlato e quelli riguardanti le lavoratrici in stato di gravidanza ed elaborare e formalizzare il documento di valutazione dei rischi;
aggiornare il DVR a seguito di sopravvenuti mutamenti organizzativi e procedurali, modifiche tecniche, modifiche rese necessarie da evoluzione normative, nonché a seguito di infortuni significativi, incidenti e quasi incidenti e/o risultati sanitari che ne evidenzino la necessità, in tempi brevi e comunque non oltre un mese dall’avvenuta modifica;
formalizzare una valutazione dei rischi specifica per ogni mansione e/o attività svolta negli uffici e presso i siti di produzione televisiva, con identificazione e valutazione di ogni specifico pericolo, rischio connesso e misure di sua mitigazione e riduzione;
garantire:
il diritto di accesso e utilizzo, senza costi, per ogni lavoratore a idonei dispositivi di protezione individuale (DPI) adeguati alla mansione svolta;
il continuo aggiornamento di un registro/scheda personale riepilogante i dispositivi di sicurezza assegnati ai lavoratori;
le metodologie per l’analisi e la classificazione degli incidenti;
la definizione delle responsabilità per l’attuazione di misure atte a mitigare le conseguenze a seguito di incidenti o non conformità, nonché per l’avvio e il completamento di misure correttive.

Con riferimento alla gestione delle attività e dei servizi erogati da terzi presso la sede della Società e alla gestione delle produzioni televisive presso luoghi di lavoro esterni agli uffici (che siano o meno sotto il diretto controllo dell’Organizzazione Endemol) e prima di avviare i lavori, si procede inoltre ad effettuare l’elaborazione, (in coordinamento con il/i Datore/i di Lavoro delle/delle società terze e/o delle società prestatrici di opera in appalto/subappalto) di un documento, da allegare al contratto, che indichi le misure adottate per eliminare o, ove ciò non è possibile, ridurre al minimo i rischi da interferenze, al fine di promuovere la cooperazione ed il coordinamento tra i datori di lavoro, provvedendo anche alla stima dei relativi oneri delle misure preventive e protettive finalizzate alla sicurezza e salute dei lavoratori.

Tale documento, in funzione delle richieste normative, potrà configurarsi in:

Piano di Sicurezza e Coordinamento (PSC), nel caso di appalti che ricadano nell’ambito di applicazione del titolo IV del D.lgs 81/08. È redatto dal Coordinatore per la Sicurezza in fase di Progettazione (CSP), nominato dal soggetto Committente;
POS (Piano Operativo di Sicurezza), fornito dai terzi in regime di appalto che ricadano nell’ambito di applicazione del titolo IV del D.lgs 81/08. È sottoscritto dal Datore di Lavoro della ditta appaltatrice e consegnato al Committente di Endemol per gli adempimenti di legge del caso;
DUVRI, per le restanti tipologie di appalti. È redatto, ove previsto dall’art. 26 del TUS, dal Datore di Lavoro committente, in collaborazione con i soggetti competenti in materia. Il DUVRI viene redatto e condiviso con gli appaltatori anche per la gestione dei rischi da appalti (es. manutenzione) presenti presso gli uffici Endemol della sede di Roma.

Attività di natura organizzativa, comprese emergenze, primo soccorso, gestione degli appalti, riunioni periodiche di sicurezza, consultazioni dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza

L’Organizzazione è dotata di un sistema di nomine che definisce le responsabilità, i compiti e i poteri in materia di sicurezza, prevenzione infortuni e igiene sul lavoro. Il Datore di Lavoro deve provvedere alla nomina del RSPP e del Medico Competente e deve designare preventivamente i lavoratori incaricati dell’attuazione delle misure di prevenzione incendi, di evacuazione dei luoghi di lavoro in caso di pericolo grave ed immediato, di salvataggio, di primo soccorso e, comunque, di gestione dell’emergenza (Addetti al primo soccorso e addetti alle emergenze in caso d’incendio, etc.). A supporto della gestione delle emergenze è redatto uno specifico Piano di Emergenza per la Sede e sono effettuate anche periodiche esercitazioni di emergenza mentre, per le produzioni televisive presso luoghi di lavoro esterni agli uffici, sono acquisite e condivise le informazioni relative ai piani e procedure di emergenza delle società responsabili dei suddetti siti.

Qualora il Datore di Lavoro decidesse di avvalersi di uno o più Datori di Lavoro Delegati o di Dirigenti per la Sicurezza dovrà nominarli appositamente tramite procura notarile e con propria autonomia di spesa.

Inoltre:

tutti i responsabili in materia di sicurezza sul lavoro sopra identificati devono esercitare, per l'area di loro competenza, tutti i poteri attribuiti ed adempiere a tutti gli obblighi previsti dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i., nonché da tutte le altre leggi e regolamenti in materia di sicurezza, prevenzione infortuni ed igiene ambientale applicabili;
il Datore di Lavoro deve adottare specifiche procedure per la definizione, documentazione e comunicazione dei ruoli, responsabilità e facoltà di coloro che gestiscono, eseguono e verificano attività che hanno influenza sui rischi per la salute e la sicurezza (a titolo esemplificativo: nomina dei preposti, nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, comunicazione riguardante l’elezione del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza da parte dei lavoratori, nomina del Medico Competente e sua comunicazione, nomina degli addetti al primo soccorso e degli addetti alle emergenze in caso d’incendio e loro comunicazione);
in caso di assenza del personale preposto, con riferimento alla gestione delle emergenze e alla prestazione del primo soccorso, il RSPP e le Funzioni aziendali competenti, definiscono le modalità di comunicazione in modo da informare tempestivamente il Servizio di Prevenzione e Protezione.

In particolare il Datore di Lavoro provvede, con il supporto del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) e delle Funzioni aziendali competenti (tra cui il Medico Competente), salvo eventuali deleghe, ove ammesse dalla legge, a definire, emettere e divulgare a tutti i lavoratori, almeno relativamente ai rischi definiti nel DVR, ordini di servizio, istruzioni e/o procedure operative finalizzate a:

garantire la sicurezza e salute sul luogo di lavoro, con riferimento sia agli uffici e alle sedi amministrative, che ai luoghi di lavoro ove si eseguono le produzioni televisive che siano sotto il diretto controllo o meno di Endemol;
gestire le attività in appalto e subappalto ed i relativi rischi di interferenza;
regolamentare i flussi informativi;
attribuire ai soggetti delegati in materia di gestione della sicurezza e salute, l'autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate e i necessari poteri in materia di organizzazione, gestione e controllo;
garantire l’effettuazione di attività operative e definire istruzioni per svolgere correttamente ed in sicurezza le attività relative ad ogni figura professionale dell’Ente;
garantire la corretta gestione delle situazioni d’emergenza e prevedere prove di emergenza periodiche;
definire le modalità operative da seguire nell’appalto di lavori a terzi al fine di assicurare adeguate condizioni di prevenzione e protezione secondo quanto previsto dalle norme vigenti.

Il Datore di Lavoro, con il supporto del RSPP, dei soggetti nominati in materia di salute e sicurezza, dei vari responsabili aziendali di competenza ed eventualmente di professionisti specializzati in materia, devono garantire tutti gli adempimenti previsti dal D.Lgs 81/2008 e s.m.i., ed in particolare:

indire, come previsto dall’art. 35 D.Lgs 81/2008, almeno una volta all’anno una riunione cui partecipano il Datore di Lavoro, il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, il Medico Competente e il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;
garantire la registrazione dell’avvenuta effettuazione delle suddette attività, nonché l’archiviazione della documentazione relativa.

Nel corso della riunione il Datore di Lavoro sottopone all’esame dei partecipanti almeno i seguenti argomenti:

il documento di valutazione dei rischi e conseguenti misure di prevenzione;
l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
i programmi di informazione e formazione dei dipendenti ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute;
attività di audit.

Gestione degli appalti e delle forniture

Il processo di qualifica dei fornitori effettuato dall’Organizzazione impone la richiesta e la verifica (in ogni caso in fase di prima qualifica, con periodicità definita in caso di forniture continuative e/o ripetute nel tempo), anche con il supporto del RSPP, del possesso dei requisiti di idoneità tecnico-professionale dell’impresa appaltatrice o dei lavoratori autonomi per lo svolgimento dell’attività nonché dell’acquisizione di documentazione specifica quale l’iscrizione alla Camera di Commercio, la dichiarazione di assenza di provvedimenti interdittivi secondo l’art. 14 del D.lgs 81/08, l’indicazione del nominativo del/i soggetto/i incaricato/i dell’assolvimento dei compiti di cui all’art. 97 del D.Lgs 81/2008 e s.m.i. (con l’indicazione delle specifiche mansioni, il DURC o la posizione INAIL, il Documento di Valutazione dei Rischi, il Piano Operativo di Sicurezza che identifica le generalità dei dipendenti, le mansioni, l’esperienza lavorativa e la posizione INAIL), le nomine del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e del Medico Competente.

Inoltre, in caso di appalti, è prevista la sottoscrizione da parte del fornitore delle seguenti attestazioni:

“dichiarazione generale” in cui il fornitore dichiara di:
aver preso visione dei luoghi di lavoro;
aver ricevuto le informazioni/documentazione sui rischi anche derivanti dalla manipolazione di specifici prodotti e/o impianti e macchinari durante lo svolgimento dell’attività lavorativa oggetto dell’appalto;
essere disponibile per le riunioni di coordinamento;
aver ricevuto dettagliate informazioni sulle misure di prevenzione e di emergenza;
aver tenuto conto degli oneri previsti per i piani di sicurezza;
“dichiarazione di idoneità” in cui il fornitore dichiara di rispettare la normativa vigente, di non avere procedimenti pendenti, di non aver commesso violazioni gravi in materia di salute e sicurezza.

Il Datore di Lavoro, con la collaborazione del RSPP e dei preposti per la sicurezza, durante l’esecuzione dei lavori provvederà ad assicurare:

la cooperazione tra i datori di lavoro all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione dai rischi sul lavoro di incidenti sull’attività lavorativa oggetto dell’appalto;
il coordinamento degli interventi di protezione e prevenzione dai rischi cui sono esposti i lavoratori (i datori di lavoro dovranno informarsi reciprocamente anche al fine di ridurre i rischi dovuti alle interferenze – qualora si presentassero – tra i lavori delle diverse imprese coinvolte nell’esecuzione dell’opera complessiva);
che il personale di Endemol non coinvolto con l’appalto sia formato/informato di non interferire con il lavoro del personale esterno impegnato nei lavori, di non prestare supporto e non utilizzare in alcun modo le attrezzature di lavoro delle società appaltatrici.

Tali obblighi si applicano anche con specifico riferimento alle attività e ai lavoratori operanti presso luoghi di lavoro esterni per le produzioni televisive.

In particolare, nel caso di appalti ricadenti nel Titolo IV del D.Lgs 81/2008, il Committente provvederà a nominare il Coordinatore della sicurezza in fase di esecuzione (CSE) che provvederà alla verifica del rispetto delle prescrizioni contenute nel Piano di Sicurezza e Coordinamento (PSC) nel periodo di attività del cantiere.

Attività di sorveglianza sanitaria

È responsabilità del Datore di Lavoro assicurare al Medico Competente le condizioni necessarie per lo svolgimento della sorveglianza sanitaria dei lavoratori alle dipendenze dell’Organizzazione, dotandolo degli adeguati spazi per l’esecuzione dell’attività di propria competenza e per la registrazione dell’avvenuto adempimento degli obblighi di legge indicati di seguito nonché per l’archiviazione della relativa documentazione.

Il Datore di Lavoro provvede, con il supporto del RSPP e del Medico Competente:

alla registrazione degli infortuni occorsi
alla definizione delle responsabilità inerenti l’indagine successiva a incidenti e/o infortuni.

È responsabilità del Medico Competente, purché non a scapito degli accertamenti obbligatori previsti a norma di legge, valutare l’adeguatezza ed eventualmente aggiornare il programma di sorveglianza in base alle eventuali sopravvenute esigenze.

In particolare, il Medico Competente deve, così come previsto dall’art. 25 del D.Lgs 81/2008, tra l’altro:

collaborare con il Datore di Lavoro nella valutazione dei rischi;
programmare ed effettuare:
(i) accertamenti preventivi intesi a constatare l’assenza di controindicazioni al lavoro cui i lavoratori sono destinati, ai fini della valutazione della loro idoneità alla mansione specifica,
(ii) accertamenti periodici, volti a controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica;
istituire, aggiornare e custodire la cartella sanitaria e di rischio di ogni lavoratore;
visitare gli ambienti di lavoro una o due volte all’anno in base ai dettami legislativi e produrre relativo verbale delle verifiche effettuate;
formalizzare e comunicare al lavoratore l’esito delle analisi svolte, contenente giudizi di idoneità o inidoneità, rilasciandone duplice copia (una al lavoratore e una al Datore di Lavoro relativa archiviazione);
partecipare alla riunione periodica ex art. 35 sulla sicurezza, rendicontando sulle visite effettuate, l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali ecc, anche con specifico riferimento alle attività e ai lavoratori operanti presso luoghi di lavoro esterni per le produzioni televisive.

Gli obblighi di sorveglianza sanitaria sono riferiti al personale dipendente dell’Organizzazione, posto che i collaboratori ed altro personale terzo coinvolto nelle produzioni Endemol sono tenuti all’attuazione di loro iniziativa degli obblighi connessi.

Per agevolare tale adempimento, l’Organizzazione promuove azioni di sensibilizzazione e formazione ai terzi collaboratori, attori, tecnici ecc..

Informazione e formazione di dipendenti, collaboratori, nonché presentatori, concorrenti e ospiti dei programmi prodotti

Il Datore di Lavoro provvede, con il supporto del RSPP e delle Direzioni e Funzioni aziendali di competenza a:

predisporre il Piano Annuale di Addestramento e Formazione con individuazione delle necessità di formazione al personale;
organizzare ed erogare programmi di formazione / addestramento ai lavoratori neoassunti / soggetti a cambio mansione;
organizzare ed erogare programmi di formazione specifici e periodici suddivisi per aree di appartenenza (sanitario, amministrativo, etc.) e per gruppi particolari (es. antincendio e primo soccorso);
registrare le attività di formazione su apposito supporto e conservare le tabelle riassuntive della formazione svolta nel corso dell’anno con relativa documentazione (fogli presenza dei partecipanti, eventuali schede di verifica apprendimento e gradimento, materiale didattico distribuito);
effettuare periodicamente verifiche volte ad accertare il livello di apprendimento e la consapevolezza in ambito di sicurezza dei lavoratori, formalizzando e archiviando i risultati, previa condivisione con il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza;
organizzare prove di simulazione di emergenza (es. prove di evacuazione) con eventuale supporto delle Autorità Competenti (Comune, Vigili del Fuoco, etc.) con periodicità almeno annuale sia nella sede che nei siti operativi;
fornire ai fornitori e agli appaltatori dettagliate informazioni sui rischi specifici esistenti nelle aree produttive / sede della Società nonché le regole comportamentali e di controllo adottate dalla Società, definite nel presente documento e nelle procedure aziendali;
garantire la registrazione dell’avvenuta effettuazione delle suddette attività, nonché l’archiviazione della documentazione relativa e della valutazione della sua efficacia;
provvedere all’erogazione della necessaria formazione, informazione ed addestramento dei lavoratori a seguito di aggiornamenti normativi ed a seguito di mutamenti organizzativi, tecnici o procedurali con impatto sulla attività lavorativa ai fini della sicurezza.

Tali attività si applicano con riferimento anche alle mansioni svolte dai lavoratori non dipendenti dall’organizzazione (es: collaboratori, concorrenti e attori che partecipano alle produzioni televisive) presso i luoghi di lavoro ove si svolgono le produzioni televisive; in tali casi, prima dell’avvio di ogni produzione televisiva, deve essere distribuita a tutti i partecipanti alla produzione stessa (dipendenti e non), un’informativa specifica che riporti i possibili rischi in materia di salute e sicurezza sul lavoro e le regole e i comportamenti a cui tutti devono obbligatoriamente attenersi.

Tale informativa deve quindi basarsi e fare riferimento anche agli specifici rischi e connesse forme di prevenzione che sono identificate nei documenti o checklist di valutazione dei rischi sicurezza e salute di ogni produzione.

Attività di vigilanza e riferimento al rispetto delle procedure e delle istruzioni di lavoro in sicurezza da parte dei lavoratori e alla verifica della loro applicazione

Il Datore di Lavoro vigila sul corretto espletamento delle attività delegate e, tramite la collaborazione dei Dirigenti e dei Preposti, ciascuno nell’ambito delle proprie competenze, sull’osservanza, da parte dei lavoratori dei loro obblighi di legge e delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro. La vigilanza si esplica anche mediante i sopralluoghi svolti nell’ambito delle loro mansioni, sia presso gli uffici e le sedi operative ed amministrative, sia presso i siti di svolgimento delle produzioni televisive esterne, dal RSPP e dal Medico Competente. In tali casi, si fa uso di linee guida e checklist di verifica adattati per ogni specifica produzione, al luogo in cui si attua ed ai rischi interferenziali conseguenti.

Inoltre il Datore di Lavoro valuta periodicamente la necessità di pianificare ed attuare, anche servendosi di competenze e consulenti terzi, le necessarie attività di audit interno per verificare il rispetto dei requisiti definiti nelle procedure, linee guida e in altra documentazione del Sistema di Gestione della Sicurezza e Salute. Le eventuali anomalie o non conformità riscontrate durante gli audit sono gestite e risolte con un piano di azioni correttive e preventive formalizzato con indicazione di tempi, modalità e responsabilità.

Per gli interventi di audit, il Datore di Lavoro assicura che:

sulla base di un “piano di verifica” predisposto dal Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, effettua attività di verifica periodica sul sistema di gestione della sicurezza, con l’eventuale supporto di professionisti esterni formalmente incaricati nel rispetto delle regole comportamentali e di controllo definite nel presente Modello.
approva il piano delle verifiche annuale che deve prevedere interventi finalizzati a verificare la conformità alle norme da parte di tutti i componenti dell’organizzazione;
esamina ed effettua controlli sui verbali delle verifiche periodiche relativi agli interventi di verifica e, in particolare sui rilievi emersi (non conformità e/o osservazioni) e sul relativo piano di azione (definito dall’area/reparto oggetto di verifica con il supporto del soggetto che ha effettuato le verifiche), in cui sono indicati gli interventi necessari per rimuovere le non conformità riscontrate, il soggetto responsabile della loro attuazione e le tempistiche;
approva il piano di azione;
il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione verifica lo stato di avanzamento del piano di azione avvisando tempestivamente il Datore di Lavoro di eventuali scostamenti da quanto pianificato.

Sistemi di registrazione implementati e acquisizione documentazione e certificazioni obbligatorie di legge

La documentazione rilevante in materia salute e sicurezza è gestita in forma cartacea e informatica (data base e programmi gestionali aziendali) dalle rispettive figure aziendali competenti.

Sorveglianza e sistema disciplinare

Il Datore di Lavoro anche attraverso i soggetti preposti, deve effettuare attività di sorveglianza sull’applicazione, anche da parte dei dipendenti, della normativa e degli adempimenti previsti in materia di salute e sicurezza sul lavoro nonché effettuare periodiche attività di controllo atte a verificare l’efficacia delle procedure adottate e a garantire il mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità delle misure adottate. Il Datore di Lavoro deve applicare, in caso di comportamento non conforme alle suddette norme e prescrizioni, gli adeguati provvedimenti disciplinari.

È presente un sistema disciplinare idoneo in materia di salute e sicurezza sul lavoro, in linea con il disposto normativo di cui all’art. 30 del D.lgs 81/08 e in coerenza con il Contratto Collettivo Nazionale applicato.

È previsto un flusso informativo, concernente i provvedimenti disciplinari adottati, rivolto al Responsabile Servizio Prevenzione Protezione al fine di consentire, se del caso, la definizione di adeguate misure di controllo del rischio.

GESTIONE DEGLI ADEMPIMENTI IN MATERIA AMBIENTALE
I reati potenzialmente rilevanti

Con riferimento ai reati ambientali richiamati dall’art. 25-undecies D.Lgs 231/2001 non si segnalano applicabilità rilevanti in merito, data la natura dell’attività svolta.

Con particolare riferimento alla gestione dei rifiuti si evidenzia come non siano effettuati smaltimenti diretti di rifiuti speciali (pericolosi e non) e tutti i rifiuti speciali sono affidati ai terzi che li hanno prodotti per la successiva gestione in conformità alla normativa vigente.

Relativamente gli impatti su specie animali e vegetali, nonché habitat protetti, in relazione alle location esterne, anche estere, la società provvede all’acquisizione di eventuali nulla osta autorizzativi per lo svolgimento delle riprese.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento si applicano al Legale Rappresentante e a tutti gli esponenti aziendali.

Principi di comportamento da adottare

Tutti i dipendenti e i collaboratori della Società (compresi i presentatori, i concorrenti e gli ospiti che partecipano alle produzioni televisive) devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
rispettare gli obblighi previsti dalle norme nazionali e internazionali in materia di tutela dell’ambiente nonché osservare scrupolosamente le disposizioni e le istruzioni impartite dai soggetti preposti (ossia i responsabili delle produzioni e i responsabili delle sedi amministrative e direzionali) al fine di preservare l’ambiente;
segnalare tempestivamente alle strutture individuate eventuali situazioni di pericolo per l’ambiente e violazioni alle regole di comportamento definite nel presente Modello;
effettuare la raccolta e il deposito temporaneo in sito dei rifiuti urbani, assimilabili agli urbani e speciali in conformità alle normative e alle prassi di buona tecnica e di prevenzione ambientale, correttamente classificandoli e caratterizzandoli nelle categorie e classi di pericolo previste assicurando inoltre la presenza dei contrassegni indicanti i corretti contenitori;
supervisionare lo svolgimento del controllo del volume e del tempo di giacenza dei rifiuti collocati nei depositi temporanei affinché siano rispettate le prescrizioni di legge in materia;
affidare i rifiuti urbani e assimilati ai Servizi ad hoc autorizzati a livello locale mediante adeguata convenzione, per il trasporto e smaltimento nei termini di legge;
qualora si dovesse manifestare la specifica occorrenza di smaltimento di rifiuti speciali in qualità di “Produttore”, Endemol dovrà:
affidare i rifiuti speciali, pericolosi e non a società di trasporto, recupero e smaltimento autorizzate ed iscritte ai relativi Albi, avendo cura di accertare l’esistenza dei requisiti ex lege dei fornitori dei servizi di smaltimento dei rifiuti (quali, a titolo esemplificativo, autorizzazioni e iscrizione all’Albo Nazionale Gestori Ambientali), acquisendo copia cartacea conforme della relativa documentazione, laddove non fosse possibile ottenere la copia in originale oppure tramite gli elenchi ufficiali degli Enti che hanno rilasciato l’autorizzazione;
effettuare periodiche verifiche del mantenimento nel tempo dei requisiti ex lege degli smaltitori verificati in fase di selezione;
verificare la correttezza dei dati registrati nella dichiarazione annuale dei rifiuti (MUD), se dovuto secondo la tipologia di rifiuti smaltiti nell’anno di riferimento, prima di sottoscriverlo e predisporne l’invio agli Enti preposti;
assicurarsi periodicamente della avvenuta ricezione entro i termini di legge della quarta copia del Formulario di Identificazione Rifiuti;
garantire che i fornitori incaricati dalla Società utilizzino certificati di analisi di rifiuti contenente indicazioni corrette e veritiere sulla natura, sulla composizione e sulle caratteristiche chimico-fisiche dei rifiuti trasportati;

È fatto inoltre divieto di:

adottare comportamenti che possano costituire un reato compreso fra quelli considerati dal D.Lgs 152/2006 o che possano diventarlo;
porre in essere o dare causa a violazioni dei protocolli specifici di comportamento e di controllo contenuti nella presente Parte Speciale, nonché della regolamentazione in materia di gestione ambientale.

Gli esponenti aziendali specificatamente responsabili, in Sede o presso i siti di produzione dei programmi televisivi degli adempimenti in materia ambientale devono inoltre, in via cautelativa:

definire sia presso la Sede sia presso i siti di produzione televisiva, idonea regolamentazione individuando anche precise regole cautelari da seguire al fine di assicurare la necessaria tutela ambientale;
operare in coerenza con il sistema di deleghe e procure in essere;
perseguire l'obiettivo di "nessun danno all’ambiente". Non devono essere perseguiti obiettivi di risparmio costi e tempi a scapito della tutela dell’ambiente;
promuovere una cultura nella quale tutti i dipendenti e i collaboratori (compresi presentatori, concorrenti e ospiti dei programmi prodotti) partecipino a questo impegno;
definire, prima dell’avvio di ogni produzione televisiva, i potenziali rischi ambientali al fine di una loro corretta gestione;
nel corso delle produzioni televisive, definire e formalizzare i criteri e le responsabilità per l’identificazione delle disposizioni normative nazionali e internazionali cogenti inerenti la tutela degli habitat e delle specie vegetali ed animali protette;
in fase di produzioni televisive in siti ricadenti in habitat protetti o dove risiedano specie vegetali ed animali protette, identificare ed osservare le prescrizioni connesse ai requisiti legislativi nazionali e internazionali applicabili in materia di tutela degli habitat, richiedere le eventuali necessarie autorizzazioni territoriali, nonché identificare ed attuare adeguate misure secondo quanto previsto dalle norme applicabili;
al termine delle produzioni televisive in siti ricadenti in habitat protetti, verificare ed eventualmente ripristinare, previa richiesta delle eventuali autorizzazioni necessarie, l’habitat;
garantire, anche attraverso la formalizzazione di un’apposita informativa, un adeguato livello di informazione ai dipendenti e ai collaboratori nonché a presentatori, concorrenti ed ospiti delle produzioni televisive sulla tutela dell’ambiente e sulle conseguenze derivanti da un mancato rispetto delle norme di legge e delle regole di comportamento e controllo definite dalla Società stessa;
segnalare tempestivamente alle strutture individuate a norma di legge e/o internamente eventuali segnali / eventi di rischio / pericolo per l’ambiente indipendentemente dalla loro gravità.

Sorveglianza e sistema disciplinare

La Società, attraverso il Legale Rappresentante e i Preposti, effettua attività di sorveglianza sull’applicazione, anche da parte dei lavoratori, della normativa e degli adempimenti previsti in materia ambientale, nonché effettua periodiche attività di controllo atte a verificare l’efficacia delle procedure adottate e a garantirne il mantenimento nel tempo delle condizioni di idoneità.

La Società applica, in caso di comportamento non conforme alle suddette norme e prescrizioni, gli adeguati provvedimenti disciplinari in coerenza con il Contratto Collettivo Nazionale applicato.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

Parte Speciale L

Gestione dei rapporti con la clientela privata

FINALITÀ

Nello specifico, la presente Parte Speciale ha lo scopo di:

indicare i principi di comportamento e i presidi di controllo che gli esponenti aziendali devono osservare ai fini della corretta applicazione del Modello;
fornire all’Organismo di Vigilanza ed alle altre funzioni di controllo gli strumenti per esercitare le attività di monitoraggio, controllo, verifica.

In linea generale, tutti gli esponenti aziendali dovranno adottare, ciascuno per gli aspetti di propria competenza, comportamenti conformi al contenuto dei seguenti documenti:

Modello Organizzativo;
Codice di Condotta;
procure e deleghe;
ogni altro documento aziendale che regoli attività rientranti nell’ambito di applicazione del Decreto.

È inoltre espressamente vietato adottare comportamenti contrari a quanto previsto dalle vigenti norme di Legge.

LE ATTIVITÀ SENSIBILI RILEVANTI

Le attività che Endemol considera rilevanti nella gestione dei rapporti con la clientela sono le seguenti:

gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive private;
gestione dei rapporti commerciali con altri clienti (ad esempio in ambito advertising).

GESTIONE DEI RAPPORTI COMMERCIALI CON LE EMITTENTI TELEVISIVE PRIVATE
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati di razzismo e xenofobia richiamati dall’art. 25-terdecies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

CEO;
Head of Production;
Business Affairs Italia;
Head of Planning and Analysis;
General Counsel;
Executive Producer competente.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei rapporti commerciali con le emittenti televisive private, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
assicurare che i rapporti siano gestiti esclusivamente da soggetti muniti di idonei poteri e/o autorizzati dalla Società;
intrattenere rapporti corretti, trasparenti, imparziali e collaborativi con i rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva;
assicurare che la documentazione inviata o condivisa con la controparte, predisposta sia internamente sia con il supporto di collaboratori/consulenti, sia completa, veritiera e corretta;
segnalare eventuali tentativi di richieste indebite da parte di rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva;
comunicare, senza ritardo, al proprio responsabile gerarchico eventuali comportamenti posti in essere da persone operanti nell’ambito della controparte, rivolti ad ottenere favori, elargizioni illecite di denaro od altre utilità, anche nei confronti dei terzi, nonché qualunque criticità o conflitto di interesse sorga nell’ambito del rapporto;
fornire, ai propri collaboratori (interni ed esterni) adeguate direttive sulle modalità di condotta da adottare nei contatti formali e informali con rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva.

È inoltre espressamente vietato:

firmare atti o documenti che abbiano rilevanza esterna alla Società in assenza di poteri formalmente attribuiti;
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni (ad esempio sponsorizzazioni e liberalità), pagamenti o benefici materiali a rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva o a persone a questi vicini, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente;
tenere condotte ingannevoli nei confronti dell’emittente televisiva tali da indurla in errori di valutazione;
omettere informazioni dovute o presentare documenti e dichiarazioni non veritieri, al fine di orientare a proprio favore le decisioni dell’emittente televisiva;
accettare denaro, omaggi o offerte di altre utilità o vantaggi di qualsiasi natura, provenienti da chiunque, che siano connesse o riconducibili allo svolgimento delle proprie mansioni.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo che si possono applicare alla gestione dei rapporti commerciali con tutte le emittenti televisive private.

Tutti i contatti commerciali devono essere gestiti esclusivamente da esponenti aziendali che siano stati formalmente autorizzati dalla Società tramite apposita procura o delega assegnata tenendo conto del ruolo e delle responsabilità attribuite. Nel caso in cui i rapporti e gli adempimenti siano gestiti anche da collaboratori e/o consulenti esterni, a questi devono essere attribuiti i poteri di rappresentanza in nome e per conto di Endemol, tramite contratto/lettera d‘incarico/mandato e/o apposita delega. Inoltre, a tutti gli incontri con i rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva, devono partecipare preferibilmente almeno due esponenti aziendali e ne deve essere tenuta traccia formale (ad es.: report riunione).

Più in particolare:

I contatti iniziali con le emittenti televisive private per proporre nuovi programmi prevedono un intervento del Business Affairs Italia sono gestiti direttamente dal CEO accompagnato accompagnato dagli esponenti aziendali interessati, quali ad esempio dall’Head of Production e dal Responsabile di Programma;
in fase di definizione di dettaglio dei contenuti e di presentazione del budget al cliente l’Executive Producer incaricato del programma redige un budget interno (l’Executive Producer è nominato dal CEO oppure dall’Head of Production) che viene condiviso il CEO, l’Head of Production, CFO e Business Affairs Italia;
la trattativa commerciale è gestita dall’Head of Production e il CEO è tenuto costantemente informato. È comunque sempre garantita la presenza di almeno due dipendenti della Società ed esiste sempre tracciabilità.
I contratti stipulati devono essere preventivamente rivisti dal Business Affairs Italia ai fini di un controllo di conformità sugli aspetti contrattuali e successivamente firmati da un soggetto aziendale dotato di adeguata procura. La stipula dei contratti deve essere sempre successiva alla positiva valutazione dei costi e della disponibilità del budget (vincolo di spesa). Eventuali variazioni, ad esempio rinegoziazione dei costi, e ogni extra-budget devono essere gestiti direttamente dall’Executive Producer, informando l’Head of Production.
I corrispettivi economici si basano su un budget dettagliato per voce predisposto dall’Executive Producer congiuntamente con l’Head of Production e approvato dal CEO. Il budget è successivamente condiviso e negoziato per singola voce con l’emittente che lo approva.
Gli esponenti aziendali coinvolti nella negoziazione devono assicurare piena disponibilità nella condivisione del budget di programma con rappresentanti e/o dipendenti dell’emittente televisiva ed eventuali consulenti terzi da questi incaricati per le verifiche. A tal fine, se richiesto, l’Executive Producer predispone una “relazione costi” (da allegare al budget condiviso con l’emittente televisiva), validata dall’Head of Produstion e che illustra nel dettaglio le singole voci di costo.
Nei contratti stipulati deve essere prevista un’apposita clausola (predisposta da Endemol o dalla controparte) che preveda un’espressa dichiarazione da parte di entrambe le parti di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di aver adottato misure adeguate per prevenire comportamenti illeciti.
Nei contratti/lettere d’incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire rapporti diretti con la controparte in nome o per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i collaboratori più stretti), del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
L’Head of Production riceve settimanalmente i report dalle reti emittenti e dai produttori con le indicazioni strategiche ed operative, supportati dai dati economici relativi alla singola produzione.
I contratti stipulati e tutta la documentazione relativa alla negoziazione commerciale sono archiviati a cura della Funzione Legal.

GESTIONE DEI RAPPORTI COMMERCIALI CON ALTRI CLIENTI
I reati potenzialmente rilevanti

i reati societari richiamati dall’art. 25-ter D.Lgs. 231/2001, in particolare:
corruzione tra privati;
istigazione alla corruzione tra privati;
i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonché autoriciclaggio richiamati dall’art. 25-octies D.Lgs. 231/2001;
i reati tributari richiamati dall’art. 25-quinquiesdecies D.Lgs. 231/2001, in particolare:
dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici.

Ambito di applicazione

I successivi principi di comportamento e presidi di controllo si applicano a tutti gli esponenti aziendali e, in particolare, a:

CEO;
Commercial Strategy Director;
Head of Production;
General Counsel;
Business Affairs;
Responsabile di Programma incaricato;
Executive Producer competente.

Principi di comportamento da adottare

Gli esponenti aziendali che, in ragione del proprio incarico o della propria funzione, siano coinvolti nella gestione dei rapporti commerciali con altri clienti nell’ambito advertising, devono:

rispettare le leggi vigenti e i principi esposti nel Codice di Condotta Codice di Condotta e nel presente Modello;
assicurare che i rapporti siano gestiti esclusivamente da soggetti muniti di idonei poteri e/o autorizzati dalla Società;
intrattenere rapporti corretti, trasparenti, imparziali e collaborativi con i rappresentanti e/o dipendenti del cliente;
assicurare che la documentazione inviata o condivisa con la controparte, predisposta sia internamente sia con il supporto di collaboratori/consulenti, sia completa, veritiera e corretta;
segnalare eventuali tentativi di richieste indebite da parte di rappresentanti e/o dipendenti del cliente;
comunicare, senza ritardo, al proprio responsabile gerarchico eventuali comportamenti posti in essere da persone operanti nell’ambito della controparte, rivolti ad ottenere favori, elargizioni illecite di denaro od altre utilità, anche nei confronti dei terzi, nonché qualunque criticità o conflitto di interesse sorga nell’ambito del rapporto;
fornire, ai propri collaboratori (interni ed esterni) adeguate direttive sulle modalità di condotta da adottare nei contatti formali e informali con rappresentanti e/o dipendenti del cliente.

È inoltre espressamente vietato:

firmare atti o documenti che abbiano rilevanza esterna alla Società in assenza di poteri formalmente attribuiti;
corrispondere od offrire, direttamente o indirettamente, anche sotto forme diverse di aiuti o contribuzioni (ad esempio sponsorizzazioni e liberalità), pagamenti o benefici materiali a rappresentanti e/o dipendenti del cliente o a persone a questi vicini, per influenzare il loro comportamento ed assicurare vantaggi di qualunque tipo alla Società;
dare seguito a richieste indebite di denaro o altri benefici provenienti da qualunque persona. In tali casi, il dipendente deve informare tempestivamente il proprio superiore e sospendere ogni rapporto d’affari con il richiedente;
tenere condotte ingannevoli nei confronti del cliente tali da indurla in errori di valutazione;
omettere informazioni dovute o presentare documenti e dichiarazioni non veritieri, al fine di orientare a proprio favore le decisioni del cliente;
accettare denaro, omaggi o offerte di altre utilità o vantaggi di qualsiasi natura, provenienti da chiunque, che siano connesse o riconducibili allo svolgimento delle proprie mansioni.

Presidi di controllo da applicare

Deve essere garantito il rispetto dei seguenti presidi specifici di controllo che si possono applicare alla gestione dei rapporti commerciali.

Tutti i contatti commerciali devono essere gestiti esclusivamente da esponenti aziendali che siano stati formalmente autorizzati dalla Società tramite apposita procura o delega assegnata tenendo conto del ruolo e delle responsabilità attribuite. Nel caso in cui i rapporti e gli adempimenti siano gestiti anche da collaboratori e/o consulenti esterni, a questi devono essere attribuiti i poteri di rappresentanza in nome e per conto di Endemol, tramite contratto/lettera d'incarico/mandato e/o apposita delega. Inoltre, a tutti gli incontri con i rappresentanti e/o dipendenti del cliente, devono partecipare preferibilmente almeno due esponenti aziendali.
In seguito all’approvazione del budget da parte del cliente, il contratto, sempre predisposto dal General Counsel o dal Business Affairs, viene siglato nel rispetto del sistema dei poteri in essere, a seguito di un controllo di conformità sugli aspetti contrattuali e di congruità sugli aspetti economici, e successivamente sottoposto alla firma del procuratore abilitato.
Nei contratti stipulati deve essere prevista un’apposita clausola (predisposta da Endemol o dalla controparte) che preveda un’espressa dichiarazione da parte di entrambe le parti di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di aver adottato misure adeguate per prevenire comportamenti illeciti.
Nei contratti/lettere d'incarico stipulati con consulenti e/o collaboratori che possano gestire rapporti diretti con la controparte in nome o per conto di Endemol deve essere inserita un’apposita clausola che preveda:
un’espressa dichiarazione da parte del consulente e/o collaboratore di essere a conoscenza e rispettare la normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegnarsi al rispetto del Codice di Condotta e (almeno per i collaboratori più stretti), del Modello adottati da Endemol;
le conseguenze per il consulente e/o collaboratore in caso di violazione di quanto dichiarato.
Devono essere garantiti flussi informativi periodici, tramite l’invio di report periodici al CEO.
I contratti stipulati e tutta la documentazione prodotta o ricevuta a fronte della prestazione sono archiviati a cura dei Responsabili delle funzioni coinvolte in appositi archivi, con modalità tali da impedirne la successiva modifica.

[1] Si evidenzia che le analisi che hanno portato alla redazione del presente documento non hanno riguardato le fattispecie di illecito divenute rilevanti ai sensi del D.Lgs. 195/2021 “Attuazione della direttiva (UE) 2018/1673 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla lotta al riciclaggio mediante diritto penale”, del D.Lgs. 184/2021 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/713 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 aprile 2019, relativa alla lotta contro le frodi e le falsificazioni di mezzi di pagamento diversi dai contanti e che sostituisce la decisione quadro 2001/413/GAI del Consiglio”, del D.L. 13/2022 “Misure urgenti per il contrasto alle frodi e per la sicurezza nei luoghi di lavoro in materia edilizia, nonché sull'elettricità prodotta da impianti da fonti rinnovabili” e della L. 22/2022 “Disposizioni in materia di reati contro il patrimonio culturale”, che potranno essere oggetto di ulteriori approfondimenti.

[2] Tale analisi è volta a tutelare la società dal “rischio controparte” con specifico riferimento ai soggetti residenti in cd. Paesi “non cooperativi” o a fiscalità agevolata. Si rimanda al sito di Banca D’Italia per l’elenco aggiornato (https://uif.bancaditalia.it/).

[3] Tale requisito si applica anche alle macchine e attrezzature che sono eventualmente utilizzate dal personale Endemol o da suoi collaboratori presso i cantieri di produzione (anche se tali attrezzature siano prese a nolo).